Як створити серверні правила в Outlook

Серверні правила запускаються на сервері, а не в клієнті Outlook, тому вони дозволяють застосовувати правила, перш ніж повідомлення почнуть натискати вашу систему. Ось як вони працюють і що ви можете робити з ними.

Що таке серверні правила?

Коли ви встановлюєте звичайні правила в Outlook, вони працюють тільки тоді, коли програма Outlook відкрита у вашій системі. Вони називаються правила на стороні клієнта тому що вони працюють у клієнтській програмі Outlook. Вони чудово підходять для фільтрів електронною поштою в різних папках, оскільки правила вимикаються, коли ви відкриваєте Outlook або коли повідомлення надходять у папку "Вхідні".

Але що робити, якщо ви хочете, щоб правила, що виключаються, коли Outlook закрито, наприклад, пересилання повідомлень колезі під час відпустки? Для цього вам потрібно правила на стороні сервера, які працюють на сервері, який обробляє вашу пошту, незалежно від того, чи відкрито Outlook на вашому комп'ютері. Outlook дозволяє також створювати їх, так що давайте зробимо крок у цьому процесі.

Застереження: Правила на сервері працюють, якщо ви використовуєте Microsoft Exchange для вашого сервера електронної пошти (або хмари O365 або локальний сервер Exchange), але не якщо ви використовуєте Outlook для обробки пошти від постачальника, наприклад Gmail або Yahoo !. Ви все ще можете налаштувати відповідь та правила для облікового запису, що не є Microsoft, але вам доведеться залишати Outlook увімкненим і запущеним. Якщо це те, що вам потрібно, ми отримали інструкції для вас.

Як налаштувати серверні правила

Ви створюєте звичайні (на стороні клієнта) правила в Менеджері правил, перейшовши в меню Домашня сторінка> Правила, але ми їх не використовуємо. Замість цього перейдіть у меню Файл> Параметри та натисніть кнопку "Автоматичні відповіді".

Щоб розпочати створення правила на сервері, натисніть кнопку "Правила".

Це відкриває панель "Автоматичні правила відповіді", і, як ви бачите, ви не можете багато чого зробити, крім кнопки "Додати правило".

Відкриється вікно Правила редагування, де ви можете створити нове правило на стороні сервера.

Ви побачите, що параметри цих правил набагато простіші, ніж у менеджері правил. Це пояснюється тим, що ви обмежені діями, які може виконувати сервер. Якщо ви бажаєте, щоб програма Outlook відтворювала певний звук, коли надходить пошта від вашого начальника, ви можете робити це лише за допомогою правила на стороні клієнта.

Скажімо, одна з команд відсутня, і вони хочуть, щоб будь-яка пошта про How-To-Geek була переміщена до певної папки і переслана конкретній особі. По-перше, вони вибирають опцію "Надіслано прямо мені". Далі, вони ввійдуть в "How-To-Geek" у темі. Потім вони вибирають опцію "Копіювати в" і вибирають папку. І, нарешті, вони перевірять опцію "Вперед", виберіть одержувача з адресної книги, а потім натисніть "OK".

Правило додано до списку серверних правил, а потім буде запущено незалежно від того, чи відкрито Outlook.

Ви можете додати стільки правил, скільки хочете. І очевидно, ви можете зробити більше з ними, ніж простий приклад, який ми показали тут. Їх можна використовувати, щоб змінити важливість повідомлень від конкретних контактів або містять певні слова в темі. Або ви можете мати правило на сервері, щоб видалити певні типи повідомлень, перш ніж вони досягли папки "Вхідні".