Як відокремити перші і останні імена в Excel

Якщо ви багато використовуєте Excel, ви, мабуть, зіткнетеся з ситуацією, коли ви маєте ім'я в одній клітині, і вам потрібно розділити ім'я на різні клітинки. Це дуже поширена проблема в Excel, і ви, ймовірно, можете виконати пошук Google і завантажити 100 різних макросів, написаних різними людьми, щоб це зробити для вас.

Однак, на цій посаді я покажу вам, як налаштувати формулу, щоб ви могли зробити це самостійно і зрозуміти, що відбувається. Якщо ви багато використовуєте Excel, то, мабуть, добре вивчити деякі більш просунуті функції, щоб ви могли зробити більш цікаві речі з вашими даними.

Якщо вам не подобаються формули та бажаєте швидше рішення, прокрутіть вниз до Текст до стовпців розділ, який вчить, як використовувати функцію Excel, щоб зробити те ж саме. Крім того, функція "Текст - стовпці" також краще використовувати, якщо у клітині потрібно розділити більше двох елементів. Наприклад, якщо один стовпець має 6 полів, об'єднаних разом, то за допомогою наведених нижче формул стане дуже брудним і складним.

Окремі імена в Excel

Щоб почати, давайте подивимося, як імена зазвичай зберігаються в електронній таблиці Excel. Найбільш поширеними двома способами я бачив ім'я прізвище за допомогою простору і прізвище, ім'я з комою, що розділяє два. Всякий раз, коли я бачив середній початковий, це зазвичай ім'я середній прізвище як нижче:

Використовуючи кілька простих формул і поєднуючи кілька з них разом, можна легко відокремити ім'я, прізвище і середнє початкове значення на окремі клітинки в Excel. Почнемо з вилучення першої частини імені. У моєму випадку ми будемо використовувати дві функції: ліворуч і пошук. Логічно ось що нам потрібно зробити:

Шукайте текст у комірці для пробілу або коми, знайдіть позицію, а потім вийміть всі літери ліворуч від цієї позиції.

Ось проста формула, яка виконує роботу правильно: = Вліво (NN, SEARCH ("“, NN) - 1), де NN - це клітина, в якій зберігається ім'я. -1 є для видалення додаткового простору або коми в кінці рядка.

Як ви можете бачити, ми починаємо з лівої функції, яка приймає два аргументи: рядок і кількість символів, які потрібно захопити, починаючи з початку рядка. У першому випадку ми шукаємо пробіл, використовуючи подвійні лапки і розміщуючи пробіл між ними. У другому випадку ми шукаємо кому замість простору. Отже, який результат для 3 сценаріїв, про які я говорив?

Ми отримали перше ім'я з рядка 3, прізвище з рядка 5 і перше ім'я з рядка 7. Велике! Отже, залежно від того, як зберігаються ваші дані, зараз витягнуто або ім'я, або прізвище. Тепер для наступної частини. Ось що ми маємо робити логічно зараз:

- Пошук тексту в комірці для пробілу або коми, знайти позицію і потім відняти позицію від загальної довжини рядка. Ось як виглядатиме формула:

= ПРАВО (NN, LEN (NN) -SEARCH ("“, NN))

Тепер ми використовуємо правильну функцію. Це також приймає два аргументи: рядок і кількість символів, які потрібно захопити, починаючи з кінця рядка, що йде вліво. Тому ми хочемо, щоб довжина рядка мінус положення простору або кома. Це дасть нам все праворуч від першого простору або коми.

Чудово, зараз у нас друга частина назви! У перших двох випадках, ви в значній мірі зробили, але якщо є середній початок в імені, ви можете бачити, що результат все ще включає прізвище з середнім початковим. Отже, як ми просто отримуємо прізвище і позбавляємося від середнього початкового? Легко! Просто знову запустіть ту ж саму формулу, що ми використовували для отримання другого розділу імені.

Таким чином, ми просто робимо інше право, і на цей раз застосовуємо формулу на комбіновану клітинку середнього початкового і останнього імені. Він знайде простір після середнього початкового значення, а потім візьме довжину мінус положення пробілу, кількість символів від кінця рядка.

Так що у вас є! Тепер ви розділили ім'я та прізвище на окремі стовпці, використовуючи кілька простих формул у Excel! Очевидно, що не кожен матиме такий формат тексту, але ви можете легко редагувати його відповідно до ваших потреб.

Текст до стовпців

Існує ще один простий спосіб, за допомогою якого можна розділити текст на окремі стовпці в Excel. Це призначений називається Текст до стовпців і це працює дуже добре. Це також набагато ефективніше, якщо у вас є стовпець, що містить більше двох фрагментів даних.

Наприклад, нижче я маю деякі дані, де один рядок має 4 частини даних, а другий рядок має 5 даних. Я хотів би розділити це на 4 колонки і 5 стовпців відповідно. Як ви можете бачити, спроби використання вищенаведених формул були б недоцільними.

У Excel виберіть спочатку стовпець, який потрібно розділити. Потім перейдіть і натисніть кнопку Дані та натисніть кнопку Текст до стовпців.

Відкриється майстер тексту до стовпців. На кроці 1 ви вибираєте, чи буде розділене поле або фіксована ширина. У нашому випадку ми виберемо Розмежовані.

На наступному екрані ви оберете роздільник. Можна вибрати з вкладки, крапки з комою, комою, пробілом або ввести користувацький.

Нарешті, ви вибираєте формат даних для стовпця. Зазвичай, Загальні працюватиме добре для більшості типів даних. Якщо у вас є щось конкретне, як дати, виберіть формат.

Натисніть Завершити і перегляньте, як ваші дані магічно розділені на стовпці. Як бачите, один рядок перетворився на п'ять стовпців, а інший на чотири стовпці. Функція Text to Columns є дуже потужною і може зробити ваше життя набагато простішим.

Якщо у вас є проблеми з розділенням імен не у форматі, який я мав вище, опублікуйте коментар із вашими даними, і я спробую допомогти. Насолоджуйтесь!