Електронне підписання документів PDF без друку та їх сканування

Вам надіслано документ електронною поштою, і ви повинні підписати його та надіслати його назад. Ви можете роздрукувати документ, підписати його, а потім сканувати його назад і надіслати його електронною поштою. Але є кращий, швидший шлях.

Ми покажемо, як швидко додати свій підпис до будь-якого PDF-документа, зберігаючи його як стандартний файл PDF, який можна прочитати в будь-якому місці. Ви можете зробити це у Windows, Mac, iPad, iPhone, Android, Chrome OS, Linux, незалежно від того, яку платформу ви віддаєте перевагу.

Електронні підписи, а не цифрові підписи

1. Windows: Відкрийте PDF-файл у програмі Adobe Reader і натисніть кнопку "Заповнити & підписати" на правій панелі.
2. Мак: Відкрийте PDF-файл у вікні попереднього перегляду, натисніть кнопку Toolbox, потім натисніть Sign
3. iPhone і iPad: Відкрийте вкладення PDF у Mail, потім натисніть "Розмітка і відповідь", щоб підписати.
4. iPhone і Android: Завантажте Adobe Fill & Sign, відкрийте PDF-файл і натисніть кнопку Підпис.
5. Chrome: Встановіть розширення HelloSign, завантажте свій PDF-файл і натисніть кнопку Підпис.

По-перше, виправимо термінологію. Ця стаття стосується електронний підписів цифровий підписи, які є зовсім іншим. Цифровий підпис є криптографічним захистом і перевіряє, що хтось із вашим приватним ключем підпису (іншими словами, ви) бачив документ і санкціонував його. Це дуже безпечно, але й складно.

З іншого боку, електронний підпис - це лише зображення вашого підпису, накладеного поверх PDF-документа. Ви можете робити це з усіма видами програм, і це те, що потрібно більшості людей, коли вони надсилають вам документ для підписання. Надішліть їм PDF-файл з цифровим підписом, і вони не будуть знати, що робити з ним. Для багатьох підприємств просто прийняття підписаних документів електронною поштою замість того, щоб примушувати вас надсилати факсом, це величезний технологічний стрибок.

Отже, ці методи не є цілком захищеними, але нічого не друкує, записуючи його пером, а потім знову сканують. Принаймні, це швидше!

Windows: Використовуйте Adobe Reader

Хоча Adobe Reader не є найлегшою програмою для перегляду PDF, вона є однією з найбільш багатофункціональних функцій і має відмінну підтримку для підписання документів PDF. Інші читачі PDF можуть пропонувати цю функцію, але вони зазвичай вимагають придбання платної версії, перш ніж використовувати функції підпису.

Щоб підписати документ за допомогою Adobe Reader, спочатку відкрийте PDF-документ у програмі Adobe Acrobat Reader DC. Натисніть кнопку "Заповнити і підписати" на правій панелі.

Натисніть кнопку "Підписати" на панелі інструментів і виберіть "Додати підпис", щоб додати свій підпис до Adobe Acrobat Reader DC.

Якщо вам потрібно додати іншу інформацію до документа, можна скористатися іншими кнопками на панелі інструментів. Наприклад, можна ввести текст або додати галочки, щоб заповнити форми за допомогою кнопок на панелі інструментів "Заливка та знак".

Підпис можна створити одним з трьох способів. За замовчуванням Adobe Reader вибирає "Тип", щоб ви могли ввести своє ім'я та перетворити його на підпис. Це не буде схожим на ваш справжній підпис, тому, ймовірно, він не ідеальний.

Замість цього, ви, ймовірно, захочете вибрати "Намалювати", а потім намалювати свій підпис за допомогою миші або сенсорного екрану. Ви також можете вибрати «Зображення», якщо ви хочете підписати аркуш паперу, сканувати його за допомогою сканера, а потім додати свій письмовий підпис до Adobe Reader. (Так, це вимагає сканування, але це потрібно зробити лише один раз, після чого ви можете використовувати цей підпис на будь-яких документах, які ви електронним способом підписуєте в майбутньому.)

Після створення підпису натисніть "Застосувати", щоб застосувати його до документа. Залиште позначку "Зберегти підпис", і ви зможете швидко додати цей підпис у майбутньому.

