Фільтри пошти та система зірки

Сьогоднішній урок школи Geek розширить наше обговорення етикетки в Gmail, щоб включити фільтри, а потім перейти до відстеження важливих листів зі зірками.

ШКОЛА НАВІГАЦІЇ

1. Знайомство з Gmail
2. Мобільний додаток, складання пошти та розмови
3. Керування та мітки вхідних повідомлень
4. Фільтри пошти та система зірки
5. Додатки, підписи та безпека
6. Запрошення та відповіді на відпочинок
7. Використовуйте Gmail як список завдань
8. Кілька облікових записів, клавіатурних скорочень та віддаленого виходу
9. Використовуйте свій обліковий запис Gmail для доступу до інших облікових записів
10. Поради щодо потужності та лабораторії Gmail

Етикетки є чудовими, але їх можна використовувати набагато ефективніше, включаючи фільтри, тому повідомлення, які надходять на певні критерії, автоматично застосовують ярлик або мітки. Це значно допомагає в організації і може значно зменшити хаос вхідних повідомлень.

Створіть новий фільтр за допомогою вікна пошуку

Щоб створити новий фільтр, ми визначимо параметри пошуку в полі "Пошук" і створимо фільтр з пошуку. Для цього натисніть стрілку вниз у полі "Пошук".

Введіть критерії пошуку в полі параметрів пошуку. Ви можете шукати повідомлення від конкретної особи або всього домену (@ example.com), з певними словами в темі, а також з іншими умовами.

Щоб створити фільтр на основі цього пошуку, натисніть посилання "Створити фільтр із цим пошуком".

Відображаються параметри фільтра. Установіть прапорці, які вказують на те, що потрібно робити з повідомленнями, які відповідають критеріям пошуку.

Наприклад, ми завжди відзначали повідомлення, що надходять з вказаної адреси електронної пошти, за допомогою ярлика "Школа HTG" і завжди позначали ці повідомлення як "важливі". Ми також вирішили застосувати фільтр до всіх існуючих листів від цієї особи.

ПРИМІТКА. Якщо ви хочете, щоб ваші етикетки діяли як папки, ви можете вибрати "Пропустити папку" Вхідні (Архів) ", щоб автоматично переносити електронні листи на мітки після їх надходження. Це зберігає вашу електронну пошту більш організованою, хоча ви можете втратити важливе повідомлення, оскільки воно не з'явиться автоматично в папці "Вхідні".

Після встановлення критеріїв фільтрування натисніть "Створити фільтр".

ПРИМІТКА. Коли ви вирішите переслати повідомлення як дію у фільтрі, це вплине лише на нові повідомлення. Будь-які існуючі повідомлення, до яких застосовується фільтр, не будуть переадресовані.

З'явиться повідомлення про те, що ваш фільтр створено. Зверніть увагу на цей скріншот, що всі повідомлення від цієї особи позначені етикеткою "Школа HTG".

Повідомлення також автоматично позначені як важливі (значки тегів ліворуч від відправників заповнюються жовтим кольором).

Створення нового фільтра Використовуючи екран налаштувань

Також можна створити фільтр у розділі "Налаштування".

Перейдіть до екрана "Налаштування", як описано раніше, і натисніть посилання "Фільтри" у верхній частині.

Натисніть посилання "Створити новий фільтр".

Вкажіть критерії пошуку та фільтрації так само, як і в попередньому методі, і натисніть кнопку "Створити фільтр" у діалоговому вікні параметрів фільтра.

Замість того, щоб повертатися назад у папку "Вхідні", ви повертаєтеся на екран "Фільтри", а новий фільтр відображається в списку. Ви можете редагувати, видаляти або вибирати його для експорту (експорт фільтрів обговорюватиметься пізніше в цьому уроці).

Натисніть позначку "Вхідні", щоб повернутися до папки "Вхідні".

Використовуйте спеціальне повідомлення для створення нового фільтра

Також можна створити фільтр на основі існуючого повідомлення. Для цього виберіть повідомлення у списку повідомлень або на мітці.

