Як створити таблицю індексів Як Pro з Microsoft Word

Індекс дає читачам можливість легко знайти важливі слова в нашому документі, але створення індексу вручну є дуже нудним і трудомістким. На щастя, ви можете автоматично створити таблицю індексів у Word.

Зображення на Ifijay

Загальний підхід до створення таблиць індексів у Word - це вручну позначити кожне слово, яке ми хочемо індексувати, але іншою альтернативою є використання документа узгодження для автоматичного індексування нашого головного документа, що ми і розглянемо в сьогоднішній статті.

Генерація індексу

Почнемо зі створення таблиці з двома стовпцями у нашому файлі конкордації. Напишіть слова, які ви хотіли б відзначити для індексування в лівій колонці. Напишіть текст, який ви хотіли б використати в таблиці індексів головного документа у правому стовпці.

Закрийте файл конкордації та відкрийте вкладку посилання головного документа, щоб індексувати наш головний документ.

Натисніть кнопку "Автомарк" і оберіть документ відповідності, коли Word запропонує вказати файл AutoMark.

Відразу після натискання кнопки ОК ви побачите, що Word створює деякі поля запису індексу в нашому документі.

Ми можемо приховати ці поля, натиснувши кнопку "Показати / сховати абзац" на вкладці "Домашня сторінка".

Перейдіть до кінця основного документа та натисніть кнопку "Вставити індекс" ще раз і натисніть кнопку "ОК" цього разу, щоб створити індекс.

Це все, що ми маємо про те, як створити таблицю індексів з файлом конкордації. Давайте розглянемо, як можна налаштувати стиль індексу.

Створення перехресних посилань в індексі

Word дозволяє створювати інший тип індексу. Тут ми маємо індекс з підпункту, який особливо корисний, коли ми хочемо згрупувати набір тісно пов'язаних понять у нашому документі.

Хитрість створення підпункту полягає в розділенні тексту в правому стовпці нашої таблиці документів на узгодження з двокрапкою (:). Word оброблятиме будь-які слова, що з'являються після двокрапки, як підпункт у індексі.

Іншим корисним типом індексу є індекс перехресного посилання, який зазвичай приходить у формі "Див. Також ..."

На жаль, ми не можемо створювати перехресні посилання в нашій таблиці індексів, використовуючи файл конкордації, тому нам доведеться вручну редагувати поле індексу, додавши "\ t.

Підтримання індексу

Однією з проблем із підтримкою індексу в Word є те, що Word не дає нам кнопки або меню, які ми можемо просто натиснути, щоб очистити поля індексу, якщо ми вирішимо повторити наш файл узгодження.

Ми повинні використовувати сценарій Visual Basic, щоб очистити поля індексу в нашому документі. Більшість з вас повинна думати “Visual Basic Script, я не програміст! Що це ?". Не хвилюйтеся, це не так погано, як здається. Просто скопіюйте та вставте цей простий скрипт, написаний дивовижними хлопцями на TechRepublic, у редакторі Visual Basic Visual Word і запустіть його для очищення полів індексу вашого головного документа.

Sub DeleteIndexEntries ()
Dim Doc As Document
Dim fld As Field
Встановити doc = ActiveDocument
Для кожного fld В doc.Fields
fld.Select
Якщо fld.Type = wdFieldIndexEntry Тоді
fld.Delete
End If
Далі
Встановити fld = Нічого
Встановити doc = Ніщо
End Sub


Відкрийте редактор Visual Basic, натиснувши Alt + F11 і помістіть цей скрипт у редактор. Виконайте скрипт, натиснувши кнопку "run", щоб очистити поля індексу головного документа.

Головний документ більше не повинен мати жодних полів індексу. Тепер ми можемо повторно індексувати головний документ і відтворити індексну таблицю за допомогою меню "Вставити індекс".

Застосування різних форматів таблиць індексів

Так, індекс, безумовно, є корисним для вашого читача, але, ймовірно, деякі з вас думають: «Чому таблиця індексів виглядає так нудно. Чи можу я змінити вигляд, щоб зробити його більш привабливим? ”. Відповідь так, Таблиця індексів не повинна виглядати рівниною.

Ми можемо налаштувати стиль таблиці індексу, вибравши один з доступних форматів для налаштування зовнішнього вигляду таблиці індексу.

Ось приклад того, як Класичний Формат індексу виглядає так.

Ми можемо навіть застосувати власний стиль до таблиці індексу, вибравши «З шаблону» і натиснувши кнопку «Змінити».

Виберіть один з доступних стилів індексу та натисніть кнопку "Змінити", щоб створити власний стиль.

Ми можемо налаштувати стиль шрифту індексної таблиці.

Дає індексну таблицю деяких меж або нумерацію;

… Щоб дати індекс таблиці специфічний вигляд і відчуття.

Це все, що ми маємо для створення індексної таблиці з Microsoft Word. Є ще якісь чудові поради щодо створення документа? Поділіться своїм досвідом у коментарях.