Як фільтрувати, які елементи завантаження Outlook з Exchange

Якщо у вас є обмежений простір на диску або повільне підключення до Інтернету, ви можете обмежити те, що Outlook завантажує. Ми показали вам, як керувати елементами, які Outlook завантажує на основі віку елементів, але це не дуже гнучко. Він також працює тільки на електронні листи у вашій поштовій скриньці (а для Outlook 2016 та пізніших - делегування поштових скриньок), тому, якщо у вас є доступ до загальних або загальних папок, або у вас багато подій і завдань календаря інший варіант. Крок вперед синхронізації папок, яка дозволяє фільтрувати речі, які завантажує програма Outlook на основі папки.

Примітка: Синхронізація папок працює з усіма підтримуваними версіями клієнта Outlook під час підключення до сервера Microsoft Exchange, зокрема Hotmail або Outlook.com. Якщо ви підключаєтеся до іншої служби, наприклад Gmail або особистого поштового сервера, ви можете налаштувати ці параметри, але Outlook може ігнорувати їх.

Доступ до параметрів синхронізації для папки можна отримати, натиснувши Папка> Властивості папки.

Можна також клацнути правою кнопкою миші папку в області навігації, а потім натиснути команду "Властивості".

У вікні властивостей папки перейдіть на вкладку "Синхронізація".

Доброю новиною є те, що на цій вкладці можна зробити лише одну річ: створити фільтр. Натисніть кнопку "Фільтр", щоб відкрити вікно Фільтр і розпочати роботу.

Вікно "Фільтр" дає змогу вибрати умови (або умови), яким має відповідати повідомлення для Outlook, щоб завантажити його до цієї папки. Будь-яке електронне повідомлення, яке не відповідає цим умовам, все ще існує на сервері, і ви можете отримати доступ до цих листів через веб-додаток Outlook або Outlook онлайн.

Кожна папка може мати різні фільтри синхронізації, тому якщо ви створюєте фільтр у папці "Вхідні", це не вплине на інші папки. Ви повинні створити окремий фільтр для кожної папки, так що це дійсно має сенс використовувати цю папку з великою кількістю елементів.

Зараз моя поштова скринька заповнена електронними листами, де я був CC'ed на речі, які не так важливі, так що ми збираємося створити фільтр, який тільки синхронізує пошту, надіслану мені, і де я єдина людина на “ До лінії.

Щоб зробити це, додайте ім'я до поля "Надіслано", увімкніть прапорець "Де я перебуваю", а потім виберіть "єдину особу на рядку" у спадному меню праворуч.

Натисніть кнопку "OK" і з'явиться попереджувальне повідомлення.

Це повідомлення означає, що будь-які електронні листи, які відповідають вашому фільтру, будуть завантажені в папку, а будь-які електронні листи, які не відповідають фільтру, будуть видалені з локальної папки. Електронні листи, які не збігаються, не будуть видалені - вони все одно будуть доступні в веб-застосунку Outlook, а якщо змінити або видалити фільтр, Outlook може їх знову завантажити.

Натисніть "OK" на повідомленні, а потім "OK" на вікні властивостей. Перезапустити Outlook і фільтр слід негайно застосувати, хоча для папок з тисячами електронних листів може знадобитися деякий час для повторної синхронізації. Після того, як ваш фільтр пошти синхронізований, ви зможете компактно розмістити свою поштову скриньку, щоб максимально збільшити простір.

Щоб видалити фільтр, поверніться до вікна фільтра і натисніть кнопку "Очистити все". Закрийте відкриті вікна та перезапустіть Outlook, щоб застосувати зміни.

Цей інструмент синхронізації ідеально підходить для спільних поштових скриньок, де потрібно лише бачити електронну пошту, надіслану вам або вашій команді. Ви також можете використовувати його, щоб припинити показ повідомлень електронної пошти або подій календаря, які старше певного віку, фільтрувати великі вкладення, зупиняти синхронізацію електронних листів з певних адрес та багато іншого. Критерії фільтрування багато і різноманітні, тому, якщо ви хочете фільтрувати певні електронні листи, ви зможете знайти комбінацію критеріїв фільтрування, що дозволяє це зробити.