Створення та керування контактами в Outlook 2013
Outlook не дуже корисний, якщо у вас немає контактів. Звичайно, ви можете вводити адреси електронної пошти, коли ви їдете, але це вимагає багато часу та схильності до помилок. Краще, щоб ваші контакти вже знаходилися в Outlook, так що ви можете швидко відкинути повідомлення за кілька кліків.
У недавній статті ми обговорили, як розпочати роботу з Outlook, і сьогодні ми хочемо розширити її, включивши в себе роботу з контактами. Ваші контакти будуть центром вашого досвіду Outlook, тих, з ким ви відповідаєте і як ви використовуєте програму.
Як і слід було очікувати, ви можете багато керувати контактами за допомогою Outlook, а налаштування адресної книги перед початком її використання має багато сенсу.
Створення адресної книги
Щоб розпочати керування контактами, перше, що ви хочете зробити, це відкрити режим "Люди", щоб ви могли приступити до роботи. Існує багато способів додати контакти до адресної книги. Спочатку, ймовірно, ви імпортуєте свою адресну книгу з іншого джерела, наприклад, веб-пошти або іншої програми електронної пошти.
Зауважте, що для кожного облікового запису електронної пошти ви маєте адресну книгу. У цій конкретній ситуації ми маємо локальну адресну книгу для нашого локального файлу даних Outlook, і ми маємо іншу, пов'язану з нашим обліковим записом електронної пошти.
У будь-якому випадку, давайте розглянемо основні положення, якщо у вас немає адресної книги для імпорту, ви можете почати додавати контакти вручну. На наступному скріншоті ми бачимо частину нашої нової адресної книги, яка зараз повністю порожня.
Для початку натисніть кнопку "Новий контакт" і відкриється нове вікно контакту. Перше, що може вискочити на вас, це те, наскільки вона зайнята, але не бійтеся, якщо ви подивитеся на багато можливостей на стрічці, ви побачите, що це досить стандартна форма.
Давайте вирізаємо до погоні, а потім зробимо контакт для How-To Geek, заповнивши відповідні значення. Можна також додати зображення, що є непотрібним, але все ж приємним дотиком до м'якої, нудної адресної книги.
Після того, як ви закінчите вводити контакт або контакти, вам потрібно або натиснути кнопку "Зберегти & закрити", або натиснути "Зберегти & Нове", щоб створити інший контакт. Давайте зробимо це. У нас є вибір між створенням нового контакту або новим контактним зв'язком для однієї компанії.
У цьому випадку ми оберемо останнє, щоб заощадити час на введення тексту, після чого ми натиснемо "Зберегти & закрити", щоб показати наші нові записи в адресній книзі.
Непогано, у нас вже є два контакти, які ми можемо надіслати електронною поштою, але, людина, це багато часу. Було б набагато простіше, якби ми могли перемістити контактну інформацію з іншого джерела в Outlook.
Якщо ви користуєтеся послугою веб-пошти або іншою, ваші контакти, швидше за все, існують і їх потрібно буде імпортувати до Outlook. Якщо ви хочете ввести кожний контакт один за одним, ви, безумовно, можете зробити це, але ми рекомендуємо імпортувати ваш головний список контактів, незалежно від того, чи це з Thunderbird, або Gmail, або іншої служби електронної пошти..
Імпорт та експорт записів контактів
Незалежно від того, чи використовуєте ви Gmail або Yahoo Mail !, або у вас є обліковий запис електронної пошти з 1997 року, який ви ретельно зберігали та підтримували, контакти та всі інші, неминуче, вам доведеться масово вставляти контакти у ваші контакти Outlook.
Для цього можна експортувати контакти з іншого джерела, а потім імпортувати їх до Outlook. Зазвичай це легко досягти, просто звернувшись до налаштувань або опцій з облікового запису електронної пошти або клієнта, а потім вибравши опцію експорту контактів.
Звичайно тоді все, що вам потрібно зробити, - це імпортувати їх у Outlook. Це досить простий процес, і він буде схожий на більшість програм електронної пошти. Ми рекомендуємо вам ознайомитися з нашою статтею, в якій пояснюється, як експортувати та імпортувати контакти до Outlook, і навпаки.
vCard? Що таке vCard?
