Як зменшити розмір файлу даних Outlook

Файли даних Outlook можуть з часом бути дуже великими, особливо якщо ви отримуєте багато вкладень. Навіть якщо ви видаляєте старі повідомлення, розмір файлу даних Outlook не зменшується відповідно.

Файли даних Outlook (файли .pst та .ost) містять усі ваші електронні листи (у всіх папках, включаючи надіслані електронні листи), контакти, календарні зустрічі, завдання та примітки, а також пов'язані з ними вкладені файли. Коли ви надсилаєте та отримуєте більше повідомлень електронної пошти та вкладень, додаєте більше календарів до календаря та створюєте більше завдань та нотаток, файли даних Outlook можуть легко збільшуватися до кількох гігабайт. Шахта - один гігабайт, але це все ще досить велике.

Навіть якщо ви вичистите папку "Видалені", або якщо вона автоматично очиститься, коли ви виходите з Outlook, простір, зайнятий у файлі даних, не звільняється. Проте ви можете повернути цей простір ущільнення файл даних Outlook. Ось як це зробити.

Перший крок: вивчіть свої облікові записи та видаліть те, що вам не потрібно

Перед тим, як пройти процес ущільнення, ви хочете пройти через Outlook і видалити все, що вам не потрібно. Ми рекомендуємо перевірити, наскільки великі ваші папки, щоб ви знали, які елементи звільнять найбільше місця. Пам’ятайте, що ви можете також видаляти елементи календаря, завдань і приміток, а також електронні листи. Щоб перевірити розміри папок, виберіть папку "Вхідні" (або будь-яку іншу папку) у обліковому записі (файл даних Outlook), який потрібно компактно, і натисніть вкладку "Файл".

На екрані за лаштунками натисніть "Інструменти" і виберіть "Очищення поштової скриньки" у спадному меню.

У діалоговому вікні "Очищення поштової скриньки" натисніть "Переглянути розмір поштової скриньки".

Діалогове вікно "Розмір папки" показує розмір кожної папки в поточному обліковому записі. Прокрутіть і подивіться, які папки більше, де ви можете видалити елементи. Після завершення натисніть кнопку "Закрити".

Щоб переглянути розмір папки "Видалені", натисніть "Переглянути розмір видалених елементів".

Наша папка "Видалені" не є величезною, але ми все одно повинні її очистити, перш ніж ущільнювати наш файл даних. Натисніть "Закрити".

Повернення до діалогового вікна "Очищення поштової скриньки". Якщо ви хочете видалити більше елементів з облікового запису, натисніть "Закрити", щоб повернутися до облікового запису. Виберіть будь-які повідомлення електронної пошти, календар, завдання та нотатки, які не потрібно, і натисніть Видалити. Ви також можете натиснути Shift + Delete, щоб остаточно видалити вибрані елементи, минаючи папку "Видалені елементи".

Крок другий: Очистіть папку "Видалені елементи"

Перед тим, як продовжити, також потрібно випорожнити кошик або папку "Видалені елементи". Якщо в папці "Видалені" є ще елементи, ви можете очистити папку двома способами. Один із способів - натиснути кнопку "Порожній" у діалоговому вікні "Очищення поштової скриньки", якщо він все ще відкритий.

Відображається діалогове вікно підтвердження, щоб переконатися, що ви хочете остаточно видалити елементи в папці "Видалені". Натисніть "Так".

Якщо діалогове вікно очищення поштової скриньки не відкрито, можна також очистити папку "Видалені елементи" безпосередньо у вашому обліковому записі на панелі "Пошта". Для цього переконайтеся, що панель "Пошта" активна. Натисніть Ctrl + 1, щоб відкрити панель "Пошта", якщо це не так. Потім клацніть правою кнопкою миші на папці "Видалені" в обліковому записі, який потрібно компактно, і виберіть "Empty Folder" (Видалення папки) у контекстному меню. На екрані відображається одне й те ж діалогове вікно підтвердження.

Крок третій: компактні дані Outlook

Тепер, коли ви видалили елементи, які не потрібно, і видалили папку "Видалені", настав час компактного файлу даних Outlook. У головному вікні Outlook знову натисніть вкладку «Файл». Потім переконайтеся, що екран "Інформація про обліковий запис" активний. Якщо ні, натисніть "Інформація" у списку елементів ліворуч. Натисніть "Налаштування облікового запису", а потім у спадному меню виберіть "Налаштування облікового запису".

У діалоговому вікні Параметри облікового запису натисніть вкладку "Файли даних".

У списку виберіть файл даних Outlook, який потрібно компактно розмістити, а потім натисніть "Налаштування".

Якщо поточний обліковий запис є обліковим записом POP3 (файл .pst), відображається наступне діалогове вікно. Натисніть "Compact Now".

В іншому випадку, якщо вибраний обліковий запис є обліковим записом IMAP (файл .ost), ви побачите наступне діалогове вікно. Натисніть "Compact Now".

Під час ущільнення файлу даних Outlook відображається наступне діалогове вікно.

Після завершення процесу ущільнення ви повертаєтеся до діалогового вікна Outlook Data File (або Outlook Data File Settings). Натисніть "OK" або "Cancel", щоб закрити його.

Натисніть кнопку "Закрити" в діалоговому вікні Параметри облікового запису.

Файл даних Outlook змінювався приблизно від 951 Мб до 845 Мб, тому ми повернулися трохи більше 100 Мб дискового простору. Чим більше файл даних, тим більше місця ви, можливо, повернетеся.

Ущільнення файлів даних Outlook не тільки допоможе вам заощадити місце на диску, але й покращити продуктивність Outlook. Великий файл даних Outlook може зробити Outlook зайняти більше часу, щоб запустити, працювати і вимкнути. Таким чином, періодичне ущільнення вашого файлу даних Outlook є розумною справою.