Перспективи кольорового коду для полегшення керування

Організація та відстеження численних повідомлень електронної пошти в офісі щодня може бути роботою для себе. Сьогодні ми розглянемо використання кольорових кодів, щоб полегшити ідентифікацію суб'єктів повідомлення та їх надсилання.

Ця функція була доступна в Office 2007 з самого початку, але ми її ще не охопили, і це було те, що я забув. Після того як грати з ним на деякий час, однак, я виявив, що це хороший спосіб керувати безліччю електронних листів, які я отримую щодня. Тут ми будемо переглядати контакти для розфарбовування, які надсилають повідомлення, щоб їх було легше помітити. Крім того, класифікація предмета в різних колірних групах, здається, допомагає зберегти річ прямо.

Відправники кодів кольорів

Відкрийте Outlook і клацніть, щоб виділити повідомлення, яке потрібно кольоровий код.

Перейдіть до меню "Інструменти", а потім "Організуйте".

Відкриваються способи впорядкування папки "Вхідні", і ви хочете натиснути "Використовувати кольори". Тепер ви можете вибрати колір, який потрібно зв'язати з цим контактом. Ви також можете вибрати певний колір для повідомлень, надісланих лише вам, що дуже зручно для розрізнення груп та особистих повідомлень.

Ось приклад того, що можна зробити з кольорами. Можна лише створити пару кольорів для найважливішого відправника, хоча я з цим прикладом пішов трохи за борт.

Кольорові категорії

Ще один зручний спосіб візуально організувати повідомлення - це додавання до них кольорових категорій. Можна налаштувати ті теми, які стосуються кожної категорії кольорів.

Повідомлення буде мати колірну панель категорій у верхній частині, а ви можете клацнути правою кнопкою миші, щоб змінити колір.

Ви також можете клацнути правою кнопкою миші на повідомленні в розділі Категорії, щоб змінити категорію.

Ви можете перейменувати кожну категорію на те, що має сенс.

Ви можете створити нову категорію для різних листів. Перейти до Дії Категорія та Усі категорії.

На екрані "Категорії кольорів" клацніть "Створити" та вкажіть назву та колір категорії, а також можете призначити клавіатурне скорочення.

Тепер ви можете сортувати повідомлення електронної пошти на основі типу категорії, в якій вони перебувають.

Якщо ви хочете швидко подивитися на свою електронну пошту, щоб отримати уявлення про те, що є, можна скористатися кольоровими категоріями. Сподіваюся, це допоможе вам розпочати роботу з організації електронної пошти, щоб ви знали, що босики, які заплуталися, хотіли, щоб ви зробили ефективніше.