Як використовувати автотекст і швидкі частини в MS Word

Для деяких з минулих ітерацій Word Microsoft має функцію автотекста, яка дозволяє користувачам захоплювати фрагмент тексту, а потім використовувати його знову і знову в інших частинах своїх документів або навіть в інших документах.

Корпорація Майкрософт додала до цієї функції, включаючи щось, що вона називає, Quick Parts, які, по суті, залишаються автотекстом, але пропонують користувачам трохи більшу гнучкість.

Щоб дізнатися, як автотекст працює з частинами швидкого доступу, введіть текст у документ тесту; у цьому прикладі буде використано адресу:

Потім виділіть текст і натисніть кнопку Вставити на основній стрічці, потім натисніть на Швидкі запчастини значок:

Ви повинні отримати це спадне меню:

Виберіть Зберегти вибір у галерею швидких частин, ви повинні отримати спливаюче вікно, яке виглядає так:

У більшості випадків ви можете скористатися параметрами за замовчуванням, хоча, якщо хочете, ви можете змінити їх відповідно до ваших цілей, а потім натисніть на В порядку кнопки.

Примітка. Ім'я швидкої частини, яку ви створюєте, за замовчуванням є першим рядком тексту.

Щоб побачити результати ваших зусиль, перейдіть до іншої частини документа, а потім натисніть ще раз на Швидкі запчастини ви побачите текст, який ви захопили у невеликому вікні:

Натиснувши на Швидкі запчастини вікно з текстом в ньому призводить до того, що текст буде вставлено в документ у поточній позиції.

Існує ще більш швидкий спосіб отримати текст Швидких частин у документі; перейдіть до порожнього місця і почніть вводити той самий текст, що й збережений як текст "Швидкі частини", вам слід отримати невелике спливаюче вікно, яке показуватиме, що Word визнає, що ви намагаєтеся ввести текст швидких частин.

У цьому випадку все, що вам потрібно зробити, це натиснути кнопку Enter і Word заповнить іншу частину тексту Швидких частин.

Примітка. Можна також ввести лише кілька перших символів тексту Швидких частин, а потім натиснути клавішу F3, а Word вставить текст Швидкі частини, який він вважає потрібним.

Це найшвидша частина швидких частин, натиснувши лише одну піктограму, ви негайно побачите захоплений текст і вставте його одним натисненням або автоматично вставить його, коли він розпізнає те, що ви намагаєтеся ввести.

Word все ще має стару функцію автотекста; щоб скористатися нею, виконайте той самий шлях, що й з ним Швидкі запчастини, тільки коли ви отримаєте Створити новий будівельний блок замість того, щоб переходити з типовими параметрами швидких частин у розділі Галерея, замість цього виберіть Автотекст:

Потім, щоб використовувати його, натисніть ще раз на Швидкі запчастини потім замість вибору одного з текстових полів для Швидкі запчастини, клацніть замість того, де написано Автотекст, ви побачите спадне меню, яке виглядає приблизно так:

При натисканні на те місце, де ви бачите збережений текст, текст, який буде збережено, буде вставлено у ваш документ так само, як і з Швидкі запчастини.

Інші два варіанти вставки з Швидкі запчастини меню Властивість документа і Поле:

Властивість документа дозволяє вставляти текст з попередньо визначеним заголовком у документ; Щоб дізнатися, як це працює, натисніть на неї, а потім виберіть одне з доступних назв у контекстному меню.

У цьому прикладі ми виберемо Компанія. Вибравши його, ми вставимо це в наш документ:

Ми очікуємо, що ми введемо назву нашої компанії, як тільки це буде зроблено, виглядатиме так:

Потім, натиснувши будь-де в нашому документі, вона виглядає як звичайний текст. Але наступного разу, коли нам потрібно ввести назву нашої компанії, ми можемо натиснути на Швидкі запчастини виберіть значок Властивість документа, і потім Компанія з випадаючого меню, а ім'я компанії буде вставлено в документ.

Інший варіант, Поле… використовується для вставки попередньо визначених елементів Word у ваш документ; наприклад, якщо ви бажаєте, щоб поточний час був вставлений у документ, потрібно натиснути кнопку Швидкі запчастини, потім виберіть Поле… потім виберіть Час з вікна категорії.

Потім у документ буде вставлено поточний час.

Нарешті, щоб видалити текстові записи швидких частин, натисніть кнопку Швидкі запчастини , потім клацніть правою кнопкою миші у вікні, в якому зберігається текст, який ви хочете видалити, а потім клацніть, де він говорить Упорядкувати та видалити:

Потім натисніть на Видалити у нижній частині меню Упорядкувати та видалити спливаюче вікно.

Швидкі запчастини та автотекст є найбільш корисними, коли ви повторно вводите певний фрагмент тексту, особливо, якщо це громіздке введення тексту, наприклад, довгі номери або важкі для написання імена або місця.