Як перевірити читаність вашого запису в Microsoft Word або Outlook

У Microsoft Word і Outlook вже давно з'явилася можливість переглядати статистику "читабельності" для того, що ви пишете, так що ви знаєте, наскільки просто або складно ви пишете. Це допоможе забезпечити достатню читаність творів для цільової аудиторії.

У старих версіях Word ця функція була лише одним кліком на панелі стану. У версіях, що починаються з 2013 року, спочатку потрібно ввімкнути цю функцію, а потім запустити перевірку правопису та граматики.

Перевірка орфографії та граматики в Word та Outlook відбувається в Панелі перевірки, і пропонують досить твердий спосіб перевірки документів. Є деякі кращі надбудови для перевірки граматики для Office, але навіть якщо у вас є включені, вам все одно доведеться ввімкнути вбудовану перевірку граматики, щоб мати можливість використовувати статистику читаності. Чи варто це дійсно залежить від вас. І якщо ви не заперечуєте, що перевірка граматики активна, але просто не хочете відволікатися на підрядку під час роботи, ви завжди можете вимкнути перевірку орфографії та граматики під час введення тексту.

Як включити статистику читання

Щоб отримати доступ до статистики читання в Word, спочатку потрібно ввімкнути функцію. У програмі Word перейдіть на вкладку Файл і натисніть кнопку Параметри. У вікні "Параметри" виберіть вкладку "Перевірка". Увімкніть прапорці "Перевірити граматику з правописом" і "Показати статистику читаності". Після завершення натисніть ОК.

Процес подібний в Outlook. Перейдіть на вкладку Файл і натисніть кнопку Параметри. У вікні "Параметри" виберіть вкладку "Пошта", а потім натисніть кнопку "Перевірка орфографії та автовиправлення".

У вікні "Параметри редактора" виберіть вкладку "Перевірка". Увімкніть прапорці "Перевірити граматику з правописом" і "Показати статистику читаності", а потім натисніть кнопку OK.

Зауважте, що в обох програмах Word і Outlook можна скасувати вибір варіантів перевірки орфографічних і граматичних помилок під час введення тексту, якщо ви виявили, що це відволікає увагу.

Як переглянути статистику читання

Тепер, коли ви ввімкнули читання статистики, перевірка оцінки читаності документа або вибору тексту є простим. Все, що вам потрібно зробити, це перевірити правопис і граматику. Можна вибрати певний текст для перевірки або переконатися, що нічого не вибрано для перевірки всього документа. Запустіть перевірку орфографії та граматики, натиснувши кнопку F7 або натиснувши кнопку "Перевірка" в рядку стану в нижній частині вікна.

Виконайте перевірку правопису та граматики, і, коли ви закінчите, з'явиться вікно статистики читання.

У вікні відображаються основні статистичні дані, такі як підрахунок слів і символів, а також деякі середні значення, такі як речення за абзацом. У розділі читабельності ви побачите дві оцінки: Flesch Reading Ease і Flesch-Kincaid Grade Level. Обидва оцінки базуються на формулах, які враховують середню довжину пропозиції (ASL) і середні склади на слово (ASW).

• Легкість читання Flesch. Цей показник оцінює читабельність вашого тексту за 100-бальною шкалою, причому більш високі оцінки легше читати. Результати від 0 до 60, як правило, розглядаються як рівень випускника коледжу або коледжу і досить важко читати. Результати від 60 до 80 років вважаються досить простими для читання та написання простою англійською мовою. Більшість професійних документів потрапляють у цей діапазон. Більш високі оцінки, ніж 80, вважаються легкими для дітей.
• Рівень класу Флеш-Кінкейд. Цей показник оцінює читабельність тексту на основі рівня шкільної школи США. Оцінка 4,0, наприклад, означає написання, яке може бути зрозумілим для четвертого класу. Більшість професійних документів потрапляють десь в діапазоні 7,0-11,0.

І якщо вам подобається знати математику за речами, формула, яка використовується для визначення Flesch Reading Ease score, це:

206.835 - (1.015 x ASL) - (84,6 x ASW)

Формула, що використовується при визначенні рейтингового рівня Flesch-Kincaid:

(.39 x ASL) + (11,8 x ASW) - 15,59

І це все! Це проста функція для ввімкнення та використання, і, хоча ви не можете базувати все, що ви пишете, на оцінках читабельності, вони все ще можуть бути зручним інструментом для того, щоб переконатися, що ви потрапляєте в потрібну аудиторію за допомогою вашого листа.