Створення та налаштування перегляду папок у Outlook
Якщо ви працюєте в офісі, то ймовірність того, що ви витратите багато часу на роботу з електронною поштою, швидше за все, в Microsoft Outlook. Варто зайняти трохи часу, щоб Outlook міг відображати потрібну інформацію. Для електронної пошти найкращим способом цього є перегляд папок. Ось як вони працюють.
Що таке перегляд папок?
У кожному місці, де зберігатиметься ваша електронна пошта в Outlook, незалежно від того, чи є вона вхідною, відправленою, архівованою, видаленими або будь-яким іншим місцем, є папка. Кожна з цих папок за замовчуванням виглядає однаково, а стовпці містять метадані про електронну пошту, такі як відправник, тема, дата та час, отримані тощо. Outlook групує електронні листи за датою (з останньою вершиною), стилює непрочитані повідомлення напівжирним синім текстом і показує повідомлення, прочитані звичайним чорним шрифтом.
Це папку за замовчуванням.
Але ви можете змінити цей вигляд, якщо хочете. Ви можете створити інший вид для кожної папки, або ви можете створити подання папки, яке вам подобається, і застосувати її до кожної папки. Outlook навіть має кілька альтернативних вбудованих переглядів, з яких ви можете почати.
Як перейти до іншого вбудованого перегляду
Для початку перейдемо до одного з інших вбудованих переглядів, натиснувши Перегляд> Змінити вигляд.
Компактний вигляд - це типовий вигляд, який використовує кожна папка, але ви можете змінити його на будь-яке з двох:
- Одномісний: Це видаляє групування за датою і показує всі ваші повідомлення у простому списку.
- Попередній перегляд: Це (дещо протилежно) видаляє панель "Попередній перегляд".
Як налаштувати існуючий вигляд
Можна налаштувати поточний вигляд папки, натиснувши кнопку Перегляд> Параметри перегляду.
Відкриється вікно Додаткові параметри перегляду, де ви можете змінити всі речі щодо перегляду.
Як приклад, ми змінимо відображені стовпці та параметри сортування. Натисніть "Стовпці", щоб відкрити вікно "Показати стовпці".
Виберіть "Mention" у правому стовпчику, натисніть кнопку "Видалити", а потім натисніть "OK".
Повернувшись до вікна "Розширені параметри перегляду", натисніть кнопку "Сортувати", щоб відкрити вікно Сортувати.
У спадному меню "Сортувати елементи за" виберіть "Від" і натисніть "ОК".
Тепер натисніть кнопку "OK" на вкладці "Додаткові параметри перегляду". Перегляд папок тепер змінено так, що стовпець "Mention" приховано, а папка відсортована особою, яка надіслала пошту.
Це лише два приклади того, що ви можете зробити. Можна додавати або видаляти багато різних стовпців, групувати та сортувати повідомлення різними способами, а також змінювати шрифти та стилі, які використовуються для відображення повідомлень. Грайте з різними опціями, щоб знайти те, що найкраще підходить для вас.
Застосування перегляду до інших папок
Після налаштування перегляду ви можете застосувати той самий перегляд до будь-якої іншої папки без необхідності налаштовувати кожну з них. Натисніть кнопку Перегляд> Переглянути налаштування знову, і на цей раз натисніть кнопку "Застосувати поточний перегляд до інших папок".
Виберіть папки, до яких потрібно застосувати перегляд, а потім натисніть "OK".
Ви можете вибрати якомога більше папок (або вкладених папок).
Зберегти налаштований перегляд папок
Можна також зберегти налаштований вигляд як шаблон, щоб можна було застосувати його до інших папок у майбутньому. Натисніть View> View Settings знову і виберіть команду "Зберегти поточний перегляд як новий вигляд".
У цьому вікні відкриється вікно копіювання, де ви зможете вказати ім'я перегляду та вибрати, хто може бачити його. Натисніть "ОК", коли все налаштовано.
Якщо знову клацнути View> View Settings, Outlook відобразить ваш новий вигляд як доступний варіант. Натисніть "Керування переглядами", щоб побачити всі види, до яких ви маєте доступ.
Вікно Керування всіма переглядами дозволяє додавати, редагувати та видаляти перегляди, а також переглядати налаштування, що застосовуються до кожного перегляду.
Створити перегляд з нуля
Якщо ви хочете створити новий вигляд, натисніть кнопку "Новий" у вікні "Керувати всім". Відкриється вікно Створити новий вигляд.
Виберіть тип базового перегляду, з якого потрібно почати, і натисніть кнопку "OK". Відкриється вікно Розширені параметри перегляду, і ви можете налаштувати свій вигляд так, як хочете. Після завершення натисніть кнопку "ОК", доки не повернетеся до вікна "Керування всіма переглядами", а потім натисніть "Застосувати перегляд", щоб застосувати перегляд до поточної папки..
Після створення нового вигляду ви можете застосувати до будь-якої іншої папки, налаштувати її далі або використовувати її як базу для іншого нового перегляду.
Видалити налаштування з перегляду
Якщо ви вже здійснили певні налаштування для існуючого перегляду, ви можете легко повернутися до існуючого вигляду. Це хороший спосіб перевірити ситуацію, не турбуючись про їх скасування, якщо зміни не працюють для вас. Натисніть "Перегляд"> "Скинути перегляд", щоб видалити незбережені налаштування з поточної папки.
Завдяки цим інструментам перегляду ви можете зробити папки робочими точно так, як ви хочете, і почати приборкувати цей переповнений список повідомлень.
