Як створити повідомлення відпустки для відпустки (майже) будь-якого облікового запису електронної пошти

Якщо ви виїжджаєте за місто, ви можете покласти на електронну пошту примітку, щоб люди могли знати, що ви не будете доступні, або зв'язатися з кимось іншим, поки ви не знаходитесь.

Більшість служб електронної пошти надають можливість надсилати автоматичну відповідь на вхідні повідомлення, коли ви недоступні для перевірки електронної пошти. Ось як налаштувати відповідь відпустки на найпопулярніші служби електронної пошти.

Коли мова йде про налаштування автовідповідача, ви перебуваєте в одному з декількох човнів:

• Ви маєте обліковий запис Gmail, обліковий запис Microsoft (outlook.com, live.com або hotmail.com) або обліковий запис Yahoo, який підтримує користувачів.
• Ви підключені до сервера Microsoft Exchange і можете використовувати помічника Out Of Office.
• У вас є обліковий запис електронної пошти POP3 / IMAP, який не підтримує користувачів, які можуть відповісти на запит, можливо, від вашого інтернет-провайдера або іншої служби.

Ми покажемо вам, як налаштувати автовідповідач у Gmail, Yahoo, Mail 10 (для облікових записів Microsoft), Outlook.com, Outlook для Windows (для облікових записів IMAP і POP3), Exchange і навіть в Apple Mail для Mac (для облікових записів IMAP і POP3).

Налаштування відповідача на відпустку в Gmail

Для тих із вас, у кого є адреса Gmail, або навіть для невеликої компанії, яка використовує Служби Google, налаштування автовідповідача у Gmail є простим. Просто увійдіть до свого облікового запису Gmail, клацніть на меню "Налаштування" у верхньому правому куті екрана та виберіть "Налаштування". Коли відкриється сторінка "Налаштування" на новій вкладці, прокрутіть вниз, поки не з'явиться розділ, що називається відпочинком відпустки. Варіанти дуже інтуїтивні. Просто увімкніть автовідповідач відпустки, виберіть Перший день і Останній день (якщо можливо) і введіть тему та повідомлення. Якщо ви не хочете, щоб відповідь на відпустку виходила для всіх, хто надсилає вам електронний лист, установіть прапорець "Лише відправляти відповідь людям у моїх контактах", щоб дозволити відповідь на відпустку переходити до людей у ​​списку контактів Google.

Налаштування відповідача на відпустку Yahoo

Щоб налаштувати відповідь на відпустку в Yahoo Mail, відкрийте веб-переглядач і увійдіть до облікового запису Yahoo Mail. Потім натисніть піктограму шестерні у верхньому правому куті вікна веб-переглядача та клацніть «Налаштування» у спадному меню. У діалоговому вікні «Параметри» у списку параметрів ліворуч клацніть «Відпустка у відповідь» і встановіть прапорець «Увімкнути автоматичний відповідь під час цих дат (включно)». Виберіть дату "Від і до" та введіть автоматичну відповідь, яку потрібно надіслати. Якщо ви хочете отримати іншу відповідь, що надсилається до одного або декількох певних доменів, позначте пункт "Різні відповіді на електронні листи з певного домену", введіть домени, а потім введіть повідомлення, яке надсилатиметься електронною поштою з цих доменів.

Yahoo також дозволяє вам мати різні відповіді по електронній пошті, засновані на тому, хто збирається. Просто встановіть прапорець "Різні відповіді на повідомлення електронної пошти з певного домену" та додайте до доменів електронної пошти, для яких потрібно отримати іншу відповідь.

Після завершення натисніть кнопку "Зберегти" внизу діалогового вікна "Налаштування". Відповідь на ваш відпочинок буде автоматично надіслано протягом вказаних дат.

Налаштування автоматичних відповідей у ​​Windows 10 Mail для облікових записів електронної пошти Microsoft

Windows 10 Mail дозволяє налаштовувати відповіді на відпустку для облікових записів електронної пошти Microsoft, включаючи облікові записи outlook.com, live, com, hotmail.com і Office 365. Щоб налаштувати відповідь на відпустку в поштовій програмі Windows 10, відкрийте програму та натисніть піктограму шестерні в нижньому лівому куті вікна. Потім натисніть кнопку "Автоматичні відповіді" на панелі "Параметри", яка випадає праворуч і виберіть обліковий запис, для якого потрібно надіслати автоматичні відповіді, зі спадного меню "Вибрати обліковий запис". Натисніть на повзунок “Send Automatic Replies” (Відправити автоматичні відповіді), щоб він ставав темно-сірим і читав On (Увімкнено). Введіть повідомлення, яке ви хочете надіслати, як автоматичну відповідь у вікні нижче кнопки повзунка. Якщо ви хочете, щоб відповідь надсилалася лише користувачам у вашому списку контактів, установіть прапорець "Надіслати відповіді лише моїм контактам". Можна налаштувати автоматичні відповіді для всіх підтримуваних облікових записів у Mail, але ви повинні робити це окремо для кожного.

