Як зв'язати або вставити робочий лист Excel у презентацію PowerPoint

Іноді потрібно включити дані в таблицю Excel у презентації Microsoft PowerPoint. Існує кілька способів зробити це, залежно від того, чи хочете ви підтримувати з'єднання з вихідним листом Excel. Давайте подивимося.

У чому різниця між посиланнями та вбудовуваннями?

Насправді є три варіанти включення електронної таблиці в презентацію PowerPoint. По-перше, це просто копіювання даних з електронної таблиці, а потім вставлення її в цільовий документ. Це працює нормально, але все, що він дійсно робить, це перетворення даних на просту таблицю в PowerPoint. На ньому можна використовувати основні засоби форматування таблиць PowerPoint, але після перетворення ви не зможете використовувати будь-які функції Excel.

Хоча це може бути корисним іноді, ваші інші два варіанти зв'язування і вбудовування - набагато більш потужні, і це те, що ми збираємося показати вам, як це зробити в цій статті. Обидва вони дуже схожі, тому що ви в кінцевому підсумку вставляєте фактичну таблицю Excel у вашу цільову презентацію. Він буде виглядати як таблиця Excel, і ви можете використовувати інструменти Excel, щоб маніпулювати ним. Різниця полягає в тому, як ці два варіанти стосуються свого підключення до цієї вихідної електронної таблиці Excel:

• Якщо ви посилання робочу таблицю Excel у презентації, цільову презентацію та оригінальну таблицю Excel підтримують з'єднання. Якщо ви оновите файл Excel, ці оновлення автоматично відображатимуться у цільовій презентації.
• Якщо ви вставляти у робочій таблиці презентації Excel, що з'єднання розірване. Оновлення вихідного аркуша Excel не автоматично оновлює дані в цільовій презентації.

Звичайно, існують переваги обох методів. Однією з переваг прив'язки документа (крім підтримання з'єднання) є те, що він зберігає розмір файлу презентації PowerPoint, оскільки дані в основному зберігаються в аркуші Excel і відображаються лише в PowerPoint. Одним з недоліків є те, що оригінальний файл електронної таблиці повинен залишатися в тому ж місці. Якщо це не так, вам доведеться знову зв'язати його. А оскільки вона посилається на посилання на оригінальну таблицю, вона не настільки корисна, якщо потрібно поширити презентацію на людей, які не мають доступу до цього місця.

Впровадження даних, з іншого боку, збільшує розмір презентації, тому що всі дані Excel фактично вбудовані в файл PowerPoint. Існують певні переваги для вбудовування. Наприклад, якщо ви розповсюджуєте цю презентацію на людей, які, можливо, не мають доступу до оригінального аркуша Excel, або якщо презентація повинна показати, що лист Excel в певний момент часу (а не оновлюватися), вбудовування (і розрив) з'єднання з вихідним листом) має більше сенсу.

Отже, враховуючи все це, давайте подивимося, як зв'язати та вставити таблицю Excel у Microsoft PowerPoint.

Як зв'язати або вбудувати лист Excel в Microsoft PowerPoint

Посилання або вбудовування робочого аркуша Excel в презентацію PowerPoint насправді є досить простим, і цей процес або майже є ідентичним. Почніть з відкриття обох листів Excel і презентації PowerPoint, які потрібно редагувати одночасно.

У Excel виберіть осередки, які потрібно з'єднати або вставити. Якщо ви хочете зв'язати чи вставити весь аркуш, натисніть на поле на стику рядків і стовпців у верхньому лівому кутку, щоб вибрати весь аркуш.

Скопіюйте ці клітинки, натиснувши CTRL + C у Windows або Command + C у macOS. Ви також можете клацнути правою кнопкою миші на будь-якій вибраній комірці, а потім вибрати параметр "Копіювати" у контекстному меню.

Тепер перейдіть до презентації PowerPoint і клацніть, щоб розмістити точку вставки, де ви хочете, щоб пов'язаний або вбудований матеріал пішов. На вкладці Домашня сторінка стрічки натисніть стрілку вниз під кнопкою "Вставити", а потім виберіть команду "Вставити спеціальне" зі спадного меню.

Відкриється вікно Вставити спеціальне. І тут, де ви знайдете єдиний функціонал, який відрізняється в процесах зв'язування або вбудовування файлу.

Якщо ти хочеш вставляти у таблиці, виберіть опцію "Вставити" зліва. Якщо ти хочеш посилання у таблиці, замість цього виберіть параметр "Вставити посилання". Серйозно, це все. Цей процес інакше ідентичний.

Незалежно від обраного вами варіанту, ви оберіть "Microsoft Excel Worksheet Object" у вікні праворуч, а потім натисніть кнопку "OK".

І ви побачите свій лист Excel (або вибрані вами комірки) у презентації PowerPoint.

Якщо ви пов'язані дані Excel не можна редагувати безпосередньо в PowerPoint, але можна двічі клацнути будь-де на ньому, щоб відкрити оригінальний файл електронної таблиці. І будь-які оновлення, які ви зробите до цієї оригінальної електронної таблиці, відображаються у презентації PowerPoint.

Якщо ви вбудований даних Excel можна редагувати безпосередньо в PowerPoint. Двічі клацніть у будь-якій точці електронної таблиці, і ви залишитеся в тому ж вікні PowerPoint, але стрічку PowerPoint замінить стрічкою Excel, і ви зможете отримати доступ до всіх функцій Excel. Це трохи здорово.

А коли ви хочете припинити редагування електронної таблиці та повернутися до елементів керування PowerPoint, просто натисніть будь-де за межами таблиці.