Як посилатися на текст з інших документів у Microsoft Word
Мабуть, у вас є певний текст, який ви часто вводите у ваші документи Word, такі як адреси. Замість того, щоб повторно вводити цей текст щоразу, коли ви його потребуєте, ви можете помістити цей загальний текст в один документ Word і посилатися на нього в інших документах - він навіть автоматично оновлюватиметься у всіх ваших документах, якщо ви його зміните.
Скажімо, ви хочете помістити свою адресу в нижній колонтитул своїх документів, але час від часу змінюється. Ви можете зберігати адресу в окремому загальному документі Word і використовувати поле у звіті, щоб витягнути текст із загального документа, і оновити його, коли він змінюється. Ми покажемо вам, як це зробити.
Для початку створіть новий документ Word, який буде служити вашим сховищем адреси, яку потрібно вставити в інші документи Word. Збережіть його в місці, де будуть доступні інші документи. Наприклад, не зберігайте його на мережевому диску, до якого ви не завжди маєте доступ.
Ми будемо використовувати закладки для перегляду адреси в нашому спільному документі. Введіть рядок тексту, який потрібно вставити в інші документи (у нашому випадку це адреса). Створіть закладку, виділивши ім'я та перейшовши до пункту Вставити> Закладка, і назвіть ім'я, наприклад "Адреса". Перегляньте наш посібник із закладок у Word для отримання інформації про їх створення.
Зауважте, що імена закладок не можуть мати пробілів. Ми рекомендуємо помістити назву закладки над кожним елементом у загальному інформаційному файлі, щоб легко дізнатися, яке ім'я використовувати для якого елемента. Це особливо корисно, якщо ви плануєте мати багато повторно використовуваних елементів у цьому спільному документі. У нашому прикладі ми додали свою адресу до загального інформаційного документа і над назвою надрукували назву "Адреса".
Після додавання елемента до загального документа можна зберегти та закрити. Відкрийте документ, в який потрібно вставити адресу, і розташуйте курсор, куди ви хочете перейти. У нашому прикладі ми додамо нижній колонтитул і вставимо там адресу.
Ми будемо використовувати код поля INCLUDETEXT для посилання на закладку, яку ми створили в загальному документі. Для цього натисніть “Ctrl + F9”, щоб вставити дужки для коду поля.
ПРИМІТКА. Не можна просто вводити звичайні дужки навколо кодів полів. Для вставки правильного типу дужок необхідно використати “Ctrl + F9”.
Курсор автоматично поміщається між дужками. Введіть наступний текст між дужками, замінивши “” абсолютним повним шляхом до загального слова, що містить назву, яку потрібно вставити. Замініть “” на назву закладки, яку ви присвоїли об'єкту в загальному документі.
INCLUDETEXT ""
ПРИМІТКА: Не вводити дужки в коді поля.
Наприклад, ми ввели наступні між кодами полів:
Користувачі Lori Документи Загальна інформація \ t
ПРИМІТКА: Ви повинні використовувати подвійну зворотну косу риску на шляху, як ми це зробили. Крім того, переконайтеся, що ви використовуєте прямі лапки, а не розумні лапки, коли ви вводите вищевказаний код у поле.
Щоб взяти адресу з загального документа та вставити його в код поля, який ви щойно ввели, клацніть правою кнопкою миші на коді поля та виберіть "Поля оновлення" у спливаючому меню.
Адреса відображається в документі. Кронштейни все ще відображаються навколо адреси, якщо у вас є опція "Показати закладки". Знову див. Статтю про закладки, щоб дізнатися, як вимкнути цю опцію. Крім того, код поля може бути затінено. Однак ви також можете вимкнути цю функцію.
Якщо ви хочете змінити код поля, ви можете відобразити код знову, а не результат. Щоб зробити це, клацніть правою кнопкою миші на результуючому елементі та виберіть "Toggle Field Codes" у спливаючому меню. Текст, який ви ввели в код поля, знову відображається, і ви можете редагувати його. Просто оновіть поле, щоб відобразити новий результат.
Після створення спільного документа можна використовувати його для зберігання інших елементів, які часто вводяться у ваші документи Word. Просто використовуйте окреме поле INCLUDETEXT у документах Word для кожної інформації, яку потрібно автоматично вставити з вашого спільного документа.