Розташуйте свій підпис, де ви хочете, за допомогою миші та натисніть, щоб застосувати її. Якщо ви вирішили зберегти свій підпис, його можна буде легко знайти в меню "Знак" у майбутньому.

Щоб зберегти підписаний документ PDF, натисніть Файл> Зберегти та виберіть місце для файлу.

Mac: Використовуйте попередній перегляд

Користувачі Mac пощастило, ніж користувачі Windows. Програма попереднього перегляду, що входить до складу macOS, має вбудовані можливості підписання документів. Завдяки відмінним трекпадам, вбудованим у MacBook, ви можете власноруч зробити свій підпис на трекпаді одним із ваших пальців, щоб увійти до перегляду. На новій MacBook з сенсорною панеллю “Force Touch”, це навіть чутливий до тиску, що забезпечує ще більш точні підписи.

Ви також можете просто підписати аркуш паперу і "сканувати" його за допомогою веб-камери, якщо ви хочете створити свій підпис старовинним способом (або якщо у вас є iMac без трекпада).

Щоб підписати документ, відкрийте документ PDF у вікні попереднього перегляду (це має бути стандартна програма, яка відкривається, коли ви двічі клацнете файл PDF, якщо ви його не змінили). Натисніть кнопку "Показувати панель інструментів розмітки" на панелі інструментів, а потім натисніть кнопку "Підписати" на панелі інструментів, яка з'явиться.

Вам буде запропоновано або створити підпис, перетягнувши палець на трекпад, або підписавши папірець і переглянувши його за допомогою веб-камери. Візьміть свій підпис один раз і Preview запам'ятає його на майбутнє.

Після отримання підпису ви можете вибрати його в меню, яке з'явиться після натискання кнопки «Підписати». Ваш підпис застосовується як зображення, яке можна перетягувати та змінювати відповідно до документа.

Інші параметри на панелі інструментів дозволяють вводити текст і малювати фігури на документі, що дозволяє заповнювати форми, якщо це необхідно.

Після цього натисніть Файл> Зберегти, щоб зберегти PDF, застосувавши свій підпис до файлу. Також можна натиснути "Файл"> "Дублювати", щоб створити копію PDF-файлу та зберегти зміни в новій копії файлу, не змінюючи оригіналу.

Якщо вам не подобається попередній перегляд з будь-якої причини, ви також можете використовувати Adobe Reader DC на Mac. Він працюватиме так само, як підписання документа в Windows, тому див. Інструкції в розділі Windows для отримання інформації про це.

iPhone і iPad: використовуйте програму Mail або Adobe Fill & Sign

На iPhone або iPad можна підписувати документи за допомогою функції розмітки в додатку iOS Mail. Якщо ви маєте Mac і використовуєте попередній перегляд для підписання документів, ваш підпис буде синхронізовано з вашим комп'ютером Mac або iPhone або iPad, тому вам не доведеться створювати його повторно.

Ця функція зручна, але вона працює тільки, якщо ви хочете підписати документи в програмі Пошта. Наприклад, вам може бути надіслано документ електронною поштою електронною поштою, і вам може знадобитися його підписати та відправити електронною поштою.

Для цього вам потрібно буде надіслати електронний лист із вкладеним файлом PDF, торкніться вкладеного PDF-файлу та натисніть піктограму "Розмітка та відповідь" у формі нижнього правого нижнього кута екрана під час перегляду PDF-файлу.

Потім ви зможете додати підпис, натиснувши кнопку підпису в нижньому правому куті екрана. Ви також можете вводити текст і малювати на документі, якщо хочете.

Натиснувши "Готово", програма "Пошта" автоматично створить відповідь на повідомлення електронної пошти з доданим підписаним документом. Можна ввести повідомлення електронної пошти, а потім надіслати підписаний документ.

 

Хоча це зручно, вона працює лише в програмі Mail, тому вона дуже обмежена. Якщо ви хочете зробити це з будь-якої іншої програми, вам знадобиться підписання сторонніх розробників.

Тут є чимало варіантів, але нам подобається додаток Adobe Fill & Sign від Adobe, який дозволяє безкоштовно підписувати необмежену кількість документів. Він може навіть фотографувати паперові документи за допомогою камери, тому ви можете створювати цифрові копії паперових форм. Ви можете підписати документ, написавши на сенсорному екрані пальцем або стилусом, а також надати текст у PDF-документи, щоб заповнити їх.

