Що таке BCC, і чому ти страшна людина, якщо не використовуєш її

Кілька зручностей у сучасному цифровому робочому процесі настільки широко доступні, але настільки широко ігноруються (або прямо зловживаються), як функція BCC електронної пошти. Якщо ви винні в тому, що ви зловживаєте або нехтуєте його владою (і є хороші шанси, що ви є), настав час покаятися і, у процесі, скоротити спам і захистити конфіденційність ваших друзів і сім'ї.

Що таке BCC і звідки вона прийшла?

У кожному клієнті електронної пошти є три слота адреси: TO, CC і BCC, які означають "доставити", "копіювати" і "сліпий копію" відповідно. Ці позначення є пережитком світу, який передував електронній пошті: фізичні листи та пам'ятки.

Наприклад, у ділових записках середини століття для первинного одержувача буде наявний слот TO, а для осіб, які потребують спілкування, але не первинних одержувачів, а також третій слот, BCC, особам, яким теж необхідно спілкуватися, але з будь-якої причини, їхня ідентичність буде відкинута з пам'яток, що були розіслані одержувачам в адресних місцях ТО і ЦК.

Після появи електронної пошти були скопійовані ті ж самі конвенції, що використовувалися в паперовій пошті та нагадуваннях, як з-за обізнаності, так і тому, що вони залишалися корисними, навіть якщо повідомлення більше не було фізично скопійовано та доставлено.

Якщо ці конвенції існували протягом десятиліть до появи електронної пошти і продовжували існувати в проміжні півстоліття або близько того, де тоді виникають проблеми? Існують дві форми неправильного використання БЦК: пасивно-агресивне сліпе копіювання (зловмисне формування неприємностей) і нехтування використанням сліпого копіювання для захисту приватного життя (проблеми, що виникають через незнання). Давайте подивимося, як і чому уникати кожного.

Скажіть "Ні" пасивно-агресивному сліпому вуглецевому копіюванню

Найгірше використання сліпої копії - пасивно агресивно заманити колегу. Такий тип зловживань BCC виникає, коли працівники вдаються до використання функції BCC як способу опосередкованого руйнування своїх колег, втягування їхнього начальника або іншим способом залучення до дисфункціональних робочих місць..

Зображення надано EC Comics. 

Працівник, наприклад, може поставити свого начальника як адресата BCC на електронний лист, який вони відправляють іншому працівникові, щоб їх начальник бачив, що вони спілкуються з іншим працівником або що інший працівник не відповідає певним зобов'язанням або термін. Таке спілкування з таємницею білкою, як правило, не схвалюється на робочому місці, і ми не збираємося підтримувати будь-яку поведінку, яка породжує дрібну і пасивну агресивну робочу середу..

Нашою єдиною порадою з цього питання є: Припиніть це.

Якщо ваш відділ кадрів чи ваш начальник явно приходить до вас і доручає вам BCC ваших повідомлень, ви повинні уникати цієї практики.

Якщо люди, які знаходяться за межами первинної комунікації, повинні бути у курсі, навіть вищі, найкраща практика полягає в тому, щоб включити їх як адресатів ЦК і повідомити адресатам ТО про те, хто був включений і з якої причини.

Це не тільки створює більш зріле діалогове вікно на робочому місці, але й допомагає уникнути особливо скрутної події: якщо ваш бос або інший одержувач BCC використовує функцію відповіді, вони фактично розкривають себе і показують, що вони були знайомі з вмістом. попередньої електронної пошти. Спробуйте пояснити, що один з колег, з яким ви обговорювали проти охолоджувача води.

На щастя, кількість людей, які зловмисно використовують функцію BCC, невелика, що призводить до тих, хто складає більшу частину зловживань: невідомі.

Друзі не друзять у вуглецевій копії

Якщо більшість людей не зловмисно використовують функцію BCC як частину кампанії психологічної війни проти своїх колег, то де це залишає нас? Це залишає нас з мільйони людей, які мимоволі нехтують навіть використовувати функцію BCC.

Зображення надано публічною бібліотекою Денвера, Західною історичною колекцією.

Чому BCC функціонує настільки важливо? Вона дозволяє відправляти повідомлення електронною поштою комусь, хто не бачить цього, кожен, хто отримує електронну пошту, ефективно захищаючи свою особисту інформацію. Ось приклад електронної пошти, надісланий з наших власних архівів електронної пошти:

Кожне блакитне розмиття у зображенні з фільтром конфіденційності вище - це адреса електронної пошти. У списку форвардних одержувачів, до яких ми були включені, не тільки було понад 40 адрес електронної пошти, але в перенаправленій електронній пошті (див. Вище) є два набори перехідних блоків, які включають 13 і 8 адрес електронної пошти відповідно. Це означає, що в повному обсязі листа є понад 60 адрес електронної пошти.

