Як знайти та замінити форматування в Microsoft Word
Функція пошуку та заміни Microsoft Word не призначена лише для заміни тексту. Ви також можете скористатися функцією Знайти та замінити, щоб знайти певні типи форматування по всьому документу і навіть замінити це форматуванням на щось інше.
Коли є пошук і заміна форматування корисно?
Існує багато способів використання функції "Знайти та замінити" для форматування, але коли вам слід скористатися функцією "Знайти та замінити", замість того, щоб застосовувати зміни ручного форматування або використовувати інші параметри, такі як "Художник формату"?
Іноді має сенс застосовувати зміни форматування вручну. Наприклад, якщо потрібно змінити колір всього тексту або видалити всі примірники напівжирного тексту в документі, можна зробити це, вибравши всі (Ctrl + A), а потім застосувавши потрібну зміну. Якщо вам потрібно контролювати те, що змінюється, а що не точніше, краще пройти через ваш документ і внести ці зміни вручну.
Проте бувають випадки, коли пошук і заміна допомагають заощадити час, застосовуючи зміни формату швидше і простіше, ніж ручне форматування. За допомогою пункту Знайти та Замінити можна шукати та змінювати форматування символів та абзаців.
Нижче наведено кілька прикладів:
- Ви використовували один тип форматування символів у всьому документі і хочете змінити його на інший тип форматування. Наприклад, скажімо, ви використовували курсив для виділення, і тепер ви хочете видалити це форматування.
- У вас є певне слово або фразу, до яких потрібно застосувати (або змінити) форматування символів. Наприклад, скажіть, що ви повторюєте фразу "Червона шапочка" у всьому документі, і тепер ви вирішили, що вам потрібна ця фраза для використання іншого шрифту та червоного тексту.
- Ви використовували певне форматування абзацу (вирівнювання, відступи, інтервали тощо), і ви хочете змінити це. Наприклад, скажімо, ви встановлюєте окремі абзаци, щоб вони вирівнювалися ліворуч і мають певний відступ, і тепер ви хочете видалити цей відступ і вирівняти центри цих абзаців.
Тепер так, з деяким передбаченням, ви могли б створити стилі символів і абзаців, а потім ретельно застосовувати їх у всьому документі. Це зробить зміну деяких з цих речей більш керованими. Але коли передбачення перетворюється на задній план, Знайти та Замінити може допомогти вам зробити роботу.
Готовий бачити його в дії?
Використання функції пошуку та заміни для зміни форматування символів
Коли справа доходить до пошуку та заміни форматування, ви можете створити пошук лише для певних типів форматування, або ви можете зробити це в поєднанні з пошуком тексту (ви навіть можете одержати фантазію та поєднати його з символами для подальшого уточнення пошуків).
Якщо ви хочете працювати тільки з форматуванням символів
Якщо ви хочете шукати форматування без супровідного тексту, це легко. Давайте розглянемо приклад з попереднього, де ми вирішили, що ми хочемо видалити входження курсиву. Запустіть діалогове вікно Find and Replace (Знайти і замінити) за допомогою пункту меню Головна> Замінити або натиснути Ctrl + H.
На вкладці Замінити клацніть, щоб розмістити точку вставки у полі "Знайти що". Далі, у спадному меню "Формат" виберіть опцію "Шрифт".
У вікні «Пошук шрифту» клацніть на опції «Курсив» (або будь-яке інше форматування), а потім натисніть кнопку «OK».
Повернувшись до вікна Знайти та Замінити, можна побачити, що вибір форматування тепер відображається в полі "Знайти що", щоб допомогти вам відстежувати те, що ви шукаєте.
Тепер помістіть точку вставки в поле «Замінити за допомогою», поверніть назад «Формат»> «Шрифт», і на цей раз виберіть параметр «Звичайний». Коли ви закінчите, ви побачите, що форматування відображається в полі "Замінити з".
Зверніть увагу на те, що напис "Not Bold" і "Not Italic". Не можна використовувати цю техніку для переходу від одного типу форматування до іншого - просто для додавання або видалення форматування..
У будь-якому випадку, тепер ви готові шукати. Натисніть кнопку "Find Next" (Знайти далі), щоб Word знаходив і виділяв наступне, що ви шукаєте. Тут знайдено наше наступне курсивне слово. Натисніть кнопку "Замінити", щоб внести зміни. Натисніть "Знайти далі", щоб знайти наступне явище і повторіть. Якщо вам пощастило, ви також можете натиснути кнопку "Замінити все", щоб Word продовжив роботу і замінити все, що знаходить, без необхідності перевіряти кожну з них, але ми рекомендуємо зберегти або створити копію документа перед цим.
Якщо ви хочете працювати з форматуванням символів і текстом
Досить просто, але що, якщо ви хочете працювати з форматуванням і текстом одночасно? Візьмемо більший приклад.
