Як видалити приховані особисті дані Microsoft Office додає до ваших документів

Microsoft Office зберігає приховані метадані у документах Office, включаючи час роботи над ними, ім'я кожного, хто працював над документом, коли документ був створений, і навіть попередні версії документа.

Перш ніж публічно публікувати документи Office або надсилати їх комусь, ви, ймовірно, захочете перевірити, яка прихована інформація містить документ і видалити конфіденційні дані. Ці метадані можуть порушувати вашу конфіденційність або бути потенційно незручними.

Переглянути та видалити приховані дані

У Office 2013 або Office 2010 клацніть меню Файл, натисніть кнопку Інформація, а інструмент Інспектувати документ буде розташований спереду і вгору, повідомляючи про потенційно конфіденційну інформацію, яку містить документ. Ця інформація є більш очевидною, ніж у старих версіях Office, але її легко пропустити, якщо ви не знаєте, що Office додає ці конфіденційні дані до ваших документів.

У Office 2007 натисніть кнопку Office orb на стрічці, наведіть вказівник на пункт Підготувати та натисніть кнопку Перевірити документ.

Щоб переглянути приховані метадані в документі, натисніть кнопку Перевірити питання, натисніть кнопку Перевірити документ і виберіть типи метаданих, для яких потрібно ознайомитися з документом. Можна просто залишити всі параметри, вибрані для перевірки документа для всіх типів метаданих.

Натисніть кнопку Перевірити і Office перевірить документ на метадані. Натисніть кнопку Видалити всі поруч із типом метаданих, щоб видалити його.

Зверніть увагу, що після видалення більшість цих метаданих ви не зможете відновити. Тому Microsoft рекомендує створити нову копію документа (скористайтеся функцією "Зберегти як"), перш ніж видалити метадані та опублікувати документ. Потім ви отримаєте копію документа з метаданими. Звичайно, якщо ви не хочете, щоб ці метадані взагалі, ви можете просто видалити його, не турбуючись про збереження копії.

Який тип метаданих зберігає Office?

Офіс зберігає властивості документа, включаючи деталі, такі як автор, тема, назва, дата створення документа, коли ви останньо змінювали його, і як довго ви працювали над документом. Ці властивості також містять назву будь-якого шаблону, який ви використовували під час створення документа, заголовків електронної пошти та іншої відповідної інформації. Це потенційно може бути незручно - наприклад, ви можете відправити звіт TPS своєму начальнику і сказати, що ви провели весь день працюючи над нею окремо. Але метадані можуть виявити, що ви працювали над звітом TPS протягом декількох хвилин, співпрацювали з іншими людьми, і що ви використовували шаблон під назвою "Непридатний шаблон звіту TPS" при його створенні. Ще гірше, тут є й інші наслідки для конфіденційності - ви можете опублікувати документ в Інтернеті без вашого імені, але ваше ім'я буде відображатися в властивостях документа за умовчанням..

Заголовки, колонтитули, водяні знаки та текст, відформатовані як прихований текст, також можуть бути включені, але не з'являтимуться, якщо ви робите пробіл документа. Інструмент повідомляє, чи містить цей документ цю інформацію.

Якщо ви співпрацювали з іншими людьми під час написання документа, він міститиме ще більше даних. Метадані будуть відображати імена всіх, хто працював над документом, а також будь-які коментарі, позначки, чорнильні анотації та попередні версії документа. Якщо ви публікуєте документ, над яким працювали, ви, ймовірно, захочете видалити всі ці дані, а не поділитися ним.

Як зупинити офіс із збереження метаданих

На жаль, для видалення конфіденційних даних з кожного окремого документа потрібно скористатися інструментом "Інспектор документів", перш ніж опублікувати або поділитися ним з кимось. Немає вбудованого способу одночасної видалення цієї інформації з декількох документів, а також не існує загальносистемного налаштування, яке б перешкоджало Office застосувати ці дані до документів.

Проте Office може автоматично видаляти метадані кожного разу, коли ви зберігаєте файл. Ви повинні застосувати це налаштування до кожного використовуваного документа - це налаштування для окремих документів, а не загальносистемні.

Щоб заборонити Office зберігати метадані разом з документами, натисніть меню Файл, виберіть Параметри та виберіть категорію Центру довіри. Натисніть кнопку Налаштування довіри до центру та виберіть Параметри конфіденційності. Увімкніть параметр "Вилучити особисту інформацію з властивостей файлу на збереження". Якщо він відображається сірим кольором, натисніть кнопку Інспектор документів нижче, запустіть інспектор документів і видаліть всю особисту інформацію документа. Потім ви зможете натиснути прапорець.

Пам'ятайте, що цей параметр потрібно змінити для кожного документа окремо.

Ця інформація може бути корисною, і деякі з них навіть мають вирішальне значення для співпраці або для корпорацій для відстеження того, хто працював над документом. Але коли настав час опублікувати документ, ви, ймовірно, захочете видалити ці метадані.