Початківці Як створювати, керувати та обмінювати календарі в Outlook 2013

Якщо ви не живете життям, вільним від обов'язків, сонце, швидше за все, піднімається і осідає у вашому щоденному календарі. Якщо ви не знаєте, що відбувається щодня, ви можете швидко опинитися втраченим у лабіринті пропущених зустрічей та несподіваних зустрічей.

Давайте поговоримо про календарі Outlook, оскільки поза електронною поштою (можливо, навіть частіше), будучи організованим і продуктивним, спирається на здатність керувати подіями і робити речі. Одна з речей, які Outlook робить з великим апломбом, можливо, краще, ніж більшість інших програм, є календарем. Функції календаря Outlook є другою, коли йдеться про створення, зміну та обмін подіями.

Ця стаття буде зосереджена в основному на простих матеріалах. Ми покажемо вам, як створювати і керувати календарями, додавати зустрічі, зустрічі, а також ділитися ними з іншими користувачами в адресній книзі, щоб полегшити співпрацю. Коли ми завершимо роботу, ми покажемо, наскільки не можна використовувати Outlook для основ, таких як електронна пошта або контакти, а також адресні книги, ви можете включити календар до свого насиченого життя та покращити свій домашній або невеликий офіс.

Основи календаря

Кожного разу, коли ви використовуєте Outlook, у вас буде можливість використовувати свої календарі. Навіть якщо у вас немає налаштованого облікового запису електронної пошти, ви можете використовувати Outlook для інших функцій. Календар найкраще працює, якщо ви можете скористатися можливостями спільної роботи, тому використання облікового запису електронної пошти гарантує, що ви зможете надсилати запрошення на зустріч і отримувати сповіщення відвідувачів.

Незважаючи на це, ось ваш основний, повсякденний календар, тобто календар за умовчанням, пов'язаний з вашим стандартним профілем Outlook. Це щомісячний перегляд, але ви можете використовувати функції на вкладці "Впорядкувати", щоб змінити вигляд.

Наприклад, нижче наведено перегляд робочого тижня (у порівнянні з переглядом за весь тиждень). Це дуже просто, з погодою (ви можете встановити її у своє місто) і вікном пошуку. Якщо у вас є зустрічі або зустрічі, ви побачите їх тут, і ви можете перейти до попереднього або наступного тижня, натиснувши на кнопки "Попередня зустріч" або "Наступна зустріч", відповідно, по краях календаря.

Давайте перейдемо трохи і зосередимося на тому, як змінити розташування календаря, щоб краще відповідати вашим конкретним або особливим потребам.

Зміщення м'язів вашого календаря

Ви можете зробити зовсім небагато, щоб змінити розташування та зовнішній вигляд вашого календаря. Якщо ви побачите вкладку "Вигляд" нижче, ви побачите цілий асортимент стилів, які можна використовувати для календаря, який відповідає вашим організаційним потребам.

Перегляньте наступний календар. Ми внесли незначні зміни до його зовнішнього вигляду. З одного боку, ви можете змінити колір, який є тонким, але приємним дотиком.

На вкладці "Перегляд" можна додати кілька інших переглядів, щоб підкреслити режим, у якому ви перебуваєте. Наприклад, до панелі завдань можна додати календарі, люди та завдання до правої колонки (див. Вище). Цю панель завдань можна налаштувати до режиму, у якому ви перебуваєте, так що навіть якщо у вас ввімкнено завдання та календар, як на знімку вгорі вище, якщо ви перейдете на папку "Вхідні", потрібно ввімкнути повторно -До бару.

Це гарна ідея, щоб грати з вкладкою "Перегляд" у кожному режимі, оскільки вони не будуть однаковими. Наприклад, панель читання не дуже корисна для перегляду календаря, але вона, безперечно, є чудовим доповненням до папки "Вхідні".

Аналогічно перевірте щоденний перегляд календаря з увімкненим переглядом щоденного завдання. Нижче ви можете побачити щоденний календар із завданнями, які потрібно виконати.

Ми розмовлятимемо набагато більше про завдання в майбутній статті, але тепер давайте зупинимося на усьому, що ви можете знати про зустрічі та зустрічі.

Додавання зустрічей та зустрічей

Давайте розглянемо налаштування зустрічей та зустрічей. У наступному прикладі ми організовуємо піцу. Тема, звичайно, є характер призначення, і хоча піца партія не обов'язково "призначення", ви отримаєте ідею. Потім можна додати інші особливості, наприклад, де відбувається вечірка піци, а також час початку та закінчення.

