Як отримати сповіщення Outlook для важливих листів тільки

Корпорація Майкрософт вважає їх корисними, коли вони створюють сповіщення про нову електронну пошту. Проте, постійний шквал повідомлень також може порушити вашу думку. Ви можете повністю вимкнути сповіщення або ще краще - можна налаштувати Outlook лише для сповіщення про важливі повідомлення електронної пошти.

Як створити просте правило

Якщо вам потрібно відповідати певним людям, наприклад клієнтам, вашому начальнику або членам вашої родини, можна використовувати Правила в Outlook для отримання сповіщень лише про певні повідомлення. Нижче описано, як налаштувати правило, яке відображатиме лише сповіщення електронної пошти від певного відправника.

Найпростіший спосіб налаштувати це правило - знайти електронну пошту від цієї особи. У цьому прикладі я встановлю правило, яке сповіщатиме мене, коли я отримаю електронний лист від мого начальника, оскільки листи від вашого начальства завжди важливі, чи не так? Отже, я клацнув правою кнопкою миші на електронному листі головного редактора How-To Geek, Whitson Gordon, і виберіть "Правила", а потім "Створити правило" з контекстного меню.

У діалоговому вікні «Створити правило» виберіть умови, за яких ви хочете отримувати сповіщення про нову електронну пошту. Я хочу отримати негайне повідомлення про електронні листи, які я отримую від Whitson, тому я вибираю перший прапорець.

Також я встановлюю прапорець "Надіслано" і переконайтеся, що моє ім'я вибрано з розкривного списку, тому я отримаю сповіщення про електронні листи, надіслані від Whitson безпосередньо мені. Якщо ви не хочете отримувати сповіщення про повідомлення електронної пошти, на які ви перейшли, або одного з декількох одержувачів, виберіть "Мені лише" зі спадного списку "Надіслані". Натисніть "ОК", як тільки ви зробите свій вибір.

Відобразиться діалогове вікно «Успіх» з можливістю «Виконати це правило зараз у повідомленнях, які вже є у поточній папці». Натисніть "OK". Я хочу дізнатися, які електронні листи знаходяться в папці "Вхідні" від Whitson, тому я встановлюю прапорець.

З'явиться діалогове вікно «Нові сповіщення про пошту», що вимагає негайних дій. Наразі у папці "Вхідні" є лише одна електронна пошта від Whitson. Однак, якщо було більше листів від Whitson, то всі вони будуть перераховані тут. Якщо ви хочете переглянути електронну пошту безпосередньо з цього діалогового вікна, виберіть електронний лист, який потрібно переглянути, і натисніть кнопку "Відкрити елемент". Натисніть "Закрити", щоб закрити діалогове вікно.

Діалогове вікно «Нові сповіщення про пошту» залишається відкритим, доки не натиснути кнопку «Закрити», навіть якщо відкрити повідомлення електронної пошти з діалогового вікна, а потім закрити повідомлення..

Як створити більш розширені правила

При створенні правил можна вибрати додаткові, більш конкретні варіанти, ніж доступні в головному діалоговому вікні «Створити правило». Для цього відкрийте діалогове вікно «Створити правило», як описано вище в цій статті. Потім натисніть "Додаткові параметри".

На першому екрані діалогового вікна «Майстер правил» відображається список детальних умов для перевірки. Установіть прапорці для умов, які потрібно перевірити для отримання повідомлень електронною поштою. Я хочу отримувати сповіщення, коли я отримую повідомлення від Whitson, надіслані лише мені, тому я вибираю ці умови.

Синій підкреслений текст - це посилання, які ви клацаєте, щоб вказати значення, які ви хочете перевірити в такому стані. Після вибору цієї умови натисніть на блакитне посилання на цю умову в полі "Крок 2", щоб змінити значення.

Після вибору умов, які потрібно перевірити, натисніть "Далі".

Тепер виберіть параметри, щоб вказати, що слід зробити з повідомленням, яке відповідає вибраним умовам. Ви можете робити такі дії, як перемістити повідомлення до певної папки, переслати її одному або декільком користувачам, відповісти за допомогою шаблону або позначити його як прочитане. Я хочу отримувати сповіщення про робочий стіл, коли я отримую повідомлення електронної пошти від Whitson, тому я вибираю останню опцію у списку, "відображення сповіщення про робочий стіл". Після того, як ви вибрали те, що потрібно зробити, натисніть "Далі".

Наступний екран надає опції для встановлення винятків із правила, наприклад, якщо ви не хочете отримувати сповіщення, якщо повідомлення є запрошенням на зустріч або оновленням. Виберіть будь-які винятки, які потрібно застосувати до вашого правила, і натисніть кнопку "Далі". Я не хочу виключати жодних винятків, тому я просто натискаю кнопку "Далі", щоб пропустити цей екран.