Натисніть кнопку "Додатково" і виберіть "Фільтрувати такі повідомлення" у спадному меню.

Зверніть увагу, що поле "Від" у діалоговому вікні "Фільтр" заповнюється автоматично. Введіть будь-які інші необхідні критерії фільтра й натисніть "Створити фільтр із цим пошуком".

Вкажіть критерії фільтрації, вибравши параметри фільтра у наступному діалоговому вікні, як описано раніше.

ПРИМІТКА. Цей метод можна використовувати для налаштування фільтрів для автоматичного видалення небажаних листів під час їх отримання.

Застосувати той самий фільтр до багатьох відправників

Для керування повідомленнями з різних адрес електронної пошти можна використовувати один фільтр. Наприклад, ми можемо вказати, щоб позначати повідомлення від декількох людей етикеткою "Школа HTG". Для цього відкрийте діалогове вікно параметрів пошуку за допомогою стрілки вниз у полі "Пошук".

Додайте кожну адресу електронної пошти в поле "Від", відокремлене словом "АБО", і натисніть "Створити фільтр з цим пошуком".

Щоб застосувати ту саму мітку до повідомлень з будь-якої з цих адрес електронної пошти, встановіть прапорець «Застосувати позначку» та виберіть потрібну мітку зі спливаючого списку. Застосуйте будь-які інші дії для цього фільтра та натисніть "Створити фільтр".

ПРИМІТКА. Не забудьте встановити прапорець "Також застосувати фільтр до відповідних розмов", якщо потрібно застосувати цей фільтр до повідомлень, які ви вже отримали з цих двох адрес електронної пошти..

Експортувати та імпортувати фільтри

Тепер, коли ви дізналися, як налаштувати фільтри, ви, напевно, створили деякі дуже корисні фільтри, які ви можете використовувати в інших облікових записах Gmail. Ви можете експортувати фільтри з одного облікового запису та імпортувати їх до іншого.

Експортувати фільтр

Щоб експортувати фільтр, спочатку перейдіть до екрана «Фільтри» на екрані «Налаштування» (за допомогою кнопки «Налаштування»). Потім виберіть у списку фільтр, який потрібно експортувати, і натисніть "Експортувати".

ПРИМІТКА. Можна одночасно експортувати декілька фільтрів.

У діалоговому вікні «Зберегти як» перейдіть у потрібне місце для збереження фільтра. Фільтр зберігається як XML-файл із типовою назвою, яку ви можете змінити, якщо хочете, просто не забудьте залишити розширення як .xml і натисніть "Зберегти".

Тепер у вас є файл, який можна створити резервну копію, перенести на інший комп'ютер, поділитися з друзями або імпортувати в інший обліковий запис Gmail.

Імпортувати фільтр

Щоб імпортувати фільтр у свій обліковий запис Gmail, відкрийте вікно "Фільтри" на екрані "Налаштування" та натисніть посилання "Імпортувати фільтри".

У розділі "Імпортувати фільтри" натисніть "Вибрати файл".

ПРИМІТКА. Якщо ви передумали імпортувати фільтр, натисніть посилання "Скасувати імпорт".

У діалоговому вікні «Відкрити» перейдіть до розташування експортованого фільтра. Виберіть файл і натисніть "Відкрити".

Назва файлу відображається поруч із кнопкою "Вибрати файл". Натисніть "Відкрити файл", щоб відкрити файл і імпортувати фільтри.

Під час відкриття файлу фільтра з'являється повідомлення під полем «Пошук». Це може зайняти деякий час, залежно від кількості фільтрів у файлі.

Усі фільтри у вибраному файлі наведено у розділі "Імпортні фільтри". Виберіть фільтри, які потрібно імпортувати. Якщо ви хочете застосувати імпортовані фільтри до існуючих повідомлень електронної пошти (так само, як і при створенні нового фільтра), установіть прапорець "Застосувати нові фільтри до існуючої пошти" та натисніть "Створити фільтри".

Відкриється діалогове вікно, у якому відображається прогрес процесу створення фільтра. Створення фільтрів можна скасувати, натиснувши кнопку "Стоп".