Є багато місця (технічно необмежені) для додавання приміток, інструкцій або напрямків до події. Звичайно, це не так багато вечірки, якщо у вас немає інших людей. Тому нам потрібно буде запросити деяких учасників. Коли ви запрошуєте людей, це більше не вважається призначенням. Натомість Outlook змінює його на зустріч. На наступному знімку екрана ми бачимо, що наша нова зустріч виявилася зустріччю.

Ви можете вводити імена вручну або натискати кнопку "До", щоб додати учасників з адресної книги. Якщо ви ще не налаштували адресну книгу, ми можемо розповісти про те, як додати та керувати контактами, а також імпортувати контакти з інших джерел, наприклад Gmail.

Ви можете вирізати прямо в погоні і просто натисніть кнопку "Нова зустріч" на вкладці Домашня сторінка стрічки. Коли ви запрошуєте учасників, у вас є можливість запитувати додаткові параметри відповіді.

Якщо ви запитуєте відповідь (замість того, щоб просто виставити слово і залишити його на цьому), то запрошені матимуть шанс отримати RSVP. Зверніть увагу, що це чудово працює з продуктом Microsoft, наприклад, обліковим записом електронної пошти Outlook.com, де ви отримали відповіді безпосередньо в повідомленні.

У Gmail ви зможете діяти за запрошенням практично так само. Як тільки ви відповісте, воно буде надіслано організатору подій і автоматично додано до Outlook.

Тепер, коли ми зрозуміли на зустрічах і зустрічах, ми перейдемо до їх зміни і скасування, оскільки зміни неминучі, а іноді наші найкращі задуми провалюються.

Зміна або скасування відповідей на зустрічі та відстеження

Щось прийшло, і нам потрібно перенести нашу піцу на вечір в суботу. Для нас це не проблема, але що з нашими учасниками? Ну, їхні плани повністю залежать від них, але Outlook, принаймні, полегшує їх попередження про зміни.

Щоб змінити зустріч і попередити своїх учасників, спочатку відкрийте подію з календаря Outlook і внесіть потрібні зміни. У цьому випадку ми просто переносимо зустріч одного дня. Зауважте, що ви можете натиснути "Надіслати оновлення", і запрошені користувачі будуть оновлені про зміни.

На даний момент, якщо будь-який з учасників раніше прийняв ваше запрошення, їм потрібно буде повторно прийняти його.

Тепер, напевно, настав час показати, як відстежувати прогрес вашої зустрічі. Натисніть кнопку "Відстеження" і звідси ви зможете побачити прогрес вашої зустрічі. Зараз, тільки один запрошений прийняв так можливо ця субота є не такий гарний час.

Ой, знову щось щойно придумали, і нам потрібно скасувати зустріч. Просто натисніть кнопку "Скасувати зустріч". Тепер ваше запрошення буде змінено, і ви отримаєте кнопку "Надіслати скасування", щоб натиснути та надіслати погані новини.

Це так само просто, що ваші попередні запрошені отримають оновлену електронну пошту, і подія буде видалена з вашого календаря Outlook.

Події

Коли ваші зустрічі-зустрічі ввійшли та збереглися, ви побачите їх у своєму календарі. Коли ви наведете на нього курсор, ви побачите відповідні деталі. У цей момент, якщо все добре, ви можете залишити його і перейти до інших речей.

Однак, якщо ви хочете змінити або видалити його, ви можете відкрити його, двічі клацнувши його або скориставшись відповідними діями на стрічці, яка тут є кнопкою "Відкрити"..

Ви також можете отримати доступ до багатьох контролів стрічки з контекстного меню правою кнопкою миші.

Відкривши зустріч або зустріч, зверніть увагу на вкладку Параметри, яка дозволить вам вплинути на деякі зміни, наприклад, змінити стан (Зайнято, орієнтовно, поза офісом тощо), встановити нагадування, змінити часовий пояс і, нарешті, встановити подія як повторювана подія.

Повторювані події звичайні, такі як щотижнева зустріч або щоквартальна подія прибутків, або просто обід з другом, тому добре знати, як їх встановити. Як ви можете бачити з знімка екрана, це досить легко розібратися. Можна встановити час призначення, малюнок і, звичайно, діапазон або тривалість повторення.

