Як зберегти електронні листи (та інші елементи) як файли в Microsoft Outlook

Ви можете зберігати електронні листи, контакти та зустрічі Outlook як окремі файли. Збереження цих елементів допоможе вам отримати більш швидкий і легкий доступ до них пізніше. Це зручний спосіб створювати резервні копії або обмінюватися певними повідомленнями або просто робити їх легко доступними.

Як зберегти повідомлення електронної пошти як файл

По-перше, давайте розглянемо, як зберігати повідомлення як файли в Outlook. Це може бути корисним, якщо ви хочете створити резервну копію електронної пошти на комп'ютері (або скопіювати її на інший комп'ютер), або якщо ви хочете використовувати це повідомлення як шаблон для майбутніх повідомлень пізніше.

Почніть з відкриття повідомлення, яке потрібно зберегти. У вікні електронної пошти натисніть на меню "Файл" на стрічці.

Виберіть команду "Зберегти як".

У меню "Зберегти як" перейдіть до місця, де потрібно зберегти файл, а потім введіть ім'я файлу. За промовчанням Outlook називає його темою повідомлення, але ви можете змінити її на те, що хочете.

Ви також можете зберегти повідомлення як різні типи файлів, використовуючи випадаюче меню "Зберегти як тип". Типовим є формат повідомлення Outlook. Якщо ви оберете, ви можете просто двічі клацнути файл, щоб знову відкрити його в Outlook. Проте є кілька інших варіантів:

Тільки текст: Коли ви зберігаєте повідомлення як файл "Тільки текст", ви просто зберігаєте слова, а не форматування або зображення.
Шаблон Outlook: Збереження повідомлення як шаблону Outlook означає, що ви можете застосувати форматування до майбутніх повідомлень електронної пошти. Коли ви відкриваєте файл, Outlook створює нове повідомлення з вмістом файлу, який потім можна надіслати та надіслати на його шляху.
HTML: Збереження повідомлення як документа HTML означає, що ви зберігаєте свою електронну пошту для перегляду на веб-сторінці. Ви зможете відкрити повідомлення в будь-якому веб-переглядачі.
MHT: Файл MHT - це архівний файл веб-сторінки. Як і файл HTML, він призначений для перегляду в веб-браузері. На відміну від файлу MHT, файл HTML зберігає весь текст, код, зображення та інші носії в одному файлі.

Після завершення натисніть кнопку "Зберегти".

І ваше повідомлення тепер збережено як файл.

Як зберегти повідомлення електронної пошти у форматі PDF

Ви також можете зберегти свою електронну пошту у форматі PDF, використовуючи вбудований в принтер Microsoft Microsoft Office. Збереження у форматі PDF - це чудовий спосіб зберегти резервну копію повідомлення, яке ви зможете прочитати з належним форматуванням.

У вікні повідомлення клацніть меню «Файл» на стрічці.

Натисніть команду "Друк".

У спадному меню "Принтер" виберіть пункт "Microsoft Print to PDF".

Зауважте, що якщо на вашому комп'ютері інстальовано іншу програму для створення PDF-файлів (або якщо ви використовуєте macOS), параметри можуть відрізнятися. Наприклад, якщо у вас встановлено Adobe, ви, ймовірно, побачите опцію "Adobe PDF". Це буде працювати так само добре.

Далі натисніть кнопку "Друк".

У вікні "Зберегти PDF як", яке відкриється, виберіть місце збереження PDF-файлу, введіть ім'я файлу та натисніть кнопку "Зберегти".

Тепер ви зберегли свою електронну пошту як PDF.

І відзначимо, що оскільки ви просто друкуєте в механізмі рендеринга PDF, той самий трюк працює точно так само для збереження будь-якого елемента в Outlook (контакти, зустрічі тощо) в PDF.

Як зберегти контакт як файл

Можна також зберегти контакти як файли за допомогою Outlook. Він працює майже так само, як збереження повідомлень, і може бути корисним для створення резервних копій окремих контактів або переміщення їх на новий комп'ютер. Контакти також зберігаються як Vcard Files (CVF) - формат, який використовується багатьма іншими програмами, які працюють з контактами. Це також полегшує перенесення контакту до іншої програми або надсилання інформації про контакт комусь іншому, щоб вони могли імпортувати їх у будь-яку програму, яку вони використовують.

У вікні контактів натисніть "Файл" на головній стрічці.

Натисніть команду "Зберегти як".

У вікні "Зберегти як" перейдіть до місця збереження файлу контактів і змініть ім'я, якщо хочете.

Так само, як і з повідомленнями, тут можна вибрати кілька різних форматів файлів у спадному меню "Зберегти як тип":

Тільки текст: Коли ви зберігаєте контакт як файл "Тільки текст", ви просто зберігаєте слова, а не форматування або зображення.
Формат Rich Text: Збереження контакту як файлу Rich Text означає, що ви можете зберегти у файлі декілька різних типів форматування, наприклад напівжирний та italtics. Цей формат може бути корисним, якщо у вас є зображення з контактною карткою.
Формат повідомлення Outlook: Коли ви зберігаєте контакт у форматі повідомлень Outlook, його можна відкрити в Outlook (навіть на іншому комп'ютері), і він працюватиме, як і будь-який інший контакт Outlook. Але тоді він буде вести себе так само, якщо ви збережете його у форматі VCF за замовчуванням, так що тут немає великої переваги.

Після завершення натисніть кнопку "Зберегти".

Тепер ви зберегли контакт як файл.

Як зберегти зустріч (або весь ваш календар) як файл

І так само, як і з іншими елементами Outlook, ви також можете зберегти свої зустрічі як файли. Хоча резервне копіювання окремих зустрічей не є корисним, Outlook підтримує стандарт vCalendar, тобто ви можете зберегти зустріч, надіслати його іншому, а потім імпортувати його до іншого підтримуваного додатка..

Відкрийте зустріч, яку потрібно зберегти. У вікні призначення клацніть меню "Файл" на стрічці.

Натисніть команду "Зберегти як".

Перейдіть до місця, де потрібно зберегти файл призначення, а потім вкажіть ім'я.

Подібно до повідомлень і контактів, тут можна вибрати кілька різних форматів файлів у спадному меню "Зберегти як тип":

Тільки текст: Коли ви зберігаєте зустріч як файл "Тільки текст", ви просто зберігаєте слова, а не форматування або зображення.
Шаблон Outlook: Збереження вашого призначення як шаблону Outlook означає, що ви можете застосувати форматування до майбутніх календарів або календарів.
Формат повідомлення Outlook: Коли ви зберігаєте зустріч у форматі Outlook, її можна знову відкрити в Outlook, навіть на іншому комп'ютері.
HTML: Збереження повідомлення як документа HTML означає, що ви зберігаєте зустріч для перегляду на веб-сторінці.
MHT: Файл MHT - це архівний файл веб-сторінки. Як і файл HTML, він призначений для перегляду в веб-браузері. На відміну від файлу MHT, файл HTML зберігає весь текст, код, зображення та інші носії в одному файлі.
Формат iCalendar: iCalendar - це ще один стандартний календар, який дозволяє переносити інформацію календаря на різні програми календаря.

Виберіть, якщо потрібно зберегти одну зустріч або весь календар. Збереження всього календаря збереже всі дані у поточному календарі Outlook.

Після завершення натисніть кнопку "Зберегти".

І ви вже успішно зберегли зустріч або календар.