Коли фільтри створено, вони відображаються у вашому списку на екрані "Фільтри".

Слідкуйте за важливими повідомленнями електронної пошти, використовуючи зіркову систему

Зоряна система Gmail дозволяє відзначати найважливіші повідомлення електронної пошти, щоб їх можна було легко знайти пізніше. За замовчуванням повідомлення із зірочкою позначені жовтою зіркою, але ви можете додати інші кольори та типи зірок.

Зірочки відображаються ліворуч від імені відправника в папці "Вхідні".

Додайте зірку до повідомлення

Щоб додати зірку до повідомлення у папці "Вхідні", натисніть піктограму зірки поруч із ім'ям відправника, як показано на малюнку вище.

Можна також додати зірку до повідомлення під час відкриття. Для цього натисніть значок зірки у правому верхньому куті повідомлення праворуч від дати. У розмовах вона буде праворуч від першого повідомлення у верхній частині розмови.

Щоб додати зірку до повідомлення, яке ви створюєте, натисніть стрілку "Додаткові параметри" в нижньому правому куті вікна "Створити"..

Наведіть курсор миші на опцію "Label", а потім виберіть "Add star" з підменю.

На етикетці "Надіслана пошта" відправлене повідомлення позначено зірочкою.

Використовуйте кілька конструкцій зірок на ваших повідомленнях

Gmail дозволяє використовувати кілька кольорів і типів "зірок", щоб диференціювати повідомлення один від одного.

Ця функція корисна, якщо потрібно позначити декілька повідомлень з різним рівнем важливості. Наприклад, ви можете використовувати фіолетову зірку для повідомлень, які потрібно знову прочитати, і червоний знак оклику для повідомлень, які потрібно переглянути.

Натисніть кнопку "Налаштування" і виберіть "Налаштування" у спадному меню. На вкладці «Загальні» перейдіть до розділу «Зірки». Перетягніть іконки з розділу "Не використовується" до розділу "Використовувати", щоб додати різні типи зірок. Якщо використовується кілька типів зірочок, клацніть піктограму зірочки поруч із повідомленням електронної пошти, перебираючи всі використовувані зірки. Якщо повідомлення відображається зірочкою під час відкриття, застосовується лише перший тип зірки.

Знайти повідомлення із зірочкою

Щоб переглянути всі повідомлення, позначені зірочкою, натисніть позначку "Зірком" на лівій стороні головного вікна Gmail. Ви також можете здійснювати пошук повідомлень із зірочкою, ввівши "is: starred" у вікні "Пошук".

Знайдіть повідомлення з певним типом зірки

Якщо для позначення повідомлень було використано декілька типів зірок, можна здійснити пошук певного типу зірочок. Для цього виконайте пошук за допомогою "має:" із назвою зірки (наприклад, "має: червоний-вибух").

Щоб дізнатися назву певної зірки, перейдіть на вкладку "Загальні" на екрані "Налаштування" і наведіть курсор миші на потрібний тип зірки. Назва зірки відображається у спливаючому вікні.

Існує також список назв зірок у темі довідки розширеного пошуку в довідці Gmail.

Зберігати повідомлення із зірочкою з основної вкладки

Якщо ви впорядковуєте папку "Вхідні" за допомогою вбудованих вкладок, згаданих раніше в цьому уроці, повідомлення з інших вкладок, позначених зіркою, також містяться на вкладці "Первинна". Якщо ви не хочете бачити повідомлення із зірочками з інших вкладок на вкладці "Первинна", ви можете вимкнути цю функцію.

Натисніть піктограму "+" праворуч від вкладок.

У діалоговому вікні "Вибір вкладок для ввімкнення" зніміть прапорець "Включити зірочку в основний" і натисніть "Зберегти".

Далі йде далі…

Ми зараз тут, в кінці Уроку 4, але вже ви на шляху до Gmail pro! Всього за чотири короткі дні ви тепер знаєте стільки, скільки вам потрібно знати, щоб дійсно зробити блищачу папку "Вхідні", і повідомлення тепер автоматично знайдуть шлях до позначених міток, не заповнюючи папку "Вхідні".

.