Як використовувати очищення поштової скриньки для очищення папок Outlook від сміття

Очищення поштової скриньки в Outlook - це набір інструментів, призначених для позбавлення від сміття з поштової скриньки. Ви можете використовувати його для перегляду розміру вашої поштової скриньки, очищення елементів автоматично за розміром і датою, а також виконувати кілька інших функцій. Давайте пройдемося через них і подивимося.

По-перше, потрібно відкрити інструмент. Зайдіть у меню Файл> Інструменти та натисніть Очищення поштової скриньки.

Є кілька доступних інструментів, і ми почнемо з перегляду кількості даних у вашій поштовій скриньці.

Перегляньте розмір поштової скриньки

Ваша поштова скринька Outlook складається з папок-папки "Вхідні", "Надіслані", "Архів", і тому відомості про розмір папок допомагають побачити, де всі ваші електронні листи. Щоб дізнатися про це, натисніть "Переглянути розмір поштової скриньки".

Це відкриє вікно Folder Size (Розмір папки), яке показує розмір кожної папки. За замовчуванням вона відкривається на вкладці Місцеві дані. Місцеві дані - це дані, які зберігаються на вашому комп'ютері у файлах .pst та .ost.

У стовпцях відображається назва папки, розмір і загальний розмір (розмір якого включає будь-які підпапки). Найкраща частина цього перегляду полягає в тому, що вона показує вам папки, які ви зазвичай не вважаєте, наприклад, календар. Якщо у вас є кілька років зустрічей і запитів на зустрічі, ви можете легко отримати пристойний кілобіт в календарі, який можна очистити, видаливши старі події.

Щоб побачити розмір папок на поштовому сервері, перейдіть на вкладку "Дані сервера". Під час першого відкривання цієї вкладки може знадобитися деякий час для заповнення даних. Це пов'язано з тим, що Outlook зв'язується з сервером Exchange, запитуючи дані про ваші файли (які обчислюються на льоту), а потім завантажуючи та показуючи результати.

Кожен наступний раз, коли ви відкриваєте цю вкладку, видобування даних буде набагато швидше, оскільки Exchange має лише виконати аналіз різниці, і більшість папок не змінюють розміру. Після завантаження вкладки ви побачите розміри папок на сервері Exchange. Це може бути не таким, як розмір на вкладці "Локальні дані", оскільки Outlook не обов'язково завантажує всі повідомлення на ваш комп'ютер.

Наприклад, на вкладці "Мої дані" "Загальний розмір папки" Архів "становить 116805 кб, але на вкладці" Дані сервера "загальний розмір 363399 кб - різниця в 246594 кб (265 Мб). Це дуже багато пошти, не видно в локальних даних. Що відбувається?

За промовчанням Outlook зберігає лише певну кількість повідомлень на вашому локальному клієнті, щоб переконатися, що ваша електронна пошта не займає багато місця. На комп'ютерах з жорстким диском, що перевищує 64 Гб (більшість із них на сьогоднішній день), Outlook зберігатиме електронні листи лише з минулого року на вашому комп'ютері. Старіші листи зберігаються на сервері електронної пошти, і ви можете отримати до них доступ. Можна завантажити старіші повідомлення електронної пошти та змінити це значення за умовчанням, якщо потрібно. Майте на увазі, що ви можете змінити стандартне значення для завантаження менше пошту, так що якщо ви боретеся за простір, ви можете змінити стандартне значення від 1 року до 6 місяців (або менше).

(Примітка. Це стосується лише облікових записів, які використовують сервер Microsoft Exchange, наприклад, Hotmail, live.com, O365 і деяких корпоративних облікових записів. Якщо ви використовуєте Outlook для завантаження пошти від інших постачальників, таких як Google або Yahoo, це налаштування ігнорується пошта завантажується.)

Тепер, коли ви знаєте, скільки даних містять ваші папки, ви можете розставити пріоритети, які з них ви очистите.

Шукає стару або велику пошту

Якщо у вас є пошта в різних папках, ви можете здійснювати пошук по всій поштовій скриньці для старих або великих листів.

Це дуже корисно, якщо ви хочете знайти повідомлення з великими вкладеннями, які можна або видалити, або перейти з Outlook на жорсткий диск або хмарний сервіс. Наприклад, якщо ви хочете знайти всі листи розміром понад 5 МБ, можна змінити поле "Знайти елементи більші за" до 5000 кб, після чого натисніть кнопку "Знайти"..

Стандартна панель пошуку Outlook повертається зі списком листів щонайменше 5 МБ.

Ці результати повертають лише електронні листи, але ви можете змінити поле "Вигляд" на будь-який тип файлу, якщо ви хочете, щоб надати більш широку мережу.

З результатів пошуку можна відкрити кожне повідомлення електронної пошти та видалити їх або видалити вкладення. Не забудьте зберегти вкладення перед видаленням або видаленням, якщо потрібно зберегти їх.

Розпочинає автоархіву

Ви можете встановити автоматичні параметри для кожної окремої папки в Outlook, що ми розглядали раніше як частину більш широкого погляду на те, щоб Outlook працював безперебійно. Якщо ви налаштували правила автоархівування, ви можете вимкнути їх у засобі очищення поштової скриньки, натиснувши кнопку "Автоархів".

Цей процес обертається всіма папками в Outlook і застосовує будь-які правила автоматичного архівування, які ви налаштували. Якщо ви не встановили жодних налаштувань, ви, можливо, будете стурбовані випадковим натисканням цієї кнопки, але не хвилюйтеся - правило автозавантаження за умовчанням - нічого не робити.

Переглянути та очистити видалені елементи

Якщо ви хочете "пом'якшити видалення" вашої пошти, перемістивши їх у папку "Видалені", і ви рідко її видаляєте, ця опція для вас.

Примітка: Деякі люди люблять використовувати свою папку "Видалені" як свого роду архів, кидаючи речі там і ніколи не спорожнюючи папку. Це не дуже гарна ідея, тому що існує багато способів легко видалити папку "Видалені". Замість цього, якщо потрібно зберегти повідомлення, налаштуйте архів!

Натисніть "Переглянути розмір видалених елементів", щоб дізнатися, скільки місця видалити видалені елементи, а потім зробіть глибокий вдих і натисніть "Порожній".

Це видалить усі елементи з папки "Видалені". Якщо це вас лякає, то будь-яким способом займіть деякий час, щоб спочатку перенести будь-які важливі листи до вашого архіву, але ви повинні регулярно очищувати видалені елементи та ні використовувати його як архів.

Переглянути та видалити повідомлення конфліктів

Останній варіант очищення поштової скриньки - видалення конфліктних повідомлень. Це повідомлення електронної пошти, які Outlook вважає конфліктними з існуючою електронною поштою, оскільки вони мають однакову інформацію заголовка. Як правило, це викликано тимчасовими проблемами синхронізації з сервером Exchange, і ви повинні мати можливість видаляти ці повідомлення без проблем. Щоб дізнатися, чи є у вас папка "Конфлікт", натисніть кнопку "Переглянути розмір конфліктів", щоб переглянути відфільтровану версію вікна "Розмір папок"..

Якщо там є якісь повідомлення електронної пошти, закрийте вікно "Розмір папки", а потім натисніть кнопку "Видалити" у вікні очищення поштової скриньки..

Це інструмент очищення поштової скриньки. Це не особливо кричуще, але він ефективний і корисний.