Як використовувати правила для керування електронною поштою Outlook.com

Якщо ви є користувачем Outlook.com, можливо, вам буде цікаво дізнатися, що налаштування правил керування вхідними та вихідними електронними листами може зробити ваше життя набагато простішим.

Які правила?

У своїй найпростішій формі правила Outlook - це дії, які ваш обліковий запис електронної пошти буде автоматично виконувати на основі вказаних вами вказівок. Є дві основні категорії правил, які можна створити. Це організаційні правила та правила на основі сповіщення. Ці правила не мають зворотної дії, а це означає, що вони застосовуватимуться лише до непрочитаних повідомлень.

1. Упорядковуйте свої електронні листи - ці правила зосереджені на поданні та організації повідомлень на основі відправників, ключових слів та папок у вашому обліковому записі Outlook. Це корисно для розміщення електронних листів у відповідних папках або категоріях.
2. Keep current - ці правила надсилатимуть вам сповіщення на основі ваших вхідних повідомлень. Це корисно, якщо ви хочете отримувати сповіщення про нові повідомлення електронної пошти на мобільні пристрої.

Створення нових правил у Outlook.com

Після входу до облікового запису електронної пошти Outlook.com натисніть кнопку "Налаштування", а потім виберіть параметр "Керувати правилами", щоб створити нове правило.

Тепер натисніть кнопку "Створити", щоб створити своє перше правило. Як бачите, існують два основні розділи. Зліва ви призначите умову або декілька умов для визначення електронних листів, до яких буде застосовуватися ваше нове правило. У правій частині ви зможете визначити, які дії буде виконувати Outlook.

У цьому прикладі ми оберемо два з дев'яти умов, яким має відповідати електронна пошта, а також дві з восьми дій.

УМОВИ ДІЇ

Спочатку ми натискаємо на посилання умови, щоб додати другу умову. Скажімо, будь-які електронні листи від "[email protected]", які мають слово "apple" у рядку теми, повинні бути надіслані в папку під назвою "Apple Emails" і повинні бути віднесені до категорії "ВАЖЛИВО !!!"

Зробіть це, відредагувавши правило, доки два розділи не будуть виглядати на зображенні нижче.

Нарешті, натисніть кнопку "Створити правило" і дайте йому вступити в силу. Відтепер будь-які електронні листи від [email protected], які містять слово apple в них, будуть класифіковані як важливі і перенесені до папки "Apple Emails"..

Якщо ви хочете змінити будь-яке з раніше створених правил, вам потрібно лише натиснути на правило і відредагувати його у вікні, що з'явиться. Щоб видалити правило, просто натисніть невеликий кошик поруч із правилом.

Створити правила з повідомлень електронної пошти

Сторінка "Керувати правилами" - не єдиний спосіб створити правила для ваших електронних листів. Крім того, якщо ви хочете створити правило на основі отриманого електронного листа, просто знайдіть його в папці "Вхідні" і клацніть правою кнопкою миші на ньому. Далі виберіть параметр «Створити правило».

Крім того, ви можете натиснути на повідомлення електронної пошти, щоб відкрити його та створити правило, вибравши опцію з меню "Розширене меню".

Як тільки ви зробите це, ви побачите спливаюче вікно, як показано нижче, в якому ви можете налаштувати правило за потребою.

Організація правил

Важливо пам'ятати, що Outlook.com автоматично вибиратиме правила, які Ви визначаєте, та реалізовувати їх на основі порядку, у якому вони відображаються у вашому списку правил. Ось чому важливо організувати свої правила за їх порядком важливості. Просто клацніть стрілками вгору і вниз поруч із правилами, щоб помістити їх у порядок у міру необхідності.

Обмеження правил

Тепер, коли ви знаєте, як створювати та впорядковувати свої правила, потрібно знати, що існують певні обмеження правил у веб-застосунку Outlook.com. Існує обмеження кількості правил, які можна створити. З деяких причин вам призначено лише 64 Кб для правил Outlook.com. Немає остаточної відповіді про те, скільки правил ви можете створити, оскільки розмір правил буде змінюватися залежно від довжини правила та кількості умов і дій, які ви визначили. Після досягнення ліміту Outlook.com повідомляє, що більше не можна створювати правила. Це коли вам потрібно буде консолідувати правила або видалити старі правила, які більше не потрібні.

На додаток до обмеження кількості правил, які ви можете створити, якщо ви також використовуєте настільну програму Microsoft Outlook з правилами, ви можете отримати попередження, що ваші правила конфліктують з правилами на робочому столі програми. Потрібно двічі перевірити, щоб переконатися, що ви можете вимкнути конфліктуючі правила або видалити їх, якщо це необхідно.

Вітаємо, тепер ви знаєте багато про що потрібно знати про створення, маніпулювання та використання правил у Microsoft Outlook Web App. Отримайте задоволення від керування цифровою комунікацією з легкістю на Outlook.com.