Як експортувати та імпортувати правила в Outlook

Якщо ви використовуєте Outlook протягом значного часу, ви, ймовірно, маєте кілька правил, які допоможуть вам керувати припливною хвилею електронної пошти. Якщо у вас є новий комп'ютер або переінсталюєте Windows, вам не потрібно повторно встановлювати їх - просто експортуйте їх.

Правило в Outlook - це ряд кроків, які ви автоматично налаштовуєте, щоб приймати певні дії щодо повідомлень електронної пошти після їх отримання. Наприклад, ви можете автоматично відображати сповіщення, коли ви отримуєте важливі електронні листи, переміщуєте подібні електронні листи в певну папку, або позначаєте повідомлення для подальшої роботи в певний час..

На щастя, у Outlook є спосіб підтримати ці правила. Це корисно, якщо потрібно перевстановити Windows, налаштувати Outlook на новому комп'ютері або поділитися своїми правилами з іншими користувачами.

Як експортувати правила Outlook

Для початку переконайтеся, що вкладка "Домашня сторінка" активна. У розділі "Перемістити" натисніть "Правила" та виберіть "Керувати правилами та сповіщеннями" у спадному меню.

ПРИМІТКА. Ви також можете отримати доступ до правил та сповіщень, натиснувши вкладку "Файл", а потім натиснувши кнопку "Керувати правилами та сповіщеннями" на екрані "Інформація про обліковий запис"..

Відобразиться діалогове вікно «Правила та сповіщення». На вкладці "Правила електронної пошти" натисніть "Параметри" на панелі інструментів над списком створених правил.

ПРИМІТКА. Всі перераховані тут правила будуть резервуватись, а не тільки вибрані правила.

У діалоговому вікні «Параметри» натисніть кнопку «Експортувати правила».

Відобразиться діалогове вікно «Зберегти експортовані правила як». Перейдіть до папки, в якій потрібно зберегти файл резервної копії правил. Введіть ім'я файлу резервної копії у вікні редагування "Ім'я файлу". Тип "Правила майстра правил (* .rwz)" вибрано за замовчуванням у спадному списку "Зберегти як тип", а розширення .rwz автоматично додається до файлу. Якщо ви поділяєте свої правила з іншими користувачами, які використовують ту ж версію Outlook, що й ви, натисніть кнопку "Зберегти". Якщо файл спільного доступу використовується спільно з користувачем, який використовує стару версію Outlook, перед збереженням файлу потрібно вибрати інший тип правил, як описано нижче..

Окрім формату файлу правил для поточної версії Outlook, у спадному списку "Зберегти як тип" передбачено три додаткові формати файлу правил для людей, які все ще використовують Outlook 2002, 2000 або 98. Виберіть один із потрібні параметри, а потім натисніть кнопку "OK", щоб зберегти файл правил.

ПРИМІТКА. Якщо ви ділитеся правилами з кількома користувачами, які використовують різні старіші версії Outlook, виберіть найновішу версію, оскільки файли старих правил завжди можна відкрити в нових версіях Outlook.

Після експортування файлу правил натисніть кнопку "OK" на діалогових вікнах "Параметри" та "Правила та сповіщення", щоб повернутися до головного екрана пошти (або екрана "Інформація про обліковий запис", залежно від того, де ви почали).

Тепер ви можете створити резервну копію отриманого файлу .rwz на будь-який зовнішній або мережний диск або поділитися ним з іншими людьми.

Як імпортувати правила Outlook

Тепер скажіть, що ви налаштували новий комп'ютер, встановили Office, імпортували резервні копії даних Outlook (правила не зберігаються у файлах даних Outlook) зі старого комп'ютера, і ви готові перевірити електронну пошту. Давайте імпортувати створені вами правила та резервні копії, так що Outlook може автоматично приймати дії з електронною поштою, коли він входить. Відкрийте діалогове вікно «Правила та сповіщення» одним із двох способів, про які ми говорили раніше. Зверніть увагу, що список правил порожній. Щоб виправити це та імпортувати правила, натисніть "Параметри".

У діалоговому вікні «Параметри» натисніть кнопку «Правила імпорту».

Відобразиться діалогове вікно «Імпорт правил з». Перейдіть до папки, в якій збережено файл резервних копій правил, виберіть файл .rwz і натисніть "Відкрити".

Ви помітите, що список правил у діалоговому вікні «Правила та сповіщення», що знаходиться за діалоговим вікном «Параметри», що залишився відкритим, заповнюється вашими власними правилами. Натисніть кнопку "OK" у діалоговому вікні "Параметри", щоб закрити його і повернутися до діалогового вікна "Правила та сповіщення".

Якщо ви перед тим, як імпортувати свої правила, перевіряли електронну пошту, тепер можна запускати правила на отриманому вами електронному листі. Для цього натисніть кнопку "Виконати правила зараз" на панелі інструментів над списком правил у діалоговому вікні "Правила та сповіщення".

У діалоговому вікні «Виконати правила тепер» виберіть правила, які потрібно виконати, і натисніть кнопку «Запустити зараз». Після запуску правил натисніть кнопку "Закрити", а потім клацніть "OK" у діалоговому вікні "Правила та сповіщення", щоб закрити його. Тепер ваші правила будуть запускатися автоматично, перевіряючи електронні листи, які ви отримуєте, і виконуючи вказані дії, все за кадром.

ПРИМІТКА. Деякі правила можуть не працювати на інших комп’ютерах, якщо в правилах, створених на оригінальному комп'ютері, використовуються певні папки, користувачі тощо, але вони не доступні на інших комп’ютерах.