Форматуйте клітинки за допомогою умовного форматування в Excel

Якщо ви звикли використовувати старі версії Excel, параметри умовного форматування в Excel 2007, 2010 і 2013 вражають вас. Так чому ж ви хочете турбуватися з використанням умовного форматування? Ось кілька причин, чому я люблю використовувати цю функцію Excel:

1. Щоб зробити ваші дані більш візуально привабливими.

2. Зробити зрозуміліші електронні таблиці з першого погляду.

3. Визначити певні типи номерів для допомоги у вирішенні проблем.

4. Щоб допомогти вам зробити висновки з ваших даних.

5. Візуально відобразити користувачеві те, що є «хорошим» або «поганим», використовуючи зелений і червоний.

Тепер ви можете використовувати умовне форматування для форматування кожної клітинки діапазону на основі ваших власних критеріїв (і існує багато варіантів форматування). Наприклад, якщо у вас є лист прибутку, і ви хочете, щоб колір прибутку більше, ніж $ 200, як зелений, і всі прибутки менше, ніж $ 200, як жовтий, і всі втрати, як червоний, то ви можете використовувати умовне форматування, щоб швидко зробити всю роботу за вас.

Умовне форматування в Excel

Умовне форматування дозволяє швидко і легко форматувати значні обсяги даних, в той же час можна розрізняти різні типи даних. Можна створити правила для параметрів форматування, які дозволять Microsoft Excel автоматично форматувати для вас. Ви дійсно повинні тільки виконати три простих кроки.

Крок 1: Виберіть комірки, які потрібно форматувати.

Крок 2: Натисніть кнопку Умовне форматування в головному меню, в розділі Стилі.

Крок 3: Виберіть свої правила. Існує Виділіть правила комірок і Правила верхнього / нижнього рівня у верхній частині, що дозволяє робити порівняння зі значеннями. Для цього прикладу ми ввели три правила. Перша полягала в тому, що будь-яке значення, що перевищує $ 200, було зеленим.

Варто зазначити, що для порівняння набору даних з іншим набором даних можна також використовувати лише розділ Правила виділення клітин. Все інше буде просто використовувати один набір даних, який ви виділили, і порівняти значення один з одним. Наприклад, при використанні правила "Більше," я можу порівняти значення від A1 до A20 з певним числом або зрівняти з A1 до A20 з B1 до B20.

Така ж логіка застосовувалася до другого і третього правил. Друге правило полягало в тому, що щось між $ 0 і $ 200 було відформатовано жовтим. Третє правило полягало в тому, що щось менше $ 0 було відформатовано червоним кольором. Ось як виглядає частина готової електронної таблиці.

Якщо вам не подобаються ці параметри форматування, Excel має багато різних параметрів умовного форматування, з яких можна використовувати. Наприклад, можна вставити піктограми, такі як кольорові стрілки (Набори піктограм), гістограми, як у другому прикладі (Панелі даних), або навіть діапазон автоматично вибраних кольорів, як у останньому прикладі (Кольорові ваги). Ці три варіанти лише порівнюють значення з одного і того ж набору даних. Якщо ви вибрали значення A1 до A20, ці значення можна буде порівняти лише один з одним.

Якщо пізніше ви вирішите, що ви не хочете, щоб ваші клітинки були умовно відформатовані, вам потрібно лише очистити форматування. Для цього виберіть кнопку умовного форматування та виберіть Очистити правила. Потім виберіть, чи хочете ви очистити правила лише з вибраних комірок або з усього аркуша.

Крім того, якщо ви створили декілька правил, ви можете забути, які правила ви застосували до тих клітин. Оскільки ви можете застосувати багато правил до одного набору осередків, це може стати дуже заплутаним, особливо якщо хтось інший створив таблицю. Щоб переглянути всі правила, натисніть кнопку Умовне форматування і натисніть кнопку Керувати правилами.

Якщо до одного діапазону осередків застосовано більше одного правила, правила оцінюються в порядку від вищих пріоритетів до нижчих. За замовчуванням найновіше додане правило матиме вищий пріоритет. Ви можете змінити це, натиснувши на правило, а потім за допомогою кнопок зі стрілками вгору і вниз змінити порядок. Крім того, ви можете натиснути на випадаюче меню на самому верху і побачити правила для лише поточного вибору або для кожного аркуша робочої книги.

Існує також прапорець Зупинити, якщо вірно, про що я не буду детально обговорювати, бо це досить складно. Проте ви можете прочитати цю публікацію від корпорації Майкрософт, яка детально пояснює її.

Нові параметри умовного форматування Excel 2010

Майже все те ж саме в Excel 2010, коли мова йде про умовне форматування, яке було включено в Excel 2007. Однак є одна нова функція, яка дійсно робить її набагато більш потужною..

Раніше я згадував, що Виділіть правила комірок розділ дозволяє порівняти один набір даних з іншим набором даних в одній електронній таблиці. У 2010 році тепер ви можете посилатися на інший аркуш у тій же книзі. Якщо ви спробуєте зробити це в Excel 2007, це дозволить вам вибирати дані з іншого аркуша, але дасть вам повідомлення про помилку, коли ви намагаєтеся натиснути OK.

У Excel 2010 тепер ви можете зробити це, але це трохи складніше, тому я збираюся пояснювати його крок за кроком. Скажімо, у мене є два аркуші, і на кожному аркуші є дані від B2 до B12 за щось на зразок прибутку. Якщо я хочу побачити, які значення з B2 до B12 з аркуша 1 є більшими, ніж значення B2 до B12 аркуша 2, спочатку я б вибрав значення B2 до B12 у аркуші 1, а потім натисніть на Великий, ніж у розділі Правила виділення клітинок.

Тепер натисніть на кнопку посилання на клітинку, яку я показав вище. Поле зміниться, і значок курсору стане білим хрестом. Тепер натисніть на лист 2 і виберіть ТІЛЬКИ клітина В2. Зробіть НЕ виберіть весь діапазон від B2 до B12.

Ви побачите, що вікно тепер має значення = Лист2! $ B $ 2. Ми повинні змінити це на = Лист2! $ B2. В основному, просто позбутися від $ це буде до 2. Це дозволить зберегти стовпець фіксованим, але дозволить номер рядка змінитися автоматично. З будь-якої причини, це не просто дозволить вам вибрати весь діапазон.

Ще раз натисніть кнопку посилання на клітинку і натисніть кнопку OK. Тепер значення в аркуші 1, які перевищують аркуш 2, будуть відформатовані відповідно до вибраних параметрів форматування.

Сподіваюся, що все має сенс! Дивлячись на Excel 2013, не існує нових можливостей для умовного форматування. Як останню пораду, якщо ви вважаєте, що правила за умовчанням не збігаються з тим, що ви намагаєтеся виконати, ви можете натиснути кнопку Нове правило і почати з нуля. Що нового у створенні нового правила, це те, що ви можете використовувати формулу, щоб визначити, які клітини форматувати, що є дуже потужним.

Незважаючи на те, що умовне форматування виглядає порівняно легко і просто на поверхні, воно може стати досить складним залежно від ваших даних і ваших потреб. Якщо у Вас виникли питання, не соромтеся розмістити коментар. Насолоджуйтесь!