Тепер ви можете запитати себе: “А що? Що це має значення? ”Це має значення з кількох причин. У першу чергу, існує проста проблема конфіденційності та дотримання конфіденційності людей у ​​вашому списку контактів (будь то друзі, родичі чи ділові партнери) з повагою. Само собою зрозуміло, що люди, які стріляють вперед і масові повідомлення електронної пошти з десятками своїх друзів і партнерів, не поспішають особисто зв'язатися з кожним з цих десятків одержувачів і запитати, чи хотіли б вони, щоб їхня контактна інформація була доступна всім іншим. список адресатів. Це абсолютно неповага до передачі контактної інформації без дозволу даної особи.

Це стає ще більш неповажним і клопітним, більш різноманітним натовпом людей, якими ви є електронною поштою. Якщо ви надсилаєте електронною поштою десять осіб у невеликій громадській організації, яка вже знає один одного, проблема може бути спірною. Якщо ви викладач, і ви надсилаєте десятки (якщо не сотні) студентам деякі додаткові матеріали, раптом ви поділяєте особисту контактну інформацію багатьох людей з багатьма іншими людьми, з якими вони, можливо, не бажають поділитися.

Ще гірше, якщо хтось випадково потрапив до "Відповісти всім" на будь-яку з електронних листів, які ви розсилаєте з повністю завантаженими слотами TO і CC, кожна особа, що входить до первинного списку одержувачів, отримує відповідь. У кращому випадку, це відносно нешкідливі, але, безумовно, витрачає час всіх інших, оскільки вони відкривають електронну пошту, щоб побачити, що нового в дискусії. У гіршому випадку, як це неодноразово траплялося в корпораціях у всьому світі, електронна пошта може взяти на себе власне життя, оскільки сотні співробітників відповідають, сперечаються та іншим чином взаємодіють з електронною поштою. Така ланцюгова реакція може відповідати тисячам електронних листів і може навіть породити війни полум'я (в Тандем-комп'ютерах наприкінці 20-го століття існувала одна така полум'яна війна, яка тривала років).

По-друге, і з більшою практичною турботою для тих з вас, хто міг би піклуватися про хороший етикет електронної пошти і захист конфіденційності ваших друзів, ці види об'ємних електронних листів ненавмисно створюють акуратні списки адрес електронної пошти для зловмисного програмного забезпечення та спамерів. Якщо ваша адреса електронної пошти закінчується величезною електронною поштою, надісланою по всьому світу, ви можете бути впевнені, що десь по лінії ви потрапите до списку спаму. Що ще гірше, якщо хтось із користувачів, що потрапляють до вашого пересланого електронного листа, що знаходиться в надрах своєї поштової скриньки, потрапляє у зловмисне програмне забезпечення, яке повторюється через списки контактів і адреси електронної пошти, знайдені в папці "Вхідні", швидше за все, ви отримаєте зловмисне повідомлення знайти свій шлях до вас.

Використання BCC мудро

Якщо ви перебуваєте в останньому таборі, ті, хто ігнорує функцію BCC, ви, ймовірно, запитуєте себе, що ви можете зробити, щоб уникнути конфіденційності та безпеки, які ми описали вище. Не хвилюйтеся, як тільки ви усвідомлюєте, наскільки жахливо ігнорувати функцію BCC, стає очевидним те, що потрібно зробити, щоб вимити себе від попередньої поганої поведінки електронною поштою.

По-перше, і, перш за все, ви починаєте, запитуючи себе: "Чи дійсно мені потрібно надіслати це повідомлення всім у моєму списку контактів? Тридцять з них? Будь-яка з них? ”Відповідь на ці запитання для більшості листів: Ні. Ні, вам не потрібно підривати особисту електронну пошту або пересилати всім у вашому списку контактів..

По-друге, коли ви робити Знайдіть себе з легітимною причиною відправляти електронною поштою багато людей одночасно. Як, наприклад, ви переходите до нового постачальника послуг електронної пошти або хочете відправити свою нову поштову адресу до сотень ваших друзів і родичів, єдиною належною річчю, яку потрібно зробити, це помістити їхні адреси в слот BCC. Це гарантує, що всі золи масового відправлення TO / CC видаляються: адреси електронної пошти всіх одержувачів залишаються приватними, немає жодних шансів на бота-спам або шматок шкідливого ПЗ на одному комп'ютері одержувача, який збирає електронний лист іншого одержувача, і якщо хто-небудь з них повинен відповісти вам, щоб задати питання чи подібне, вони не будуть підірвати своє запитання чи коментарі кожній іншій особі.

BCC підвищує конфіденційність, підвищує безпеку та скорочує обсяг папки "Вхідні", яку повинні проходити ваші друзі та партнери. Немає абсолютно ніяких підстав уникати його використання, коли це так само просто, як розміщення адрес в іншому слоті адреси.