Використовуйте умовне форматування для виведення важливих повідомлень Outlook

Outlook дозволяє створювати та налаштовувати види папок різними способами, наприклад, додавання та видалення стовпців або групування та сортування повідомлень. Ви також можете застосувати правила, щоб повідомлення Outlook відображалися по-різному на основі їх властивостей (наприклад, відправника, рядка теми або мітки часу). Це називається умовне форматування. Давайте подивимося, як це працює.

Оновлення: Один з наших читачів звернув увагу на те, що умовне форматування доступне лише для Windows і Outlook ні версії macOS. Дякую, Крісті!

Починаємо

Щоб розпочати налаштування умовного форматування, перейдіть у меню Перегляд> Параметри перегляду.

Ви також можете отримати доступ до розширених налаштувань перегляду, клацнувши правою кнопкою миші на голову папки та вибравши команду "Параметри перегляду".

У вікні Додаткові параметри перегляду можна налаштувати перегляд папок. Натисніть кнопку "Умовне форматування".

Це приведе вас до вікна умовного форматування, яке ви будете використовувати для налаштування різних правил форматування повідомлень.

Елементи, які відображаються у списку "Правила для цього перегляду", є типовими правилами, які містять непідготовлений перегляд папок. Наприклад, ви можете бачити, що "Непрочитані повідомлення" відображаються жирним шрифтом, синій шрифт Segoe UI розміром 11 пунктів.

Як працюють правила

"Правила" - це умови, яким має відповідати повідомлення для Outlook, щоб застосувати форматування. У правилах за замовчуванням, наприклад, правило "Непрочитані повідомлення" активується, коли повідомлення позначено як непрочитане. Коли це правило активоване, Outlook використовує жирний, синій, 11-точковий шрифт Segoe UI для його відображення.

Outlook застосовує правила у верхній частині списку. Правила вище в списку мають перевагу над правилами нижче. Як це працює на практиці? Припустимо, у вас є два правила, один у верхній частині списку, який змінює шрифт на зелений, і один нижче у списку, який змінює шрифт на червоний. Якщо повідомлення відповідає умовам обох правил, шрифт буде змінено на зелений, оскільки це правило вище в списку - правило, яке встановлює червоний шрифт, ігнорується.

З правилами за замовчуванням можна змінювати лише шрифт. Ви не можете видалити стандартні правила або перемістити порядок навколо або змінити умови правила. Ви можете вимкнути правила за умовчанням, хоча, знявши їх із списку "Правила для цього перегляду".

Як додати нове правило

У вікні умовного форматування натисніть кнопку "Додати". До списку буде додано нове правило під назвою "Без назви". Дайте своєму правилу назву і натисніть кнопку "Умова".

Вікно "Фільтр" дає змогу визначитися з умовою або умовами, якими має відповідати пошта, щоб бути відформатованими.

Ми просто збираємося використати простий приклад, щоб він шукав повідомлення, надіслані "Rob Woodgate" і містив слово "Outlook" у полі "Тема"..

Для цього спочатку натисніть кнопку «Від», яка відкриє адресну книгу, і виберіть контакт.

Потім додаємо «Outlook» в поле «Пошук слова», переконуючись, що параметр «Тільки для поля» вибрано з розкривного списку «В». Після завершення натисніть кнопку "OK".

Повернувшись до умовного форматування, натисніть кнопку «Шрифт».

Ми збираємося робити повідомлення, що відповідають фільтру, який ми налаштували, відображатися фіолетовим і напівжирним. Встановіть ваш, як ви хочете, натисніть кнопку "ОК", натисніть кнопку "ОК" ще раз, щоб закрити вікно умовного форматування, а потім ще раз закрити вікно додаткових параметрів перегляду..

Правила застосовуються негайно. Ви можете побачити нижче, що повідомлення, що відповідають нашим умовам, тепер є сміливими і фіолетовими.

Це лише простий приклад - можна додати безліч умов, навіть дуже складних. Повернувшись до цього вікна фільтра, ви можете перейти на вкладку "Додаткові варіанти", щоб побачити купу додаткових умов, які ви можете вибрати.

Тут ви можете вибрати відповідність повідомлення:

• Її було призначено певну категорію
• Це читання або непрочитане
• У ньому є вкладення або немає вкладень
• Він позначений як високий, нормальний або низький пріоритет
• Це було позначено вами, ким-небудь іншим, ніким, або позначено як завершене
• Текст, який ви шукаєте, повинен відповідати випадку
• Це особливий розмір, більший або менший, ніж конкретний розмір, або між двома розмірами

Перейдіть на вкладку "Додатково", і ви зможете створити складні умови.

Вкладка "Додатково" дозволяє вибрати будь-яке поле з будь-якого місця в Outlook і вибрати умову, яку потрібно відповідати. Це може бути досить простим, наприклад, відповідність відправника до точної адреси, але у вас є багато варіантів вибору. Припустимо, ви хочете, щоб ваше правило відповідало отриманим електронним листам. Натисніть кнопку «Поле», наведіть вказівник на пункт «Поля дати / часу», а потім натисніть кнопку «Отримано».

Натисніть спадне меню "Умова", щоб вибрати стан.

Вибір набагато більше, ніж ви могли б очікувати:

• У будь-який час
• Вчора
• Сьогодні
• Завтра
• За останні 7 днів
• У наступні 7 днів
• Минулого тижня
• Цього тижня
• Наступного тижня
• Останній місяць
• Цього місяця
• Наступного місяця
• Увімкнено
• На або після
• На або раніше
• Між
• Існує
• Не існує

А інші поля, які ви можете вибрати, пропонують подібні кількості варіантів.

Виберіть стан, додайте значення та натисніть кнопку "Додати до списку".

Ви можете додати стільки умов, скільки хочете. Щоб дати вам деяке уявлення про те, скільки полів є, ось перегляньте лише меню "Всі поля".

Меню "Усі поля контактів" містить понад чотири стовпці параметрів, тому багато хто з них не міг поміститися в розумний знімок екрана. Таким чином, ми не збираємося проходити через кожну з полів і умов, але тепер ви знаєте, де вони знаходяться і як їх використовувати.

Ви можете налаштувати декілька умов у правилах, щоб отримати речі настільки специфічними, як вам подобається. Хочете, щоб повідомлення Outlook відображалися червоним шрифтом 16pt, якщо вони з певного контакту, отриманого за останні сім днів, містять певне слово в темі, і включити вкладення? Не проблема.

Як видалити правило

Якщо ви створили правило, і його більше не потрібно, його легко видалити. У вікні умовного форматування виберіть правило, яке потрібно видалити, і натисніть кнопку "Видалити". Пам'ятайте, що ви можете видаляти лише створені вами правила, а не вбудовані за замовчуванням правила Outlook.

Ви можете додати стільки умов, скільки хочете, і мати якомога більше правил. Як ми показали вам раніше, як тільки ви отримали правила умовного форматування, налаштуйте потрібний спосіб, а потім скопіюйте його в іншу папку або всі папки, якщо хочете.