Як відстежувати зміни в Excel
Шукаєте спосіб відстеження змін, внесених до електронної таблиці Excel? Існує багато випадків, коли потрібно розповсюджувати файл декільком користувачам і відстежувати, які зміни було внесено. Можливо, вам слід відстежувати, коли було внесено зміни, хто вніс зміни, яка клітина зміни відбулася, і які дані було змінено.
Excel має вбудовані функції відстеження, які можуть обробляти всі вищезазначені випадки. Ви можете легко переглянути всі зміни безпосередньо на робочому аркуші, а також можете прийняти або відхилити кожну зміну. Є кілька моментів, які потрібно пам'ятати про функції відстеження Excel:
1. Увімкнення відстеження не означає, що ви можете повернути електронну таблицю в попередній стан, скасувавши зміни. Це в основному лог-файл, який записує все і все. Можна вручну відвідати, які дані було видалено або додано, але вам доведеться самостійно внести зміни до таблиці.
2. Увімкнення відстеження не означає, що кожна зміна, яку ви зробите, буде записана. Будь-які дані, що зберігаються в комірці, відслідковуються, але інші зміни, такі як форматування, не є. Інші зміни, які не відстежуються, включають приховування / відхилення рядків і стовпців, коментарів і значень комірок, які змінюються на перерахунок формули.
3. Зміна історії зберігається лише 30 днів за замовчуванням. Якщо ви внесете зміни до робочої таблиці Excel, а потім знову відкрийте книгу через 45 днів, ви зможете переглянути історію змін за всі 45 днів, поки не закриєте книгу. Коли ви закриєте його, будь-яка історія змін старше 30 днів не буде. Це означає, що наступного разу, коли ви його відкриєте, ви не зможете побачити зміни, які ви зробили за 45 днів до цього.
4. Щоразу, коли ви включаєте відстеження, робоча книга стає спільною робочою книгою. Це означає, що багато користувачів внесуть зміни до документа.
Тепер, коли ви знаєте основи того, як працює відстеження в Excel, давайте поговоримо про те, як увімкнути його, змінити налаштування та відстежувати зміни!
Увімкнення відстеження
Давайте підемо вперед і включимо перше відстеження. Відкрийте Excel і натисніть кнопку Огляд на стрічці. У правій частині вікна ви побачите опцію Відстеження змін під Зміни розділ.
Натисніть кнопку і виберіть Виділіть зміни. Ви отримаєте діалогове вікно, де вам потрібно відмітити цей параметр “Відстеження змін під час редагування. Це також надає доступ до вашої робочої книги.
Тут є декілька варіантів Коли, Хто, і Де. Для Коли, Все означає, що кожна зміна буде виділена. Ви також можете підсвічувати зміни з останнього часу збереження документа, починаючи з певної дати, або змін, які ще не були переглянуті.
Якщо ви перевіряєте Хто, ви можете відстежувати зміни, зроблені будь-яким, або зміни, зроблені всіма, окрім вас. The Де опція дозволяє відстежувати зміни лише для певної частини таблиці. Просто натисніть кнопку праворуч і виберіть діапазон осередків, на яких потрібно відстежувати.
Нарешті, ви можете скасувати перевірку Виділіть зміни на екрані , якщо ви не хочете, щоб інші знали, що ви відстежуєте зміни. За замовчуванням, коли ви починаєте відстеження та вибрано цей параметр, будь-яка змінена клітинка показуватиме маленьку стрілку у верхньому лівому куті, щоб вказати, що вона була змінена.
Також, якщо ви натиснете на змінену клітинку (з Виділіть зміни на екрані увімкнено), ви отримаєте невелике спливаюче вікно, яке показуватиме, з якого значення було змінено та змінено на і в який час. Якщо скасувати вибір опції Виділити зміни на екрані, цей маленький чорний трикутник не відображатиметься.
Так, наприклад, можна приховати зміни на екрані, не встановлюючи прапорець, надсилати файл кожному, хто має внести зміни, і коли ви отримаєте його назад, просто перейдіть до Відстеження змін і знову перевірте вікно.
Налаштувати відстеження
Наступним кроком є огляд налаштувань для відстеження та налаштування їх відповідно до ваших потреб. Для цього натисніть кнопку Частка робочої книги кнопка, розташована безпосередньо ліворуч від Відстеження змін кнопки. Натисніть на Додатково на вкладці Частка робочої книги відкриється діалогове вікно.
Тут ви можете змінити кількість днів для збереження історії змін на щось інше, ніж 30 днів. За замовчуванням зміни оновлюються, коли файл зберігається, але ви можете зробити це так, щоб воно виконувалося автоматично кожні кілька хвилин. Нарешті, ви можете вибрати, як ви хочете вирішувати конфлікти: або запитуючи, або просто даючи останню зміну під час збереження файлу.
Перегляд змін
Після ввімкнення відстеження та внесення деяких змін можна знову натиснути кнопку "Відстежити зміни", натиснути "Виділити зміни", і ви помітите, що Список змін на новому аркуші більше не сірим кольором.
Перевірте це і натисніть кнопку OK. Називається новий лист Історія буде додано, що дозволить вам переглядати всі зміни, внесені до цієї робочої книги.
У певний момент вам потрібно або затвердити, або відхилити зміни. Ви можете переглянути всі зміни, а потім вибрати, які саме ви хочете зберегти або відкинути.
Просто натисніть Відстеження змін знову і вибрати Прийняти / Відхилити зміни. Виберіть параметри, щоб вибрати, які зміни потрібно прийняти або відхилити. Якщо ви хочете переглянути всі зміни, просто залиште Коли перевірте та переконайтеся, що встановлено значення Не переглянуто.
Натисніть кнопку Гаразд і Excel почне показувати кожну зроблену зміну і надавати вам можливість Прийняти або Відхилити. Ви також можете Прийняти всі або Відхилити всі зміни, якщо хочете.
Якщо ви відхиляєте зміну, воно відразу повернеться до того, що було спочатку в цій комірці. Варто зазначити, що якщо інша осередок посилається на вміст відхиленої комірки, то це значення також змінюватиметься, коли вказане значення клітинки повернеться назад. Це може призвести до порушення формул і т.д., тому будьте обережні.
Це воно! Тепер ви можете легко відстежувати будь-які зміни, внесені до вашої електронної таблиці Excel, за допомогою вбудованої функції. Якщо у Вас виникли питання, опублікуйте коментар. Насолоджуйтесь!
