Посібник для початківців Microsoft Outlook 2013

Багато хто з нас жадає організації та продуктивності. Якщо ви вже використовуєте Microsoft Office, то у вас вже є головний інструмент, який засвідчує те, що жадає: Outlook 2013.

Перспективи життєво важливі для багатьох організацій, а не просто для його очевидних навичок електронної пошти, але це також календарі, завдання та контакти талантів. Типова компанія може підключати Outlook до сервера Exchange, і всі можуть спільно використовувати одну і ту саму адресну книгу та календарі, що робить її прекрасним інструментом для співпраці на рівні підприємства.

На жаль, більшість людей не мають сервера Exchange, створеного в їхньому будинку, і, можливо, навіть не знають, що це таке. Але все в порядку, Outlook працює так само добре на вашому домашньому комп'ютері, і все ще надаватиме всі можливості, які роблять його настільки потужним інструментом продуктивності: електронна пошта, завдання, зустрічі, адресні книги та багато іншого.!

Робота з Outlook - крихітний праймер

Outlook не збирає вас засліплювати, коли ви його відкриваєте. Для всіх цілей і цілей, це ще одна програма в екосистемі Microsoft Office і як така, вона буде мати досить багато знайомих елементів.

Однак, на відміну від інших популярних програм Office, Outlook значною мірою побудований на різних функціях - Word в першу чергу створює текстові документи, Excel - це все про електронні таблиці, PowerPoint робить презентації - але Outlook - це програма з великою кількістю шапок.

Стандартний вигляд Outlook - папка "Вхідні", у верхній частині знаходиться стрічка, яка прихована в цьому поданні для збереження простору екрана.

Полюбіть їх або ненавидять їх, стрічки скрізь по всьому офісу. Нам не потрібно витрачати більше часу на те, щоб переглядати відносні переваги їхнього існування, очевидно, вони тут, щоб залишитися. Проте, завжди пам'ятайте, якщо ви хочете швидко приховати або показати стрічку, просто використовуйте CTRL + F1.

Якщо ви натискаєте будь-яку з функцій меню у верхній частині, стрічка показує, і ви можете вибрати функції та інструменти. Якщо ви хочете, щоб стрічка зберігалася, можна скористатися клавішею "CTRL + F1" або клацнути піктограму маленької кнопкою в нижньому правому куті.

Вкладка «Головна» на стрічці змінюється в контексті залежно від режиму, в якому ви перебуваєте. На наведеному вище знімку вікна ми бачимо параметри для програми Mail.

Нижче на вкладці Домашня сторінка змінено параметри Календаря. Зверніть увагу, що стрічка прикріплена, щоб кнопка змінилася на стрілку, якщо ви хочете знову згорнути її (або скористатися клавішею "CTRL + F1").

Залишилися вкладки "Стрічка" - "Надіслати / отримати", "Папка", "Перегляд" і, звичайно, "Файл" - все це узгоджено для будь-якого режиму, в якому ви перебуваєте. Ми розглянемо їх у наступному розділі.

Давайте швидко розглянемо, як переміщатися між режимами та змінювати свій вигляд. Уздовж лівого краю відображається панель папок. У нижній частині цієї панелі розташовано ярлики режимів Outlook. У цьому прикладі відображаються піктограми для папки "Вхідні", "Календар", "Люди", "Завдання" тощо.

Якщо натиснути стрілку у верхній частині панелі навігації, вона розгортатиме панель, яка відображатиме дерево папок для облікового запису електронної пошти..

Аналогічно, якщо ви перейдете в режим календаря, ви побачите відповідний вигляд в області папок.

Натисніть три крапки, щоб отримати доступ до інших режимів Outlook, наприклад, Примітки, Папки та ярлики Outlook. Виберіть "Параметри навігації", і ви зможете змінити порядок відображення елементів навігації.

Вимкнення “Компактної навігації” сподобається користувачам з більшою роздільною здатністю. Також можна збільшити або зменшити кількість елементів, які відображаються, і порядок їх появи.

Надіслати / отримати

Вкладка "Надіслати / отримати" спеціально налаштована на функції "Вхідних", але вона також відображатиметься в інших режимах (Календар, Завдання тощо), хоча вони не матимуть однакову функціональність.

Наприклад, тут ми бачимо вкладку Відправка / Отримання календаря, яка уникає розділу Сервера.

