Додатки, підписи та безпека

У цьому уроці ми зосереджуємося на вкладеннях і способах, якими можна надати повідомлення електронної пошти персоналізованим підписом.

ШКОЛА НАВІГАЦІЇ

1. Знайомство з Gmail
2. Мобільний додаток, складання пошти та розмови
3. Керування та мітки вхідних повідомлень
4. Фільтри пошти та система зірки
5. Додатки, підписи та безпека
6. Запрошення та відповіді на відпочинок
7. Використовуйте Gmail як список завдань
8. Кілька облікових записів, клавіатурних скорочень та віддаленого виходу
9. Використовуйте свій обліковий запис Gmail для доступу до інших облікових записів
10. Поради щодо потужності та лабораторії Gmail

Ми закриваємо інформацію про те, як найкраще захистити дані вашого облікового запису, а також створити резервну копію даних на місці, щоб у вас завжди було, навіть якщо ви видалили свій обліковий запис.

Додатки

Додавання вкладення до електронної пошти в Gmail легко. Краще за все, за допомогою Gmail можна уникнути збентеження надсилання електронної пошти, якщо ви забудете прикріпити файл.

ПРИМІТКА. Повідомлення Gmail можуть мати розмір до 25 мегабайт (МБ). Якщо вам потрібно надіслати вкладення в повідомленні, яке перевищує 25 Мб, замість цього можна вставити файли з Диска Google. Кількість дозволених вкладень на одне повідомлення не обмежується, якщо ви не перевищуєте обмеження розміру 25 МБ.

Один із способів - натиснути “Прикріпити файли” в нижній частині вікна “Створити”.

Виберіть файли для додавання до повідомлення у діалоговому вікні "Відкрити". Одночасно можна приєднати кілька файлів, вибравши декілька файлів так само, як і в провіднику Windows. Натисніть "Відкрити", щоб приєднати вибрані файли.

Прогрес додавання файлів відображається внизу повідомлення.

Тепер, що, якщо ви забули прикріпити файли? Gmail не дозволить вам забути. Gmail розпізнає, коли ви написали певні фрази в тілі повідомлення, і перш ніж він надішле повідомлення, з'явиться нагадування.

Натисніть кнопку "Скасувати" та приєднайте файли до надсилання повідомлення.

Будь-яка з наступних фраз буде показувати нагадування про вкладення.

• додається
• див. додаток
• див
• до цього листа
• Я додав
• я прикріпив
• Я включив
• Я включив
• Вкладений файл

Використовуйте перетягування для підключення файлів

Ви також можете перетягувати файли на повідомлення, яке ви створюєте, щоб приєднати їх. Просто перетягніть файл з вікна Провідника до повідомлення, яке ви створюєте.

Налаштуйте підпис електронної пошти в Gmail Mobile

Підпис електронної пошти дозволяє автоматично включати кілька рядків контактної інформації (або будь-якої іншої інформації) в нижню частину кожного вихідного повідомлення електронної пошти, що дозволяє легко рекламувати свою компанію чи себе.

Gmail дозволяє налаштовувати підпис для включення до повідомлень, які ви створюєте.

Щоб налаштувати підпис, який буде автоматично додано до будь-яких повідомлень електронної пошти, які ви створюєте в Gmail, натисніть кнопку налаштувань і виберіть "Налаштування" у спадному меню. Залишайтеся на вкладці "Загальні", перейдіть до розділу "Підпис" і виберіть опцію нижче "Без підпису", щоб увімкнути функцію.

Введіть текст, який потрібно використовувати як свій підпис. Якщо у вас є логотип, ви можете вставити його як зображення з текстом або самостійно. Також можна додати гіперпосилання на текст у підписі, вибравши текст для посилання та натиснувши кнопку "Посилання" на панелі інструментів.