На останньому екрані можна вказати назву правила, а також встановити деякі параметри правил, включаючи негайно "Увімкнути це правило". Якщо ви хочете негайно запустити правило на повідомлення, що вже є в папці "Вхідні", виберіть "Запустити це правило зараз у повідомленнях, які вже є в папці" Вхідні ".

Перегляньте опис правила в розділі "Крок 3" і натисніть "Завершити", коли закінчите.

Тепер, коли я отримаю повідомлення від Whitson, на робочому столі Windows з'явиться попередження на робочому столі. Зауважте, що це відрізняється від діалогового вікна «Нові сповіщення про пошту», а саме - сповіщення віртуального вікна. Якщо ви віддаєте перевагу такому стилю сповіщення, вам доведеться пройти "Додаткові параметри" для кожного створеного правила ".

Як змінити правила

Зміна, видалення або навіть тимчасове вимкнення правил - це просто. Я хочу змінити своє правило, щоб відобразити діалогове вікно "Нові оповіщення про пошту", а не "Оповіщення робочого столу". Для цього я натискаю вкладку "Домашня сторінка".

Натисніть кнопку "Правила" в розділі "Перемістити" і виберіть "Керувати правилами та сповіщеннями" у спадному меню.

Відобразиться діалогове вікно «Правила та сповіщення». На вкладці «Правила електронної пошти» натисніть кнопку «Змінити правило» та виберіть у спадному меню пункт «Редагувати параметри правила».

Як згадувалося раніше, на першому екрані «Майстра правил» відображається список умов, які можна перевірити на вхідні повідомлення електронної пошти. Вибір, який я зробив під час першого налаштування відображення правил у верхній частині списку, і опис з поточними налаштуваннями відображається у полі "Крок 2". Я не хочу змінювати умови, тому натискаю "Далі". Якщо ви хочете змінити умови вашого правила, внесіть зміни і натисніть "Далі".

На екрані з переліком дій для вхідних повідомлень електронної пошти (залежно від умов), я вимикаю параметр "Показати сповіщення робочого столу", який відображається у верхній частині списку, а потім натисніть кнопку "Далі".

Припустимо, ви хочете, щоб на екрані з'явилося більше діалогового вікна «Нові сповіщення про пошту». Прокрутіть вниз до нижньої частини списку дій і встановіть прапорець "відобразити певне повідомлення у вікні сповіщення про новий елемент". Щоб налаштувати повідомлення, яке відображається в діалоговому вікні "Нові сповіщення про пошту", натисніть посилання "конкретне повідомлення" в полі "Крок 2".

У діалоговому вікні "Повідомлення сповіщення" введіть повідомлення для відображення у діалоговому вікні "Нові сповіщення пошти" та натисніть "OK".

Якщо ви хочете додати або видалити будь-які винятки, натисніть "Далі", щоб отримати доступ до списку винятків і внести зміни. Щоб змінити назву правила або змінити інші параметри на останньому екрані «Майстра правил», знову натисніть кнопку «Далі» на екрані виключень. Я не хочу нічого змінювати, тому на екрані дій натискаю "Завершити", щоб прийняти зміни і закрити "Майстер правил".

Ви повернулися до діалогового вікна "Правила та сповіщення". Натисніть "OK", щоб закрити його. Щоб негайно запустити правило, натисніть "Запустити правила зараз" у верхній частині вкладки "Правила електронної пошти".

У діалоговому вікні "Виконати правила тепер" у полі "Вибрати правила для запуску" встановіть прапорець для правила, яке потрібно виконати, і натисніть "Запустити зараз".

ПРИМІТКА. Після запуску правила діалогове вікно «Виконати правила тепер» не закривається автоматично. Щоб закрити його, потрібно натиснути кнопку "Закрити". Діалогове вікно «Правила та сповіщення» також не закривається автоматично, тому натисніть кнопку «OK», щоб закрити його.

Відобразиться діалогове вікно «Нові сповіщення про пошту», у верхній частині якого відображатиметься повідомлення.

Функція Правила в Outlook надає безліч опцій для автоматичної обробки повідомлень електронної пошти. Ви можете перенести певні повідомлення в певні папки, виконувати дії з повідомленнями електронної пошти з певним текстом у рядку теми або навіть автоматично видаляти повідомлення на основі певних умов. Правила Outlook можуть здатися переважаючими спочатку з-за всіх доступних варіантів. Однак, якщо ви знаєте, як ви хочете керувати певними повідомленнями електронної пошти, не так складно створювати і керувати своїми правилами.