Залежно від типу поштового протоколу, який ви використовуєте (на першому знімку екрана, ми працюємо з обліковим записом IMAP), ви можете або не мати можливість завантажувати лише заголовки, або позначати / скасовувати повідомлення для завантаження тощо..

Параметри надсилання та отримання даних залежать від способу налаштування облікових записів електронної пошти, але короткий огляд: ми рекомендуємо IMAP.

Папка

Загалом, вкладка "Папка" є досить послідовною для всіх режимів, за винятком календаря. Нижче ви побачите вкладку Папка "Вхідні", яка дозволяє виконувати всі види адміністрування папок (якщо ви не використовуєте обліковий запис IMAP, то вкладку IMAP не відображатиметься).

Кнопка "Параметри автоархівації" трохи заплутує, оскільки не впливає на те, як папка "Вхідні" автоматично архівує стару пошту. Якщо ви хочете, щоб ваш поштовий відбиток був малим і легшим в управлінні, вам потрібно відкрити параметри та зайнятися налаштуванням автоархівації. Відкрийте Опції та виберіть категорію "Додатково".

Знайшовши опцію автоархівації, натисніть кнопку "Налаштування автоархівації ...", щоб відкрити набагато корисніший діалог, ніж те, що ви отримали з стрічки.

Як ми вже згадували, більшість вкладок папок є досить послідовними по всьому Outlook, за винятком календаря, який обслуговує певні функції календаря. Наприклад, ви не копіюєте або переміщуєте папки, копіюєте або переміщуєте календарі тощо.

Здебільшого, ви будете керувати папками в папці "Вхідні", оскільки очевидно, що електронна пошта може швидко стати громіздкою і переконливою, якщо у вас немає гарної структури папок і організації.

Переглянути

Параметри Перегляд містять такі основні функції. Це вкладка "Вигляд", як видно з папки "Вхідні".

Зверніть увагу на кнопку вікна нагадувань, яку ви можете відкрити в будь-який час, щоб перевірити ваші нагадування, наприклад, якщо ви пропустили один або розмито відхилили іншого. Якщо ви показували будь-які нагадування, ви могли б відмовитися від кожного, натиснути кнопку відкладання або просто відхилити все за один раз.

Інші вкладки Вигляд будуть змінюватися в залежності від режиму. Нижче наведено календар, який додає можливість зміни поточного вигляду, розташування, кольору та макета. Знову ж таки, розділ "Розкладка" містить багато подібних в Outlook, але важливо відзначити, що він не є універсальним, так що те, що ви ввімкнете в режимі "Завдання", "Календар" або "Електронна пошта", не буде відтворено в усій програмі..

Також важливо звернути увагу на розділ «Композиція». Ось як виглядає розділ "Розташування" в режимі "Завдання". Зверніть увагу на те, як можна сортувати та змінювати перегляд завдань для максимального впливу.

Використання вкладки "Вигляд" відповідно до ваших уподобань дозволить вам швидко прорізати та сортувати інформацію, оскільки вона збільшується і будується з плином часу. Ваш календар не залишатиметься порожнім, ваші завдання збільшуватимуться, завантажуватимуться поштові скриньки, тому використання різних механізмів і макетів може допомогти вам бути набагато більш продуктивним, а не сліпо розгортати.

Функція Стрічки

Давайте розглянемо, як ваші параметри змінюються з функції на функцію. Ось все, що потрібно, щоб витягти основне повідомлення електронної пошти, додати вкладення, теги та форматувати текст. Там немає нічого надмірно складного, і ви повинні мати можливість створювати дивовижні повідомлення електронної пошти.

Порівняйте це з стрічкою завдань, яка доступна за допомогою запуску або відкриття завдання. Знайдіть час, щоб відзначити, наскільки відрізняється вона від стрічки повідомлень.

Порівняйте з вкладкою Вставити. Вкладка "Вставити" статична в Outlook, ви зможете впливати на вміст вашого повідомлення, завдання, події календаря тощо, використовуючи ті ж параметри та функції.

Повідомлення електронної пошти додають вкладку "Параметри", яка містить чимало корисних функцій. Крім тематики, яка може бути або може не бути корисною для вас, є опція BCC (сліпий копію, якщо ви хочете приховати одержувачів з заголовка електронної пошти) та функції відстеження. Загалом, тут немає нічого критичного значення, але якщо вам коли-небудь знадобиться запит на доставку чи квитанцію про читання, вкладка "Параметри" - це місце.