Скажімо, ви щойно закінчили набирати та форматувати звіт, а для назви компанії, "Lorem Incorporated", ви застосували напівжирний, курсив і синій колір шрифту для виділення. Ваш документ виглядає приблизно так:
Менеджер переглядає ваш звіт і просить видалити синій колір, жирний шрифт і курсив. Крім того, вам потрібно змінити "Lorem Incorporated" на "Lorem Inc." Вам необхідно внести зміни швидко, а потім надіслати оновлений звіт вашому менеджеру якомога швидше. Все це можна легко зробити за допомогою пункту Знайти та замінити.
Запустіть діалогове вікно Find and Replace (Знайти і замінити) за допомогою пункту меню Головна> Замінити або натиснути Ctrl + H.
Введіть "Lorem Incorporated" у поле "Знайти що". Натисніть кнопку «Додатково», щоб розширити параметри «Знайти та замінити», якщо вони ще не відображаються.
Далі, натисніть кнопку "Формат" у лівому нижньому куті, а потім натисніть кнопку "Шрифт".
У вікні «Пошук шрифту» клацніть стиль шрифту «Жирний курсив». У спадному меню "Колір шрифту" виберіть синій колір (який зараз застосовується до тексту). Після завершення натисніть кнопку "OK".
Зверніть увагу на те, що вибрані формати, які ви щойно створені, відображаються в полі "Знайти що".
Далі введіть "Lorem Inc." у поле "Замінити з". Натисніть кнопку "Формат" ще раз і натисніть "Шрифт".
Виберіть стиль шрифту "Регулярний", а у випадаючому меню "Колір шрифту" виберіть "Автоматично" (за замовчуванням чорний). Після завершення натисніть кнопку "OK".
Тепер ви можете скористатися кнопками «Знайти далі» та «Замінити», у свою чергу, щоб пройти через кожне подія у вашому документі або ви можете натиснути кнопку «Замінити все», щоб змінити всі випадки. Якщо ви використовуєте «Замінити все», ми спочатку рекомендуємо зберегти або створити копію документа.
Використання пошуку та заміни для зміни форматування абзаців
Ви також можете використовувати «Знайти і замінити» для роботи з форматуванням рівня абзаців, і він працює майже так само, як робота з форматуванням на рівні символів. Ви навіть можете використовувати його, щоб знайти і замінити форматування символів і абзаців одночасно, якщо хочете.
Але давайте зробимо більш простий приклад, щоб побачити, як він працює. Припустимо, що ми скопіювали і вставили деякі абзаци з іншого документа Word для використання в нашому документі. У нашому документі ми використовуємо стандартний інтервал між рядками, де немає додаткового простору перед абзацами та 8pt інтервалів після абзаців.
З якоїсь причини документ, з якого ми витягуємо абзаци, налаштований на використання інтервалів 18pt як раніше і після абзаців. Ми вставляємо текст з форматуванням, тому що ми хочемо зберегти форматування на рівні символів, як напівжирний текст.
Результати не виглядають чудово, тому що абзац, який ми скопіювали і вставили, має набагато більше місця перед і після нього, ніж інші наші абзаци.
Тепер одним із способів виправити це було б натиснути Ctrl + A, щоб вибрати весь документ, а потім встановити пробіл для всіх абзаців у документі до значень за замовчуванням. Але, що, якщо у нас є деякі абзаци, де ми налаштували міжрядковий інтервал і хотіли зберегти це?
Ви вже здогадалися - Знайдіть і Замініть на допомогу. Запустіть його знову з Home> Replace або натиснувши Ctrl + H.
Розмістіть точку вставки у полі "Знайти що", відкрийте спадне меню "Формат" і виберіть параметр "Абзац".
У вікні Пошук абзацу виберіть форматування, для якого потрібно виконати пошук. У нашому випадку, ми шукаємо абзаци, де до і після інтервалу 18pt. Після налаштування натисніть "OK".
Тепер ви побачите, що форматування наведено у полі "Знайти що".
Тепер розмістіть точку вставки у полі "Замінити за допомогою", знову відкрийте спадне меню "Формат" і натисніть "Абзац".
На цей раз налаштуйте форматування, яке ви хочете використовувати як заміну. Ми переходимо з Word за замовчуванням без інтервалу до і 8pt після - так само, як і в іншій частині нашого документа. Натисніть "ОК", коли ви налаштували його.
Тепер ви готові до пошуку. Натисніть кнопку "Find Next" (Знайти далі), щоб Word знаходив і виділяв наступне, що ви шукаєте. Тут знайдено наш дивно розставлений абзац. Натисніть кнопку "Замінити", щоб внести зміни. Натисніть "Знайти далі", щоб знайти наступне явище і повторіть. Ви також можете натиснути кнопку "Замінити все", щоб перейти на Word і замінити все, що знаходить, без необхідності перевіряти кожну з них, але ми рекомендуємо зберегти або створити копію документа, перш ніж робити це.
Після виконання заміни ми отримали абзац, подібний до інших.
Ви можете отримати набагато складніші пошукові запити, ніж прості приклади, наведені тут. Можна об'єднати декілька різних типів форматування символів і абзаців в один пошук. Можна навіть використовувати символи підстановки та інші спеціальні символи, щоб отримати більше творчості з певним знайденим текстом. Але цього повинно бути достатньо, щоб ви почали!
