Початківець Як створити, керувати та призначити категорії в Outlook 2013

Outlook 2013 дозволяє призначати категорії для створення та налаштування зазначених категорій. Щодо категорій, це те, що вони універсальні в Outlook, і ви можете призначити кожній категорії комбінацію клавіатури. Таким чином, ви можете категоризувати електронну пошту, події календаря та нотатки за допомогою декількох швидких штрихів клавіш.

Протягом останніх кількох місяців ми багато говорили про Outlook 2013 та його різні частини. Ми говорили про засвоєння його найважливіших функцій, наприклад, про те, як створювати та надсилати електронні листи, а також створювати та керувати контактами та навіть імпортувати контакти Gmail. Ми також охопили інші речі Outlook, наприклад, як ви можете створити списки завдань, щоб утримати вас добре, на завдання. І, звичайно, є весь важливий календар, який має важливе значення для тих, хто хоче ефективно виконувати графік.

Що це все означає, що ви можете зробити багато чого з нею, щоб допомогти краще керувати вами напруженою роботою і навіть особистим життям. Проте перед тим, як закрити наш погляд на Outlook 2013, ми вважали, що потрібно лише коротко зупинитися на двох аспектах, які, на нашу думку, варто відзначити: категорії та пошук.

Про ці категорії

Щоб налаштувати категорії, натисніть кнопку "Categorize", а потім виберіть "Усі категорії ..." у спадному меню. За допомогою цього діалогового вікна ви можете створювати нові категорії, видаляти старі, перейменовувати, змінювати кольори та призначати клавіші швидкого доступу.

Зверніть увагу на наступний знімок екрана, як ми присвоїли "CTRL + F2" синій категорії.

Тепер, наприклад, можна застосувати категорії до всього, що хочете. Візьмемо наш дурний приклад нижче, ми маємо наше завдання "жити la vida loca", і ми позначили його з особистими (фіолетовими) та терміновими (червоними) категоріями.

Пам'ятайте про цей дуже корисний рада: коли ви призначите клавіші для своїх категорій, і ви перенесли свої категорії до пам'яті, вони можуть швидко розробити організацію пошти, зустрічей та інших елементів Outlook.

Наприклад, тут наведений заголовок повідомлення електронної пошти в нашому поштовому ящику, ми позначили його у категорії Робота. Відтепер, якщо нам потрібно шукати це конкретне повідомлення, ми можемо використовувати категорії для фільтрації незв'язаних повідомлень.

Майте на увазі також, що ви можете швидко позначити завдання, повідомлення електронної пошти та інші елементи Outlook за допомогою категорії за замовчуванням, наприклад, на наступному знімку екрана. Тут ми позначили кілька завдань як ТЕРМІННИЙ, просто клацнувши на коробці в колонці CATEGORIES.

Зрозуміло, що категорії можуть бути дуже корисними, і вони в більшості випадків не є призначеними для Outlook. Навчіться ефективно використовувати їх, і ви зможете зберігати всі свої речі у відповідних областях категорій.

Простий пошук в Outlook

Давайте завершимо це, коротко розмовляючи про пошук елементів у Outlook. Ми маємо на увазі, що це головним чином стосується пошти, але пошук поширюється на всю програму. Коли ви натискаєте на панель пошуку, наприклад у папці "Вхідні" (або в іншій папці пошти), стрічка зміниться, щоб надати вам безліч інструментів пошуку.

Чому все це тут? Просто, чим більше способів пошуку повідомлення, тим краще ваші шанси його знайти. Дивіться тут на наступному скріншоті, ми натискаємо кнопку "Тема", і ми можемо заповнити відповідний простір тим, що ми хочемо, щоб предмет містив. У цьому випадку ми хочемо знайти будь-які теми, що стосуються роботи.

Зауважте, що спливаючі результати насправді є завданнями, які демонструють, як Outlook повертає результати пошуку з усього, що він зберігає.

Якщо ви зацікавилися максимальними пошуковими навичками в Outlook, ви можете швидко вирізати безлад, витративши трохи часу і спробувавши параметри стрічки пошуку. Пам’ятайте, що якщо ваші результати занадто широкі та різноманітні, ви завжди можете покращити область дії за допомогою відповідних інструментів "Обсяг".

Нарешті, якщо ви відчуваєте потребу в потужності та повному контролі над пошуком, спробуйте скористатися формою розширеного пошуку, натиснувши кнопку "Пошук інструментів" у розділі "Параметри"..

Використання форми "Розширений пошук" - це найкращий, безглуздий спосіб пошуку Outlook, але будь-який метод, який ви використовуєте, ми впевнені, що ви зрозумієте, як швидко знайти свої матеріали.

Параметри пошуку

Outlook працює з Windows Search, який ми написали цілий ряд на деякий час назад. Ці параметри впливають на пошук елементів у Windows та Outlook.

Зверніть увагу, що якщо ви натиснете кнопку "Параметри індексування ...", ви відкриєте панель керування параметрами індексування, де ви зможете налаштувати, як індексується програма Outlook індексатором пошуку. Решта цих варіантів стосуються, головним чином, результатів пошуку, наприклад, як вони відображаються та звідки відображаються результати.

Категорії та пошук - це дві невизначені функції, які ви можете додати до свого репертуару Outlook, що дуже приємно об'їде ваш досвід Office. Якщо ви широко використовуєте Outlook, і ви отримуєте багато електронної пошти, створюєте багато зустрічей у календарі або створюєте довгі списки завдань, важливо не тільки їх організувати, але й мати можливість шукати що-небудь, особливо якщо знаєте те, що ви шукаєте, є безцінним.