Відстеження змін, внесених до документа

Тепер, коли ви встановили шаблон для вашого документа в Уроці 1, і був написаний перший проект вашого документа, це час редагування. Якщо у документі співпрацює кілька осіб, можна скористатися функцією "Відстеження змін" у Word, щоб дізнатися, які зміни було внесено та хто їх створив..

1. Використання шаблонів для забезпечення спільного макета та форматування
2. Відстеження змін, внесених до документа
3. Використання коментарів для вказівки змін у документі
4. Обмеження та захист документів і шаблонів
5. Версії, порівняння та об'єднання документів

Коли ви змінюєте документ із увімкненим "Зміни доріжок", кожна зміна, внесена до документа, відображається як кольорова розмітка, кожному рецензенту присвоюється інший колір.

Видалений текст не зникає - він викреслений і доданий текст підкреслено. Це дозволяє переглядати всі зміни в документі перед тим, як зробити їх постійними, і вирішити прийняти або відхилити кожну зміну. Ми покажемо вам, як прийняти та відхилити зміни пізніше в цьому уроці.

У цьому уроці ми покажемо, як увімкнути функцію "Відстеження змін" і скористатися різними переглядами. Щоб переконатися, що інші рецензенти відстежують свої зміни, можна заблокувати функцію "Відстеження змін". Після внесення всіх змін необхідно переглянути кожну зміну. Ми покажемо, як прийняти та відхилити зміни. Налаштуйте функцію "Відстеження змін" за допомогою багатьох доступних варіантів.

Увімкніть відстеження змін

Щоб увімкнути "Відстеження змін", перейдіть на вкладку Огляд і натисніть "Відстеження змін. "

Коли увімкнено функцію “Track Changes”, кнопка відображається на синьому тлі.

Тепер будь-які зміни, внесені до документа, відображатимуться у вигляді кольорових позначок.

Змініть перегляд розмітки та приховані відстежені зміни

Коли ви вмикаєте "Відстеження змін", є різні способи перегляду розмітки. У перегляді "Усі розмітки" відображаються всі фактичні зміни у вашому документі, як показано вище. Це типовий вигляд для документів, відкритих за допомогою функції "Track Changes". Проте, якщо в документі багато змін, він може заплутати читати його з усіма показаними версіями.

Щоб покращити читабельність вашого документа, можна скористатися переглядом "Простий розмітки", який приховує складні розмітки. Зверніть увагу, що кожна зміна позначається вертикальною смугою ліворуч від тексту. Клацніть на цьому рядку, щоб перейти від режиму "Усі позначки" до вигляду "Просте розміщення".

ПРИМІТКА. Перемикання зображень розмітки впливає на всі відстежені зміни в документі, а не лише на ті, де ви клацнули по вертикалі.

Вигляд "проста маркування" приховує відстежені зміни в тексті і згортає коментарі (обговорені в Уроці 3) на маленькі повітряні кулі, а вертикальні смуги, що вказують відстежені зміни, відображаються червоним кольором. Натисніть на панель знову, щоб перейти до перегляду "Усі розмітки" та переглянути всі вбудовані відстежені зміни.

Можна також змінювати перегляди розмітки за допомогою розкривного меню "Показувати для перегляду" в розділі "Відстеження" вкладки "Огляд".

Окрім переглядів "Простий розмітки" та "Усі розмітки", ви також можете вибрати "Немає розмітки", щоб переглянути остаточну версію документа, як якщо б усі відстежені зміни були прийняті (ми обговоримо прийняття та відхилення змін пізніше цей урок) або “Оригінал”, щоб переглянути оригінальну версію документа. Параметри "No Markup" і "Original" приховують вбудовану розмітку.

ПРИМІТКА: Параметри “No Markup” і “Original” також допомагають під час друку документа, який позначив зміни в ньому. Якщо ви приховуєте відстежені зміни, вони не друкуються.

Показувати зміни у повітряних кулях замість Inline

За замовчуванням більшість ревізій відображаються вбудовано, а сам текст виділяється. Проте ви можете відображати виправлення в повітряних кулях, які переносять більшість ревізій на правий край. Це може зробити документ легшим для читання, а повітряні кулі надають більш детальну інформацію про деякі надбавки.

Щоб відобразити виправлення на повітряних кулях, перейдіть на вкладку "Огляд" і натисніть "Показати позначку" в розділі "Відстеження". Виберіть "Balloons" (Повітряні кулі), а потім "Show Revisions in Balloons" (Вибрати зміни в повітряних кулях) у спадному меню.

Більшість ревізій відображаються в області «Розмітка» в правій області. Однак будь-який доданий текст все ще відображається вбудовано.

Щоб знову переглядати розмітку, виберіть Повітряні кулі зі спадного меню "Показати розмітку", а потім виберіть "Показувати всі внесені зміни" або "Показувати лише коментарі та форматування на повітряних кулях".

ПРИМІТКА. Приховування відстежуваних змін не позбавляє їх. Ви повинні прийняти або відхилити кожну зміну, щоб повністю видалити їх, перш ніж розповсюджувати остаточний документ. Ми обговоримо прийняття та відхилення змін трохи пізніше в цьому уроці.