Щоб отримати документ PDF з іншої програми в Adobe Fill & Sign, знайдіть файл PDF в іншій програмі, натисніть кнопку "Share" і виберіть програму Adobe Fill & Sign. Потім можна натиснути кнопку підпису, щоб легко підписати документ. Коли ви закінчите, натисніть кнопку "Обмін" в Adobe Fill & Sign, щоб надіслати підписаний документ до іншої програми.

 

Якщо ви шукаєте більш повнофункціональний інструмент, або якщо вам просто не подобається Adobe Sign & Fill, ми особливо любимо SignNow. Він працює дуже добре і дозволяє підписувати документи пальцем. Можна безкоштовно підписати до п'яти документів на місяць, але після цього потрібно щомісячна абонентська плата. Хоча це гарна альтернатива.

Android: скористайтеся Adobe Fill & Sign

Android не постачається з вбудованою програмою, яка може це зробити. Замість цього потрібно використовувати програму сторонніх розробників. Так само, як на iPhone і iPad, нам подобається Adobe Fill & Sign, що дозволяє безкоштовно підписувати необмежену кількість документів на місяць. Він також може знімати фотографії з паперових документів за допомогою камери, щоб ви могли їх підписати в електронному вигляді.

Після установки програми можна відкривати документи PDF у програмі та натискати кнопку підпису, щоб підписати їх. Після цього можна спільно використовувати підписаний документ з іншою програмою, натиснувши кнопку "Спільний доступ".

 

Так само, як і на iOS, ми також рекомендуємо SignNow, якщо ви хочете щось більш заповнене набором функцій і готові платити (оскільки він пропонує до п'яти підписів на місяць безкоштовно).

Chromebook. Використовуйте HelloSign

На Chromebook ви знайдете різноманітні послуги підпису, які працюють для вас. Нам подобається HelloSign, який пропонує хороший веб-інтерфейс, а також програму Chrome, яка інтегрується з Google Диском. Це дозволяє безкоштовно підписувати до трьох документів на місяць.

Базовий веб-інтерфейс HelloSign дозволяє легко завантажувати документи PDF і підписувати їх, створюючи підпис або завантажуючи зображення. Ви можете надіслати підписаний документ безпосередньо комусь або завантажити документ і робити з ним що завгодно.

Якщо вам не подобається HelloSign, DocuSign також добре працює на Chromebook, пропонуючи додаток, що інтегрується з Диском Google для підписання та розширення веб-переглядача, за допомогою якого можна підписувати документи з Gmail. Але DocuSign не пропонує жодних безкоштовних підписів. SignNow також пропонує додаток Chrome для Диска Google і розширення для Gmail, але додаток і розширення не розглядаються.

Linux: Це складно

Це трохи складніше для Linux, оскільки офіційна версія Adobe Reader для Linux була припинена. Навіть старі, застарілі версії, доступні для Linux, не мають такої функціональності, а також популярні інтегровані переглядачі PDF, такі як Evince та Okular.

Ви можете спробувати веб-інструмент, наприклад HelloSign, який обговорюється у розділі Chromebook вище, для найпростішого досвіду.

Якщо ви хочете використовувати настільну програму, Xournal - це, мабуть, найзручніший інструмент для підписування PDF-файлів у Linux. Він може коментувати PDF-файли, додаючи до них зображення. По-перше, вам потрібно створити зображення підпису підпису на аркуші паперу, сканувати його в систему Linux і очистити. Можна потенційно просто зняти його фотографією з веб-камери або камери смартфона. Ви можете налаштувати його в GIMP, щоб він мав прозорий фон, або просто переконайтеся, що ви підписали білий аркуш паперу і що фон повністю білий.

Інсталюйте Xournal з інструменту встановлення програмного забезпечення вашого дистрибутива Linux, відкрийте PDF-файл і клацніть пункт меню Інструменти> Зображення. Це дозволить вам вставити зображення вашого підпису, і ви можете змінити його розмір і змінити його розмір у міру необхідності, щоб він містився в полі підпису..

Насправді слід розпізнати та створити файл зображення, але ви можете скористатися цим методом для швидкого підписання документів у майбутньому після того, як ви отримаєте гарне зображення підпису..

Зображення: Тим Пірс на Flickr