Підготуйте свій документ Word для масового розповсюдження

Цю гостьову статтю написав Аскар, який працює за технологічним сайтом DemoGeek.

Якщо ви працюєте в команді або коли ви маєте справу з клієнтами, ви можете переконатися, що ви поширюєте свої документи належним чином, щоб інформація в документі доходила до потрібної аудиторії та дотримувалася конфіденційність інформації.

У Word 2007 є функція, за допомогою якої ви можете офіційно підготувати свій документ Word для належного розповсюдження до групи людей або навіть до осіб з певним фактором довіри.

Підготовка

Запустіть Word 2007 і створіть потрібний документ.

Після того як ви задоволені документом і готові розповсюджувати, пауза на мить перед натисканням програми електронної пошти та виконайте такі прості кроки, щоб отримати готовий документ для розповсюдження. Майте на увазі, що ці кроки є ізольованими і що це означає, що ви можете вибрати і вибрати кроки, які ви хотіли слідувати.

Натисніть на Кнопка Office і натисніть кнопку "Підготуйте». Є 7 різних варіантів, які ви повинні бачити. Я поясню кожну з цих опцій, щоб ви могли вибрати правильну комбінацію варіантів для ваших вимог до дистрибуції.

Властивості документа

Першим у списку є “Властивості параметр, за допомогою якого ви можете ввести метадані про документ.

Можна ввести ім'я автора документа, назву, тему, ключові слова, категорію, статус і коментарі.

Деякі з них можна переглянути через Файл >> Властивості діалог.

Пам’ятайте, що після завершення документу ви не зможете побачити ці властивості, але до тих пір ви зможете пов’язати властивості з документом, щоб інші могли отримати уявлення про документ перед його відкриттям.

Перевірте документ

Другий варіант у списку - це “Перевірте документ”). У рамках підготовки до розповсюдження документа ви можете перевірити документ на коментарі, виправлення, позначки, чорнило анотації. Ви можете перевірити приховані метадані або будь-яку особисту інформацію, збережену з документом. Можна перевірити будь-які користувацькі XML-дані, які зберігаються разом з документом. Ви також можете перевірити будь-яку інформацію про заголовки, колонтитули та будь-які водяні знаки. Нарешті, ви також можете перевірити будь-які приховані тексти в документі.

Виберіть параметри перевірки, які ви хотіли б переконатися, перш ніж розповсюджувати документ і коли ви натискаєте кнопку "Перевірте"Кнопка Word перевірить документ і повідомить вас про будь-які пункти, які він знайде під час перевірки.

Елементи, які потребують вашої уваги, будуть позначені знаком оклику, і ви зможете повторно перевірити, якщо хочете.

Шифрувати документ

Третім у списку є “Шифрувати документ”). Виберіть цей варіант, якщо ви хочете, щоб документ переглядався лише певними користувачами, яким ви довіряєте. Вона дозволяє шифрувати документ паролем за вашим вибором, і користувачі повинні ввести цей пароль для перегляду документа.

Виберіть пароль, який можна поширити на групу. Моя порада - не вибирати пароль, який ви особисто використовуєте, а пароль, який ніхто не може використовувати для відстеження ваших онлайн-облікових записів або будь-яких конфіденційних облікових записів, які ви використовуєте особисто.

Підтвердьте пароль ще раз. Паролі чутливі до регістру і не забудьте зберегти / запам'ятати пароль, оскільки немає можливості відновити пароль, якщо ви забули, і немає можливості відкрити файл, якщо ви забули пароль.

Після шифрування ви зможете побачити, що пункт меню має невеликий колір фону, який вказує, що цей документ зашифровано.

Коли люди у вашій групі розсилки намагаються відкрити зашифрований документ, їм буде запропоновано ввести пароль.

Без пароля вони взагалі не зможуть відкрити документ.

Обмежити дозвіл

Четвертим у списку єОбмежити дозвіл”). Ви можете скористатися параметром "Обмежити дозвіл", щоб обмежити те, що люди можуть робити з документом. Якщо документ є чутливим, можна скористатися пунктом «Обмеження дозволів», щоб обмежити їх редагування, копіювання та друк документа.

Обмежити Дозвіл використовує клієнт управління правами Windows для реалізації обмежень.

Можливо, вам буде запропоновано встановити Управління правами Windows інструмент. Не хвилюйтеся, встановіть його, це з надійного джерела. Після установки ви зможете налаштувати те, що люди можуть робити з документом.

Додайте цифровий підпис

П'ятий у списку - цеДодайте цифровий підпис”). Цифрові підписи забезпечують цілісність документа. Подумайте про цифрові підписи як паперову підпис, але зробіть це в електронному вигляді для зручності. Коли документ має цифровий підпис, це означає цілісність і довіру документа. Це стане в нагоді, якщо ви поширюєте документ на дуже велику групу аудиторії.

Натисніть "Додайте цифровий підпис"" І слово "Word" запропонує вам відкрити діалогове вікно для пошуку постачальників цифрових підписів на ринку Office.

На сайті Office Online Marketplace ви зможете знайти постачальника цифрового підпису, який можна використовувати для підписання документа.

Запустіть перевірку сумісності

Давайте перейдемо до останньої опції "Запустіть перевірку сумісності" спочатку. Якщо ви використовували певні функції, специфічні для Word 2007, і якщо ви підозрюєте, що ваша аудиторія може використовувати старі версії Word, можливо, ви захочете запустити перевірку сумісності, щоб переконатися, що ваш документ може читатися всією аудиторією.

Word 2007 запускатиме набір попередньо визначених перевірок сумісності, і якщо він виявить будь-які проблеми з сумісністю, він перерахує їх у вищевказаному діалоговому вікні, якщо не добре перейти до останнього кроку перед поширенням документа.

Позначити як фінал

Це має бути останній крок, який ви хочете виконати, перш ніж розповсюджувати документ у групі. Як назва позначає цю дію буде позначено документ як весь набір для розповсюдження.

Оскільки це призведе до значних змін у документі, вам буде запропоновано переконатися, що ви хочете позначити документ як остаточний.

Після того, як документ буде позначено як Остаточний, документ не може бути відредагований і буде очищений від будь-яких доказів, коментарів тощо.

Фіналізовані документи отримують нову піктограму на панелі стану, яка більше схожа на гумовий штамп на папері.

Отримання підготовленого до розповсюдження документа може допомогти уникнути деяких очевидних помилок, які ви робите при розповсюдженні документа великій групі людей. Вам не потрібно виконувати всі кроки; скоріше, ви можете вибрати, який саме ви бажаєте. Word 2007 є достатньо гнучким, щоб робити те, що ви просите його робити під час підготовки документа для розповсюдження.

Я сподіваюся, що ви знайдете це корисним, і я сподіваюся, що ви скористаєтеся можливостями Word 2007 для правильного оформлення документа перед розповсюдженням. Якщо у вас є які-небудь питання або коментарі, будь ласка, повідомте мені про це в коментарях.