ПРИМІТКА. Якщо ви хочете додати зображення до підпису, потрібно використовувати зображення, яке доступне для загального доступу в Інтернеті. Наприклад, щоб використовувати логотип вашої компанії, ви зможете знайти його на сайті вашої компанії та скопіювати URL-адресу звідти. Для включення зображення до підпису потрібен веб-URL. Якщо зображення, яке ви хочете використовувати, ще не доступне в Інтернеті, ви можете використовувати сайти, такі як Blogger і Google Sites, щоб створити простий веб-сайт і завантажити його зображення. Або ви можете використовувати службу хостингу зображень.

У розділі "Посилання на" вкажіть, чи має посилання посилання на "Веб-адресу" або "Адреса електронної пошти". Введіть URL-адресу або адресу електронної пошти у полі "На яку URL-адресу слід перейти це посилання?". Якщо ви хочете перевірити посилання, щоб переконатися, що він працює, натисніть "Перевірити це посилання". Коли ви задоволені, натисніть кнопку "OK".

Посилання вставлено. Коли курсор знаходиться на будь-якому з пов'язаних тексту, відображаються додаткові параметри. Ви можете “Перейти до посилання”, “Змінити” посилання або “Видалити” посилання. Щоб приховати ці параметри, натисніть кнопку "X" у правій частині вікна або натисніть будь-який інший не пов'язаний текст у підписі.

Gmail автоматично вставляє два тире (-) над вашим підписом, відокремлюючи його від тіла повідомлення електронної пошти, як показано нижче.

Ви можете залишити без тире. Для цього виберіть "Вставити цей підпис перед цитованим текстом у відповідях і зніміть прапорець" - ", що передує йому". Зверніть увагу, що цей параметр також вставить ваш підпис перед цитованим текстом у відповідях.

Натисніть "Зберегти зміни".

Підпис можна редагувати або видаляти вручну, коли він вставляється в нове повідомлення.

Налаштуйте підпис електронної пошти в Gmail Mobile

У додатку Gmail для мобільних пристроїв можна налаштувати підпис для використання в програмі, окремому від налаштувань підпису в Gmail у веб-переглядачі.

Ми покажемо, як налаштувати підпис на телефоні Android. Щоб додати підпис до програми Gmail на телефоні Android, натисніть кнопку меню телефону та виберіть "Налаштування" у спливаючому меню.

На екрані "Налаштування" натисніть адресу електронної пошти для облікового запису, для якого потрібно встановити підпис.

Натисніть на опцію «Підпис» на екрані «Налаштування».

Введіть свій підпис у спливаючому діалоговому вікні "Підпис" і натисніть "OK".

ПРИМІТКА: Ви можете натиснути клавішу "Enter" у підписі, щоб розмістити текст підпису на декількох лініях, однак не можна додавати гіперпосилання до тексту в підписі в програмі Gmail.

Підпис на екрані "Налаштування" відображається під опцією "Підпис".

Натисніть кнопку "Назад" на своєму телефоні двічі, щоб повернутися до папки "Вхідні". Натисніть кнопку "Створити".

Ви визначили підпис автоматично додається до нового повідомлення електронної пошти.

Налаштуйте кілька підписів

Можна додати лише один підпис у Gmail. Однак існує можливість обійти це обмеження в браузері. Якщо вам потрібні декілька підписів у Gmail, ви можете створити додаткові підписи, використовуючи функцію "Консервовані відповіді" в лабораторіях Gmail.

Ми розглянемо цю функцію в Уроці 10, коли ми говоримо про додаткові функції в лабораторіях Gmail.

Збережіть свій обліковий запис і дані

Ми хочемо трохи переключити передачу для залишку цього уроку, щоб зосередитися на безпеці облікового запису та резервному копію даних. Оскільки у вашому обліковому записі Gmail зберігатиметеся багато свого життя (контакти, календарі, завдання тощо), необхідно знати, як зберігати його безпечно, у разі необхідності, як забезпечити збереження даних у разі , наприклад, ви коли-небудь вирішите видалити свій обліковий запис.

Захистіть дані за допомогою налаштувань облікового запису Google

Ви можете змінити пароль, параметри відновлення облікового запису та сповіщення в розділі "Безпека" розділу "Облікові записи".