Вкладка "Текст формату" однакова незалежно від того, в яку функцію ви займаєтеся, і нема про що багато говорити. Ця вкладка нагадує функції форматування, знайдені в Word, тому, якщо ви використовуєте Word для запису та форматування документів, ці елементи керування, ймовірно, будуть вам знайомі.

Нарешті, вкладка "Огляд" є вашою вкладкою "просто у випадку". За допомогою інструментів перевірки цієї вкладки можна перевірити правопис і граматику, знайти краще слово і дізнатися, скільки слів у вашій електронній пошті / завдання / зустрічі.

Вкладка "Огляд" однакова для всієї програми Outlook. Зауважте також, що він містить функції мови, тут ви можете встановити мовні налаштування та параметри перевірки. Ви також можете перекладати такі елементи, як, наприклад, якщо ви спілкуєтеся з іноземним партнером, або хтось надсилає трохи тексту іншою мовою.

Це значною мірою впливає на подальшу функціональність Outlook. Очевидно, ми пропускали багато специфіки, але ми відчуваємо, що як тільки ви зрозумієте природу системи стрічки. Коли ви хочете використовувати функцію, ви знаєте, де її шукати.

Налаштування облікового запису електронної пошти автоматично та вручну

Давайте коротко обговоримо налаштування облікового запису електронної пошти автоматично і вручну. Коли ви вперше запускаєте Outlook, це допоможе вам створити обліковий запис.

У вас є вибір, можна негайно налаштувати Outlook за допомогою облікового запису електронної пошти, або ви можете пропустити цю частину та додати обліковий запис пізніше.

Якщо ви виберете "Ні", то в результаті з'явиться попереджувальне повідомлення, яке в основному скаже вам, що Outlook досить хронічний без принаймні одного облікового запису електронної пошти. Звичайно, ви все ще можете використовувати його для відстеження завдань, нотаток, ведення календаря та інших речей, але Outlook дійсно є досвідом, орієнтованим на електронну пошту..

Маючи це на увазі, ми налаштуємо Outlook з обліковим записом електронної пошти. Спочатку ви можете спробувати зробити це автоматично, де ви введете певну інформацію про ваш обліковий запис, і програма спробує автоматично визначити налаштування.

Іноді це працює, щось ні. Якщо це так, то ви виграєте, і ви можете перейти до наступного розділу. Якщо це не так, або ви знаєте, що потрібно налаштувати додатковий тип сервера, виберіть параметр "Ручне налаштування" та натисніть "Далі", щоб продовжити.

Заради доцільності ми створимо існуючий обліковий запис за допомогою автоматичного методу. Ми опишемо ручні методи всього лише трохи. Якщо потрібно налаштувати обліковий запис вручну, ми пропонуємо вам перейти до цього розділу. Тим часом ми просто скористалися обліковим записом Outlook.com, надали пароль і ви побачите результат нижче.

Використання Outlook.com є певним простим способом виходу, якщо ви хочете налаштувати пошту, яка не є Microsoft, вам, ймовірно, доведеться налаштувати її вручну. Якщо ви не знаєте, як це зробити, рекомендуємо шукати, як налаштувати Outlook за допомогою певної електронної пошти.

Тим не менш, у нашому простому прикладі ми натискаємо "Finish" і Outlook відкривається до нашого блискучого, нового папки "Вхідні".

Налаштування облікового запису вручну

Тепер, коли ви досить добре розумієте основні функції Outlook, давайте повернемося і обговоримо, як налаштувати додаткові облікові записи електронної пошти. Є хороший шанс, що ви, як і багато інших людей, маєте два або більше облікових записів електронної пошти. На щастя, ви можете налаштувати Outlook, щоб він працював з багатьма різними обліковими записами електронної пошти, включаючи POP та IMAP, і ви можете мати стільки облікових записів, скільки ви можете особисто обробляти.

POP та IMAP?

Так що ми маємо на увазі говорити про POP і IMAP?

Протокол POP або Post Office постійно існує, і якщо ви коли-небудь використовували клієнт електронної пошти для підключення до електронної пошти, наданої провайдером, або отримували пошту зі служби веб-пошти, можливо, ви підключилися за допомогою протоколу POP. POP ідеально підходить для завантаження повідомлень.

