Автоматично переміщувати електронні листи в папки в Outlook за допомогою правил

У цій публікації ми розглянемо, як краще керувати електронною поштою Outlook за допомогою автоматичного переміщення вхідної пошти в окремі папки. Якщо ви отримуєте багато електронної пошти щодня, це може заощадити багато часу.

Замість того, щоб раз на тиждень витрачати годину на перенесення повідомлень електронної пошти з папки "Вхідні" до категорій папок, правила електронної пошти допоможуть автоматизувати вашу організацію вхідних повідомлень. Це дуже схоже на використання міток і фільтрів у Gmail.

Правила електронної пошти можуть здаватися складними, і вони можуть бути, якщо ви дійсно хочете виконати складну сортування, але якщо ви просто хочете перемістити робочі листи в папку "Робота" автоматично, то це шматок пирога.

Щоб правила були корисними, спершу створіть папки під папкою "Вхідні", щоб класифікувати електронну пошту, наприклад, "Проекти", "Робота", "Родина" тощо.

Папки можна створювати, клацнувши правою кнопкою миші Вхідні або будь-яку папку і виберіть Нова папка. Наступна процедура працює з Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 і Office 365.

Налаштуйте правила Outlook

Тепер, щоб розпочати роботу, відкрийте Outlook, натисніть кнопку Файл і ви побачите Керувати правилами та сповіщеннями кнопка донизу.

З'явиться головне вікно "Правила та сповіщення", і типово ви можете побачити одне правило, створене залежно від вашої версії Outlook.

Тут ви можете натиснути кнопку Нове правило для початку роботи з першим правилом електронної пошти Outlook. Відкриється діалогове вікно майстра правил, яке покаже вам деякі загальні шаблони правил.

Це найбільш поширені і, ймовірно, все, що вам коли-небудь знадобиться. Найбільш поширеним правилом є перелік,Переміщення повідомлень від когось до папки“. Вибирайте його та натисніть Далі.

Ви побачите, що нижній список, який називається "Крок 2:", залишається внизу з деяким підкресленим текстом. Насправді, всі ви повинні зробити, щоб налаштувати правило, натисніть на гіперпосилання для або громадські групи і вказано вибрати адресу електронної пошти та місце, куди ви хочете пересилати ці повідомлення.

Після цього можна натиснути Завершити і все готово. Однак, якщо ви хочете зробити правило більш складним, натисніть кнопку Далі надасть вам набагато більше можливостей:

Під час перевірки різних умов у верхньому полі списку, опис правил у нижній частині також буде заповнено більше гіперпосиланнями. Можна навіть створювати правила, які шукають конкретні слова в тілі електронної пошти, а потім виконувати дії на цих електронних листах.

Ваше наступне завдання - натиснути на кожне гіперпосилання і вибрати відповідні значення, такі як адреси електронної пошти, папки тощо. У нашому прикладі вище потрібно натиснути на або громадські групи і виберіть адресу електронної пошти.

Потім натисніть на слово вказано і перейдіть до папки, до якої потрібно пересунути електронну пошту або клацніть Новий і буде створено нову папку під поточно виділеною папкою.

Тепер ви побачите нижню частину оновленої з фактичними значеннями для вашого правила.

Якщо натиснути кнопку Далі, можна встановити більше дій для правила. Зазвичай ви можете залишити це самостійно, якщо це просте правило, але якщо ви хочете також виконувати інші дії, як відтворення звуку, переслати електронну пошту, зробіть копію, надрукуйте електронну пошту, запустіть іншу програму, запустіть скрипт тощо. , тоді все це можна зробити на цьому екрані.

Натисніть Далі коли ви закінчите, і ви будете приведені до Винятки Діалогове вікно, в якому ви можете вибрати, для яких умов не потрібно обробляти це правило. Якщо ви не маєте окремих випадків, ви можете залишити його порожнім, що є типовим.

Натисніть Далі, і ми, нарешті, дійшли до кінця майстра правил! Дайте правилу назву типу "Перемістити електронну пошту друзів", щоб дізнатися, що він робить, коли ви подивитеся на нього пізніше.

Потім, якщо у папці "Вхідні" є повідомлення електронної пошти, які відповідають вашому новому правилу, установіть прапорець "Запустіть це правило для повідомлень, вже наявних у папці "Вхідні"“. Ви можете залишити все інше як типовий і натисніть Завершити!

Тепер ви можете створювати правила для людей, інформаційні бюлетені, виписки з банківських / кредитних карток і все, що ви можете придумати, щоб ефективніше керувати електронною поштою Outlook! Насолоджуйтесь!