Можливо, ви чули vCards (файл віртуальної картки або .VCF), можливо, ви навіть отримали або використали один. vCards - це стандартний формат електронної візитної картки, який можна обмінюватися з іншими, наприклад, за допомогою підпису електронною поштою або вкладенням.
Незважаючи на це, існує декілька способів, якими можна працювати з vCards в Outlook. Найбільш вірогідним сценарієм є можливість імпортувати контакт з vCard або експортувати його до vCard. How-To Geek має повний опис цього процесу, який швидко приведе вас до швидкості на цьому.
Іноді у одному файлі vCard може зберігатися багато вікон. Проте, якщо ви спробуєте перетворити цей файл, буде імпортовано лише першу vCard у файлі. Щоб подолати це обмеження, спочатку потрібно перетворити файл у форматі .CSV, а потім імпортувати його в Outlook. Рекомендуємо прочитати цю статтю для повного опису цього процесу.
Нарешті, ви можете експортувати всі ваші контакти в окремі vCards або один мастер vCard, як описано в попередньому абзаці. Знову ж таки, у нас є дуже маленький підручник про те, як це зробити, так що ви повинні бути в курсі того, як отримати VCards в і з Outlook з відносною легкістю..
Створюйте та керуйте групами контактів
Давайте зараз обговоримо групи, оскільки можливість швидко скинути повідомлення вибраній групі душ гарантує, що ви не забудьте включити будь-кого і врятує вас від введення кожного імені в поле To:.
Щоб налаштувати контактну групу, натисніть кнопку "Нова контактна група" на стрічці.
Після відкриття вам потрібно спочатку визначитися з тим, що ви хочете зателефонувати вашій групі (тут ми називаємо нашу "CES 2015"), а потім натисніть "Додати членів" і виберіть "З контактів Outlook". Ви також можете створити новий контакт на літати або вибирати іншу адресну книгу, наприклад, якщо ви хочете включити людей з каталогу вашої компанії.
У списку ми вибираємо членів групи. Пам'ятайте, що ви можете вибрати членів, утримуючи клавішу "CTRL" і клацнувши лівою кнопкою миші кожного члена. Незалежно від того, коли ви хочете додати нових учасників, ви оберете ім'я або імена та натисніть кнопку "Члени ->", яка додасть їх до групи.
Після завершення натисніть кнопку "OK".
Ви повернетеся на екран керування групою, де ви зможете переглянути членів вашої нової групи та внести інші зміни. Наприклад, можна перенаправити групу як контакт Vcard або Outlook, додати нотатки про групу, надіслати електронною поштою всю групу або створити зустріч лише з тими членами групи.
У нашому випадку, ми просто збираємося натиснути “Save & Close”, щоб офіційно створити групу і повернутися до головного вікна Outlook. Зараз ми бачимо нашу нову групу в нашому списку контактів, позначеному значком групи. Праворуч можна побачити учасника групи, а також іконки, на які можна виконати дії. У цьому прикладі доступний лише значок електронної пошти, а також кнопка "Редагувати".
Слід зауважити, що найшвидший спосіб надсилати повідомлення електронною поштою групі - це просто ввести його назву в поле "Кому:", так що в цьому випадку ми можемо ввести "CES 2015", і Outlook знатиме, як надіслати повідомлення всім у цій групі.
Параметри людей
Якщо ви натиснете кнопку "Файл -> Параметри", ви можете налаштувати Outlook кількома різними категоріями.
Ось ваші варіанти людей. На відміну від інших категорій у параметрах Outlook, параметри "Люди" дуже мало і досить легко розібратися.
Параметри, які ви знайдете тут, дозволять вам вирішити, як подавати імена, показувати додатковий індекс та відображати онлайн-статуси та фотографії.
Управління контактами Outlook є досить простим, але, як ви бачили, ви можете зробити ще багато для них, щоб зберегти їх належним чином. Він надає набагато більше можливостей для завершення роботи з Outlook, якщо у ваших контактах є більше інформації, ніж просто ім'я та адреса електронної пошти.
Якщо ви все ще маєте намір використовувати Gmail як основний постачальник електронної пошти, ви можете використовувати Outlook для керування контактами, а також синхронізувати їх із обліковим записом Gmail..