Якщо ви налаштуєте свій обліковий запис на роботу з IMAP, Outlook скопіює вашу структуру папок в Інтернеті і зазвичай синхронізує лише кілька тижнів електронної пошти одночасно. Вашу електронну пошту не буде видалено з сервера, а ви можете просто завантажувати лише заголовки повідомлень, що є фантастичним, якщо у вас 1000 листів у папках.

Таким чином, у вас є POP, який є застарілим і щось схожим на прийом мачете до вашої електронної пошти, а потім існує IMAP, який є більш вишуканим, сучасним і краще підходить, якщо ви хочете підтримувати ту саму папку вхідних повідомлень онлайн і як офлайн.

Як ми вже говорили, ми вважаємо, що IMAP є набагато кращим методом.

Додавання та керування кількома обліковими записами електронної пошти

Додавання та керування кількома обліковими записами електронної пошти в Outlook дуже просте. Якщо ви хочете додати новий обліковий запис електронної пошти, перейдіть на вкладку "Файл" на стрічці і натисніть "Додати обліковий запис". З'явиться екран налаштування автоматичного облікового запису. Якщо потрібно (або потрібно) вручну налаштувати обліковий запис, виберіть "Вручну налаштування" та натисніть "Далі".

Як ми вже згадували раніше, ваш вибір між типами облікових записів, ймовірно, буде POP або IMAP, а налаштування облікового запису як одного чи іншого, як правило, деталізується постачальником послуг електронної пошти. Тобто, якщо ви користуєтеся Gmail або Yahoo !, або навіть електронною поштою, яку надає ваш постачальник послуг Інтернету, вам слід проконсультуватися з ними чи в Інтернеті для отримання конкретних інструкцій і налаштувань, які потрібно використовувати з Outlook.

З іншого боку, якщо ви використовуєте службу Outlook.com або іншу службу типу Exchange ActiveSync, надавати цю інформацію буде досить просто.

Після додавання облікових записів, якщо вам знадобиться керувати ними, ви можете обрати обліковий запис, з яким потрібно працювати, зі спадного списку вгорі сторінки "Інформація про обліковий запис", що знаходиться на вкладці "Файл"..

Натисніть "Налаштування облікового запису" та "Параметри облікового запису" ще раз. У отриманому вікні можна створити новий обліковий запис, відновити поточний, видалити його, встановити його за умовчанням (якщо у вас більше одного) і, звичайно, змінити будь-які налаштування, якщо необхідно.

Тут ми бачимо налаштування облікового запису Outlook.com. Ми не можемо багато чого зробити, але якщо ви нещодавно змінили пароль, ви можете швидко виправити це.

Нижче наведено налаштування IMAP, який було налаштовано вручну відповідно до налаштувань, наданих Google.

Whoa, там є багато більше відбуваючого там, та ми навіть повинні закопатися у “Більше Параметри…” щоб скрипнути з портами сервера \ t.

Пам'ятайте, що ви повинні робити тільки один раз, а потім забути. Якщо пізніше ви не зміните пароль або бажаєте додати / видалити обліковий запис, то ваша робота з настройками облікового запису електронної пошти фактично закінчиться.

Якщо ви хочете дізнатися більше про додавання облікових записів Gmail до протоколу IMAP у Outlook, у нас є зручний невеликий посібник, який допоможе вам у цьому.

Готовий, Встановити, Електронна пошта!

Хоча ви можете бути задоволені тільки Gmail або просто Yahoo! Щодня користуватися поштою, якщо ви використовуєте кілька облікових записів електронної пошти, наприклад особистий, професійний та / або робочий обліковий запис, а потім мати поштовий клієнт, наприклад, Outlook, можна усунути перемикання між обліковими записами, підключення до календаря або керування завданнями.

Це реальне, життєздатне, все-в-одному продуктивність рішення, і, з огляду на оновлену увагу Microsoft на пакет Office, залишається важливою частиною щоденних процедур багатьох користувачів..

Після того, як облікові записи електронної пошти налаштовані та готові, ви можете почати використовувати Outlook і вивчити всі його функції. Швидше за все, ви знайдете його досить простим у використанні, і ще багато іншого, що може допомогти вам з попередніми статтями, або просто запитавши в нашому дискусійному форумі..