Як використовувати документи порівняння та комбінування в Word

Word має дві дійсно корисні функції, які майже ніхто не використовує: Порівняти документи і Об'єднати документи. Як випливають з їхніх назв, функції дозволяють або порівнювати два документи Word один з одним, або об'єднувати два разом.

Отже, коли вам коли-небудь знадобиться це? Якщо ви подібні до мене, то, мабуть, у вас є 20 різних версій вашого резюме, збережені в різних місцях протягом багатьох років. Іноді я трохи змінюю резюме для конкретної компанії, щоб підкреслити певний навик, а іноді я додав речі і просто зберег нову копію.

У всякому разі, було б добре, щоб швидко побачити різницю між моїм останнім резюме і старших, щоб побачити, якщо є щось, що я повинен додати до останнього або, можливо, видалити. У цій публікації я покажу вам, як можна використовувати ці дві функції, щоб швидко знайти відмінності між двома документами та об'єднати їх, якщо хочете.

Порівняти та об'єднати документи

У моєму прикладі я хотів побачити, яка різниця між моїм старим резюме, написаним у 2007 році, і останньою, оновленою в 2013 році. Для цього відкрийте Word, натисніть кнопку Огляд та натисніть кнопку Порівняйте.

Це викличе Порівняти документи у діалоговому вікні, де потрібно вибрати оригінальний документ і переглянутий документ.

Внизу, ви побачите цілий ряд налаштувань порівняння, які ви можете просто залишити всі перевірені. За промовчанням він також відображатиме всі зміни в новому документі, що краще, ніж переплутати оригінальні або переглянуті документи.

У новому документі буде відкрито декілька різних розділів: прокручуваний список змін у лівій частині, комбінований документ із усіма змінами у середині та двома оригінальними документами праворуч. Давайте уважніше розглянемо кожен розділ.

Як ви можете побачити тут, я видалив кілька речей і вставив пару інших рядків тексту. Якщо двічі клацнути будь-який з заголовків (Вставлений Асіем Кішоре або Aseem Kishore Видалений), вона перемістить курсор на точне положення документа.

У центрі ви побачите ці зміни в різних кольорах. За замовчуванням видалено все, що має перехід, і все, що червоне і підкреслене, додано до переглянутого документа. Все, що в зеленому кольорі, було переміщено. Місце, з якого його було переміщено, буде подвійним зеленим, а місце, де було переміщено, буде подвійним підкресленим зеленим кольором, як показано тут:

Нарешті, на правій стороні, ви побачите оригінальний документ у верхній частині та переглянутий документ нижче. Коли ви прокручуєте верхній документ, нижній слід за таким чином, що вони синхронізовані. Проте ви можете прокручувати нижню частину, незалежно від верхнього екрана.

Окрім цього перегляду, ви також можете видалити обидва вихідні документи з правої панелі, а потім показати балони, щоб легко побачити зміни. Щоб побачити, що я маю на увазі, йдіть вперед і натисніть на Порівняйте знову, потім увімкніть Показати вихідні документи і нарешті натисніть Сховати вихідні документи.

Тепер натисніть кнопку Показати позначку під кнопкою Відстеження і натисніть Повітряні кулі і потім Показати зміни у повітряних кулях.

Праворуч від документа ви побачите всі зміни з рядками, що надходять з документа. Це може полегшити перегляд усіх змін, якщо їх багато.

Зауважте, що якщо ви просто хочете побачити відмінності між документами, то вам дійсно не потрібно робити нічого іншого. Якщо ви хочете створити остаточний документ з цих двох документів, ви можете клацнути правою кнопкою миші на будь-яку зміну і вибрати Прийняти або Відхилити.

Після завершення ви можете зберегти новий документ з усіма внесеними змінами. Об'єднати документи в значній мірі точно так само, як і Порівняти. Якщо ви виберете комбінацію, ви отримаєте той самий діалог, де вам потрібно вибрати оригінальний і переглянутий документ.

Після цього ви отримаєте ту саму компонування, що й раніше, де ви бачите комбіновані зміни в середині. Знову ж таки, викреслений текст видаляється, додається червоний підкреслений текст, а зелений текст переміщується. Просто клацніть правою кнопкою миші на кожній зміні та виберіть, чи потрібно приймати або відхиляти кожну зміну. Після цього збережіть новий комбінований документ.

Загалом, це дійсно корисно для тих часів, коли у вас є декілька версій одного й того ж документа або коли кілька людей редагують один документ Word, і ви отримали кілька документів, щоб об'єднати їх у одну. Якщо у Вас виникли питання, не соромтеся коментувати. Насолоджуйтесь!