Як використовувати функцію порівняння Microsoft Word

Якщо ви працюєте в колективній команді працівників або просто працюєте з кількома переглядами власної роботи, важливо відстежувати додаткові зміни. У Microsoft Word можливість порівняти кожну різницю в двох майже ідентичних документах вбудована в інструмент порівняння. Ось як його використовувати.

Спочатку відкрийте Word і будь-який файл документа. (Це може бути один з тих, які ви порівнюєте, інший документ повністю, або просто порожній проект.) Натисніть вкладку «Огляд» у верхній частині екрана, щоб відкрити меню стрічки, а потім натисніть кнопку «Порівняти »- вона буде поруч з правою частиною меню.

Натисніть кнопку «Порівняти», якщо відкриється інше меню. Потім у новому вікні виберіть два документи: документ «Оригінал» (або раніше), а також документ «Переглянуто» (або пізніший). Якщо ви не бачите в спадному меню, натисніть піктограму папки праворуч, щоб перейти до документа за допомогою браузера файлів.

У розділі "Зміни міток з" можна встановити примітку, яка допоможе вам відстежити, яка різниця належить до якого документа. Тут я збираюся позначити міну «пізніше», оскільки це остання редакція рукопису. Ви можете додати тег до переробленого документа, але ви можете перемикатися між ними за допомогою піктограми з двома стрілками.

Натисніть кнопку "Додатково", щоб переглянути додаткові параметри. Більшість із них є очевидними, і всі параметри ввімкнено за замовчуванням. Зверніть увагу на опцію "Показати зміни в", яка показує індивідуальні зміни за один символ (дуже повільно) або одне слово за один раз.

Натисніть "OK". Word відкриє складний вигляд панелей в одному документі. Зліва направо у вас є деталізований список змін, повний перегляд документа "Переглянуто" з червоними позначками на лівому полі, що вказують на зміни, і подвійну панель, що показує оригінальні та змінені документи. Прокручуючи колесо миші, можна прокручувати всі три первинні панелі одночасно, але ви можете використовувати смуги прокрутки праворуч від кожного, щоб прокручувати окремі панелі до кожного.

Панель Revisions є найбільш корисною. Він показує кожну зміну, те, що було видалено, і те, що було додано, по порядку від верху документа до дна. Це фантастичний спосіб побачити відмінності в тексті і форматування з першого погляду. Натискання будь-якої з позицій у панелі "Перегляд" миттєво прокрутить інші панелі до відповідної позиції. Акуратний!

Після того, як ви скористалися вкладкою Revisions, щоб знайти певну ревізію, можна клацнути правою кнопкою миші на відповідному тексті на центральній панелі. Натисніть "Accept" (Прийняти) або "Reject" (Відхилити) (за яким йде відповідна дія), щоб зберегти або скасувати зміни відповідно.

Цей порівняний документ можна зберегти як окремий файл, який не впливає на документи, які ви переглядаєте. Просто натисніть Файл> Зберегти як і збережіть його як будь-який інший документ Word.

Зауважте, що функція порівняння недоступна, якщо один з документів має захист паролем або його зміни захищені в Word. Цю установку можна змінити в окремих документах, натиснувши Огляд> Відстеження змін.