Що таке автоархівація в Outlook і як вона працює?
Якщо ви використовували інструмент очищення поштової скриньки, то ви побачили кнопку автоархівації, але ви можете бути обережні, як це працює і що він буде робити. Ось що він робить і як його можна використовувати.
Натискання кнопки автоархівації призводить до того, що процес переходить до всіх папок у Outlook і застосовує будь-які налаштовані правила автоархівування (не хвилюйтеся, правило автозавантаження за умовчанням не повинно робити жодних дій, тому натисканням кнопки). Але якщо ви хочете перенести свої старі елементи до архіву, де вони знаходяться поза межами, AutoArchive - це автоматизація процесу. Давайте перейдемо до його налаштування та запуску.
Як увімкнути автоархіву
По-перше, потрібно ввімкнути функцію автоархівації та вибрати її параметри. Перейдіть до Файл> Параметри> Додатково і натисніть кнопку "Налаштування автоархівації".
Поки вимкнуто опцію "Виконати автоархіву кожний" (що є стандартним), автозапис ніколи не запускатиметься.
Після того, як ви ввімкнете опцію "Запуск автоархівації кожного", всі опції тепер доступні.
На відміну від очищення папки, яка має одне вікно параметрів у параметрах файлів, а потім дозволяє запускати ці налаштування для будь-якої папки, яка вам подобається як ручне завдання, параметри автоархівації, наведені тут, є типовими. Кожна папка, у якій увімкнено функцію автоархівації, може використовувати ці налаштування за замовчуванням, або ви можете використовувати різні параметри для різних папок, якщо хочете. Ми розглянемо, як це зробити пізніше, але поки що давайте подивимося на налаштування за замовчуванням.
Як налаштувати автоархіву
Перше, що потрібно помітити, це те, що після того, як AutoArchive увімкнено, він буде працювати кожні 14 днів. Ви можете змінити це, використовуючи стрілки вгору та вниз або ввівши число в, і ви можете вибрати будь-яке значення від 1 до 60 днів. Ви можете ввести будь-який двозначний номер, але якщо він перевищує 60, Outlook відобразить повідомлення про помилку, коли ви натиснете кнопку "OK", і вам доведеться змінити значення, перш ніж ви зможете зберегти..
Наступний параметр - «Підказка перед автозапуском» дає вам вибір того, що програма Outlook покаже вам підказку перед тим, як відбудеться автоархівація. За допомогою цього рядка ви зможете переглянути налаштування або скасувати виконання цього завдання, якщо це потрібно.
Решта параметрів відносяться до того, які елементи будуть архівуватися, і що відбувається під час процесу архівування. Перший параметр тут - “Видалити елементи з терміном дії (лише папка електронної пошти)” - стосується повідомлень електронної пошти, на які було додано дату закінчення терміну дії. Це не впливає на завдання або події, навіть якщо ви включите функцію автоархівації для цих папок.
Решта налаштувань застосовується до всіх елементів, а не лише до електронної пошти. Це означає події календаря, завдання, примітки та записи журналу.
Припускаючи, що ви ввімкнули "Архів або видалити старі елементи", стандартні параметри для Outlook - переміщення елементів старше 6 місяців у новий, окремий файл .pst з назвою "Архів" (за замовчуванням) і зробить це видимим у панелі навігації. Outlook, так що ви можете отримати доступ до архівних елементів, коли захочете. Ви можете змінити значення "Очистити елементи старше" на що завгодно від 1 дня до 60 місяців, вибрати інший .pst файл для архівування елементів або вибрати "Постійно видаляти старі елементи".
Будьте обережні, що це видалення обходить папку "Видалені", а ваші елементи будуть повністю видалені з Outlook. Ви можете отримати доступ до нього на поштовому сервері, залежно від ваших налаштувань, але на це не варто покладатися. Виберіть цей параметр, лише якщо ви хочете видалити елементи назавжди.
Після натискання кнопки "OK" буде ввімкнено режим автоархівації. Він буде виконуватися у відповідності до вибраного вами значення "Запуск автоархівації кожної" (за замовчуванням кожні 14 днів), починаючи з сьогоднішнього дня. Тому, як тільки ви включите його, ви повинні очікувати, що він буде працювати досить швидко. У наших тестах потрібно було менше десяти хвилин між включенням і отриманням запиту, який повідомляв нам, що AutoArchive має працювати. Автоархівація запускається лише за замовчуванням у декількох папках, тому, якщо ви хочете, щоб вона працювала на певних папках - або ви хотіли б налаштувати, як вона працює на різних папках - продовжуйте читати.
Як увімкнути та налаштувати автоархіви для різних папок
Коли ви ввімкнете функцію автоархівації, вона запускається лише за замовчуванням у наступних папках:
- Відправлені
- Видалені елементи
- Календар
- Завдання
Якщо ви хочете, щоб він працював у будь-якій іншій папці, потрібно ввімкнути його для кожної папки (або вимкнути її в будь-якій з цих чотирьох папок, проти яких ви не хочете, щоб він запускався). Зробіть це, клацнувши правою кнопкою миші папку в області навігації та натиснувши "Властивості".
Також можна отримати доступ до властивостей папки, вибравши в стрічці Папка> Властивості папки. (Для папок, таких як Календар і Завдання, які не відображаються в області навігації, це єдиний спосіб отримати доступ до властивостей папки.) Також існує можливість перейти безпосередньо до налаштувань автоархівів, що заощадить вам крок після переглядайте властивості папки.
У вікні Властивості папки натисніть вкладку Автоархівація, щоб отримати доступ до налаштувань цієї папки.
Для більшості папок за замовчуванням буде увімкнено параметр "Не архів елементів у цій папці". Це означає, що під час запуску процесу автоархівації папка буде проігнорована і жодні елементи в ній не будуть заархівовані. Якщо ви бажаєте, щоб папка була включена, увімкніть опцію "Архівні елементи в цій папці, використовуючи параметри за промовчанням".
Крім того, якщо ви хочете, щоб параметри автоархівації для цієї папки відрізнялися від стандартних, увімкніть "Архів цієї папки за допомогою цих налаштувань" і змініть налаштування відповідно до ваших уподобань..
Якщо в будь-який момент потрібно повернути всі папки, щоб використовувати параметри за промовчанням, можна повернутися до файлу> Параметри> Додатково> Параметри автоархівації і натиснути кнопку "Застосувати ці налаштування до всіх папок зараз". Це дозволить увімкнути всі папки, у яких є "Архів цієї папки з використанням цих параметрів", щоб увімкнути "Архівні записи в цій папці, використовуючи стандартні параметри".
Після того, як налаштування автозавантаження за замовчуванням та налаштування в папці налаштовані так, як ви хочете, ви можете залишити процес, щоб спокійно працювати у фоновому режимі, звільняючи місце для вас і зберігаючи надто роздуті папки.