Щоб отримати доступ до екрана «Облікові записи», натисніть кнопку «Налаштування» і виберіть «Налаштування» з розкривного списку. Натисніть "Облікові записи" у верхній частині екрана "Налаштування".

У розділі "Змінити налаштування облікового запису" можна змінити пароль, змінити параметри відновлення пароля та отримати доступ до інших налаштувань облікового запису Google.

Змініть свій пароль Gmail

Гарна ідея, щоб змінювати паролі час від часу, щоб запобігти несанкціонованому доступу до ваших онлайн-облікових записів, включаючи Gmail. Якщо ви підозрюєте, що хтось може отримати доступ до вашого облікового запису Gmail, негайно змініть пароль.

Щоб змінити пароль, відкрийте головний екран "Облікові записи", як описано вище. У розділі "Змінити настройки облікового запису" натисніть посилання "Змінити пароль".

На екрані "Змінити пароль" введіть "Поточний пароль", а потім знову введіть "Новий пароль" у розділі "Підтвердити новий пароль" і натисніть "Змінити пароль", щоб прийняти зміни.

Відновити або скинути пароль Gmail, якщо ви його забули

Якщо ви забули свій пароль Gmail, існує декілька способів відновлення або відновлення.

Перейдіть до розділу "Облікові записи" на екрані "Налаштування", як обговорювалося раніше. Натисніть посилання "Змінити параметри відновлення пароля" в розділі "Змінити налаштування облікового запису".

Використовуйте екран "Параметри відновлення облікового запису" для подальшого захисту вашого облікового запису Google та надання способів доступу до облікового запису, якщо ви забули свій пароль.

Ви можете надати номер "Мобільний телефон", щоб захистити свій обліковий запис, "Адреса електронної пошти для відновлення", що дозволяє Google зв’язатися з вами щодо змін у вашому обліковому записі, а також "Альтернативну адресу електронної пошти", яка містить іншу електронну адресу для відновлення, а також інший спосіб входу в обліковий запис Google.

Ви також можете присвоїти своєму обліковому запису "Безпечне питання", щоб надалі встановити, що це дійсно ваш обліковий запис, коли звертаєтеся до Google про це.

Внесіть потрібні зміни до параметрів відновлення облікового запису та натисніть "Зберегти" після завершення.

Отримайте додатковий рівень безпеки за допомогою двоетапної перевірки

У розділі "Безпека" на екрані "Облікові записи" також можна застосувати двоетапну перевірку до свого облікового запису, щоб забезпечити додатковий рівень безпеки за допомогою мобільного телефону..

У двох словах, коли ви вирішите додати до свого облікового запису Google двоетапну перевірку, після введення пароля Google надішле на ваш мобільний телефон числовий код. Потім ви підтверджуєте свою особу, ввівши код на наступному екрані, тобто другий крок.

Докладні відомості про налаштування цієї функції див. У статті про захист облікового запису Google за допомогою двоетапної перевірки.

Захистіть вашу конфіденційність за допомогою параметрів зовнішніх зображень

До теперішнього часу Gmail завжди запитував вас перед тим, як показувати зображення в електронних листах. Деякі відправники можуть спробувати використати зображення для доставки вірусів або шкідливих програм до вашого комп'ютера або мобільного пристрою, порушуючи його безпеку.

Станом на грудень 2013 року компанія Google змінила спосіб обробки Gmail зображеннями в електронній пошті. У вашому веб-переглядачі Gmail автоматично показуватиме зображення у ваших повідомленнях. Ця зміна розпочнеться до Gmail для Android і iOS "на початку 2014 року".

Проте повідомлення Gmail залишатимуться безпечними. Зазвичай зображення подаються безпосередньо з зовнішніх зовнішніх серверів. Однак тепер Gmail буде обслуговувати всі зображення через власні захищені проксі-сервери Google. Це захищає вас такими способами:

• Відправники не можуть використовувати завантаження зображень для отримання інформації, як-от ваша IP-адреса або місцезнаходження.
• Відправники не можуть встановлювати чи читати файли cookie у вашому веб-переглядачі.
• Gmail перевіряє ваші зображення на наявність відомих вірусів або шкідливих програм.

