Проста система конвертів для ведення фінансових звітів

Фото Оллілі

Не турбуйтеся про те, що ви не маєте часу вводити всі свої фінансові операції у складну таблицю або програму. Система конвертів для ведення фінансових звітів є малозабезпеченою, економічно ефективною і легко реалізовується за короткий час. Все, що вам потрібно - це деякі конверти, гумка, ручка, точилка, маркер, коробка для зберігання, година наприкінці місяця, і всі квитанції місяця.

Система конвертів є простим і цікавим способом зберегти, організувати і зберегти ваші квитанції і зберегти надійну фінансову документацію.

Крок 1: Збережіть всі ваші квитанції протягом місяця

Протягом місяця отримуйте квитанцію про кожну зроблену покупку. Якщо касир не дасть вам квитанцію, не забудьте запитати. При здійсненні покупок в Інтернеті негайно роздруковуйте квитанції. Якщо ви можете, роздрукуйте їх на тонкому папері та відформатуйте, щоб вони були подібні за формою та розміром до звичайних квитанцій.

Зберігайте квитанції в гаманці, поки вони не почнуть переповнюватися, а потім скидайте їх у призначений конверт вдома. Обов'язково позначайте конверт на зразок "Поточні квитанції" та зберігайте їх у безпечному, легкодоступному місці.

Крок 2: Організуйте свої квитанції наприкінці місяця

Перш ніж ви зможете зберігати свої записи у впорядкованому порядку, потрібно організувати квитанції. А перш ніж ви зможете їх організувати, потрібно завершити кожний квитанцію окремо.

Перегляньте кожну з них та виділіть:

• Дата
• Загальна витрачена сума (або відшкодована)
• Тип транзакції (наприклад, готівка, дебетова, чекова, подарункова картка)

Переконайтеся, що використовується світлий підсвічування, щоб чорнило з квитка все ще відображалося. Деякі квитанції мають дуже світлі чорнила, які зникають після висвітлення. У цьому випадку просто виділіть під інформацією прямою лінією так, щоб вона не просочувалася в інформацію.

Після підсвічування запишіть нотатки безпосередньо на квитанції, якщо потрібно:

• Зверніть увагу на податкові витрати, які можуть бути пов'язані з бізнесом або на благодійність
• Примітка повертає, чому вони були зроблені, скільки грошей було повернено, і нові чисті суми
• Позначте будь-які квитанції, де не відразу видно, де було зроблено покупку, кому вона зроблена або чому вона була зроблена
• Запишіть будь-які інші нотатки, які допоможуть вам зберегти кращі записи, можливо зробити майбутній прибуток, бюджет у майбутньому, і бути кращим споживачем (наприклад, відзначивши, як використання певного купона заощаджувало вас, коли велика продаж відбувався, і т.д. )

Якщо ви виявите, що на окремому квитанції немає достатньо місця, щоб взяти ці нотатки, то запишіть їх на невеликий аркуш паперу і зшийте до задньої частини відповідного квитанції. Переконайтеся, що на самому квитанції написано нагадування для посилання на додаткові нотатки на наступній сторінці.

Ось як має виглядати завершене квитанція (зверніть увагу, що вона є основним продуктом для інших квитанцій під ним):

Після того, як ви зробите нотатки, організуйте партію в хронологічному порядку і зшийте її. Також можна використовувати скріпку для паперу. Це не має значення, якщо замість цього використовуйте зворотний хронологічний порядок (з останніми квитанціями на вершині), але що б ви не вибрали - зберігайте його послідовним. В іншому випадку вам буде важко знайти окремі квитанції пізніше, коли вам доведеться перемикатися між двома різними системами замовлення.

Крок 3: Зберігайте ваші квитанції за допомогою конвертів і коробок

Після того, як ви підготуєте щомісячну партію квитанцій, помістіть її в конверт. Можливо, вам доведеться скласти кілька надходжень, щоб партія вмістилася. Розгляньте кольорове кодування конверта на сезон або місяць, якщо це допоможе вам залишатися організованим.

Потім закрийте конверт (не закриваючи його) і переверніть його. Використовуйте чорну або темну фарбу для маркування конвертів. Дотримуйтеся наведеного нижче прикладу з місяцем і роком у верхньому лівому кутку або міткою, з якою вам легше працювати.

Після того, як ви зібрали більше одного місяця, складіть конверти разом у хронологічному порядку (зберігайте їх у відповідності до замовлення, яке ви маєте для фактичних квитанцій). Покладіть гумку навколо пучка.

Наприкінці року ви отримаєте всі свої фінансові записи в дванадцяти конвертах. Протягом декількох років ви збираєте кілька пакетів.

Зберігайте пакети конвертів у коробці. Тримайте коробку в безпечному і легко доступному місці. З часом ви можете накопичувати кілька коробок, які будуть легко складати і зберігати. І в будь-який час, коли вам потрібно посилатися на свої фінансові документи, їх легко знайти і отримати доступ.

Це ідеально підходить для використання візуально привабливого вікна, що відображає ваші фінансові цілі. Коробка на прикладі нижче демонструє зручні стільці на розслаблюючій пляжній сцені, оскільки більше часу на відпочинок є одним з показників фінансового успіху.

З простою у впровадженні системою конвертів, ви можете зберегти всі ваші фінансові записи в одному місці з невеликими труднощами. І ви можете зберегти це задоволення, використовуючи кольорові ручки, маркери та конверти, а також візуально привабливий ящик, який підтримує вас у фінансовому успіху!