Ви бачите на наведеному нижче зображенні, ми налаштували повторювану подію кожного понеділка о 13:00, який триватиме нескінченно.

Важливо пам'ятати, що хоча зустрічі та зустрічі мають декілька ключових відмінностей, вони все ще виглядають і можуть бути змінені аналогічно, тому всі параметри, які ви бачите для зустрічей, будуть однаковими для зустрічей.

Прикріплення файлу або документа до елемента календаря

Уявімо, що ви записалися на прийом, наприклад, взяти свого вихованця на ветеринара, або змінити масло, і в будь-якому випадку у вас є документ або зображення, яке ви хочете прикріпити до нього, щоб ви не забули.

У наступному прикладі, ми отримуємо нашу нафту змінилася, і ми отримали купон для нього. Ви можете роздрукувати купон і спробувати запам'ятати його заздалегідь, або ви можете просто прикріпити його до призначення, так що коли Outlook нагадає вам, купон знаходиться прямо там, щоб ви могли роздрукувати його, поки ви думаєте про це.

Для цього потрібно натиснути кнопку "Вкласти файл", а потім перейти до місця збереження. Ви можете вставити файл як є, вставити його як текст або вставити розташування файлу як гіперпосилання. У цьому випадку ми просто будемо додавати PDF, як є.

Звичайно, це буде дуже корисною функцією, якщо вам потрібно обмінюватися документами на ділову зустріч, надсилати навчальні матеріали студентам, або коли ситуація може вимагати додаткової інформації.

Календарі керування та спільного використання

Керування календарями дозволить вам виконати дві речі. Ви можете відкривати календарі з різних джерел, а також можете створювати та зберігати групи календарів.

Якщо натиснути кнопку "Відкрити календар", ви можете створити календар з декількох джерел, включаючи Інтернет, або створити порожній календар. Однією з переваг створення порожнього календаря є те, що ви можете тримати свою роботу і домашнє життя окремо.

На наступному знімку вікна було створено кілька календарів, і ми також створили спеціальну групу для роботи. Ви можете перетягувати події з одного календаря на інший; Ви бачите, як у нас є запис для щотижневої зустрічі в двох календарах, які ми вибрали для показу.

Можливість перетягувати події через календарі означає, що якщо ви витратили час на додавання зустрічі або зустрічі, якщо пізніше ви вирішите, що вона має бути в іншому календарі, вам не потрібно відтворювати події.

Нарешті, ви можете спільно використовувати календарі, які повинні бути досить зрозумілими, але можна відзначити можливість надсилання календаря електронною поштою. Ми коротко описали це в попередній статті, це просто інший спосіб досягти цього. На наступному знімку вікна ви бачите, що відбувається, коли ви використовуєте цю опцію.

Ви можете вказати, який календар поділитися, діапазон дат (від одного дня до всього календаря), рівень деталізації для спільного доступу (проста доступність, обмеженість і повну інформацію), а потім є кілька додаткових параметрів, які можна використовувати.

Подібним способом ви можете швидко, легко і безперешкодно поширювати інформацію календаря з іншими користувачами Outlook, а також інтегрувати календарі, надіслані вам.

Параметри календаря

Існує чимало варіантів календарів, які можна сортувати (хоча й не так багато, як з електронною поштою). Більшість цих опцій призначено для налаштування календаря для більш ефективної роботи з вашими професійними та особистими потребами.

Наприклад, ви можете змінити робочі години і робочий тиждень, додати свята, змінити часовий пояс, встановити колір за замовчуванням і навіть вибрати між Фаренгейтом і Цельсієм. Виконуйте свій шлях через них на дозвіллі і спробуйте те, що найкраще підходить для вас.

Функції календаря в Outlook є першокласними, і якщо ви працюєте в організації з центральним сервером Exchange, то ви, ймовірно, знайомі з тим, як можна співпрацювати на спільних календарях, переглядати події тощо. Все це легко працює у вашій місцевій установці Outlook для додаткової потужності та зручності.

На батьківщині приємно мати календар з багатьма функціями в одній програмі. Немає необхідності переходити з програми електронної пошти до програми календаря, можна планувати події та швидко запрошувати учасників лише кількома натисканнями кнопки миші та багато іншого.

Але, досить говорити від нас. Чому ми не почуємо вас зараз? Дайте нам знати свої думки або надати свої коментарі на нашому дискусійному форумі.