Gmail продовжуватиме сканувати всі повідомлення про підозрілий вміст, і якщо Gmail вважатиме відправника або повідомлення підозрілим або потенційно небезпечним, зображення не відображатимуться, і вас запитають, чи бажаєте ви переглянути зображення.

Таким чином, Google все ще несе відповідальність за безпеку зображень, отриманих через Gmail. За словами Google, "ваша електронна пошта тепер стане більш безпечною, швидшою і красивішою, ніж будь-коли."

Виберіть параметр Автоматично показувати зображення в налаштуваннях

Якщо ви не хочете, щоб зображення відображалися автоматично, ви все ще можете вибрати відображення зображень на основі окремих повідомлень.

Докладніше про цю функцію див. Нашу статтю про Geek, щоб дізнатися більше про цю функцію, а також про те, як змінити налаштування, щоб можна було окремо показувати зображення для кожного повідомлення окремо.

Резервне копіювання даних

Вас завжди вчили, що для створення резервних копій даних, таких як документи, примітки тощо, добре, так само як і для електронних листів, даних календаря та контактів.

Тепер у Gmail можна експортувати копії даних з різних продуктів Google, таких як календар і контакти, і ви скоро зможете експортувати копію повідомлень Gmail.

Кожна служба Google архівується в іншому форматі. Для отримання інформації про кожен з форматів, доступних для різних служб, див. Сторінку довідки Google.

Щоб архівувати дані Google, натисніть кнопку "Налаштування" і виберіть "Налаштування" у спадному меню та натисніть вкладку "Облікові записи" на екрані "Налаштування".

У розділі "Змінити настройки облікового запису" на екрані "Облікові записи" натисніть посилання "Налаштування облікового запису Google".

На екрані "Облікові записи" натисніть "Завантажити дані" в розділі "Обліковий запис".

На екрані "Завантажити копію даних" натисніть "Створити архів".

На наступному екрані можна вибрати продукти Google, для яких потрібно завантажити дані. Дотримуйтесь інструкцій на екранах, щоб створити свій архів.

Ви також можете натиснути посилання "Мої архіви" у верхньому правому куті, щоб отримати доступ до ваших архівів і завантажити їх на комп'ютер.

Резервне копіювання облікового запису Gmail за допомогою інших методів

Ви також можете використовувати інструмент з відкритим вихідним кодом під назвою GMVault для завантаження резервної копії вашого облікового запису Gmail. Це інструмент командного рядка, який можна використовувати в Windows, Linux і Mac OS X.

Якщо вам не зручно користуватися інструментом командного рядка, ви можете скористатися безкоштовним клієнтом електронної пошти Thunderbird для завантаження та резервного копіювання електронної пошти з облікового запису Gmail.

Якщо ви використовуєте Ubuntu, ми описали, як використовувати програму під назвою Getmail для резервного копіювання вашого облікового запису Gmail.

Ви навіть можете створювати резервні копії ваших повідомлень Gmail, автоматично пересилаючи їх на іншу адресу електронної пошти. Довідка Google описує, як це зробити. Зауважте, що цей метод буде лише резервного копіювання електронної пошти, яку ви отримаєте, а не відправленої пошти.

Далі йде далі…

Додавання додатків до повідомлень Gmail є нескладним і кращим, якщо ви забуваєте, система нагадає вам. Це гарна новина, особливо якщо ви додаєте шикарний професійний підпис, і ви не хочете збентежити себе, забувши включити файл.

Що ще важливіше, тепер у вас є краще розуміння доступних вам параметрів безпеки, і як найкраще зберегти свій обліковий запис, зберігаючи цілісність цінних даних.

На наступному уроці буде обговорено запрошення та відповіді на відпочинок, щоб ви ніколи не пропустили важливу подію, і ви зможете дозволити людям швидко дізнатися, коли ви не працюєте і коли повернетеся.