Налаштування автоматичного відповіді на Outlook.com

Щоб налаштувати автоматичну відповідь на Outlook.com, перейдіть на веб-сайт http://www.outlook.com у своєму улюбленому веб-переглядачі та увійдіть до облікового запису електронної пошти Microsoft, з якого потрібно надіслати автоматичну відповідь. Потім натисніть піктограму шестерні у верхньому правому куті сторінки Outlook.com і виберіть "Автоматичні відповіді" зі спадного списку. Натисніть "Надіслати автоматичні відповіді" на панелі, яка висувається з правого боку вікна. Встановіть Час початку і Час завершення і введіть повідомлення, яке потрібно автоматично розіслати. Виберіть будь-які інші потрібні параметри, наприклад, чи бажаєте ви, щоб автоматичні відповіді надсилалися лише користувачам у списку контактів або всім, хто надсилав вам електронні листи.

Після завершення налаштування автоматичної відповіді натисніть кнопку "OK" у верхній частині області. Ваше спеціальне повідомлення тепер автоматично вимкнеться протягом періоду часу, який ви встановили у відповідь на отримані електронні листи, які відповідають встановленим вимогам.

ПРИМІТКА. Outlook.com можна використовувати лише з обліковими записами електронної пошти Microsoft-live.com, outlook.com, hotmail.com та msn.com.

Налаштування відновника відпустки Microsoft Exchange Server в Outlook

Якщо ви підключені до сервера Microsoft Exchange Server (зазвичай, у вашій роботі), ви зможете скористатися перевагами Out Of Office Assistant, що є те ж саме, що і відпочинник відпустки. Щоб налаштувати це, натисніть вкладку «Файл», щоб увійти до виду за лаштунками, і натисніть кнопку «Автоматичні відповіді».

Звідси налаштування учасника відпустки досить легко. Просто натисніть кнопку "Надіслати автоматичні відповіді" та встановіть прапорець "Лише надсилати під час цього діапазону часу", якщо ви хочете обмежити автоматичні відповіді на певний часовий інтервал. Виберіть дату і час "Час початку" і "Час завершення". Потім ви можете ввести повідомлення, яке буде надіслано “Inside My Organization” або “Outside My Organization” або обидва.

Налаштування відповідача на відпустку для облікових записів IMAP або POP3 в Outlook для Windows

Якщо ви не підключені до сервера Exchange на вашій роботі, але, можливо, використовуєте Outlook у себе вдома, ви можете налаштувати відповідь на відпустку прямо через Outlook. Проте, це працює, лише якщо ваш комп'ютер залишається запущеним під час відсутності, тому краще перевірити і перевірити, чи підтримує ваш обліковий запис електронної пошти відповідні відпустки на своїй поштовій службі. Якщо це не так, Outlook зробить крапку.

Щоб налаштувати автовідповідач у програмі Outlook для Windows, потрібно спочатку налаштувати шаблон електронної пошти з повідомленням, яке потрібно надіслати. Щоб створити шаблон електронної пошти, ви в основному створюєте нове повідомлення електронної пошти, введіть повідомлення, яке потрібно зберегти (без до, Cc, Bcc або Subject), а потім збережіть повідомлення як шаблон Outlook. Створивши шаблон електронної пошти, створіть правило, яке автоматично надсилає цей шаблон електронної пошти до електронних листів, отриманих протягом певного діапазону дат.

Тепер, коли хтось надсилає вам електронний лист, вибраний шаблон буде автоматично надіслано їм протягом вказаного діапазону часу.

Налаштування відповіді Out of Office у програмі Apple Mail для Mac (IMAP або POP3)

Apple Mail не має вбудованої функції для відповідей, які не відповідають офісу, але ви можете налаштувати одне або декілька правил для автоматичного надсилання користувацьких відповідей на вхідні електронні листи для будь-якого облікового запису IMAP або POP3, доданого до програми. Щоб настроїти відповідь, що не відповідає, для облікового запису електронної пошти в Apple Mail, налаштуйте правило на екрані Правила в діалоговому вікні "Налаштування" (перейдіть до "Пошта> Налаштування, потім натисніть кнопку" Правила "), вказавши умови, які потрібно бути виконаним (обліковий запис, для якого потрібно надіслати автоматичні відповіді), і дію, яку потрібно виконати (відповідь на повідомлення з певним текстом повідомлення). Можна також додати інші умови, наприклад, перевірити, чи відправник перебуває у ваших контактах, чи перевірити, чи має поле "Кому" певну адресу електронної пошти..

Правило відповіді, яке ви створюєте, може бути активовано або неактивне на екрані правил, позначивши або зніміть прапорець поруч із правилом. Оскільки ви не можете встановити діапазон дат для правила, потрібно ввімкнути правило вручну, коли ви хочете, щоб він працював, а потім вимкніть його, коли ви більше не хочете, щоб він працював. Отже, переконайтеся, що ви знімаєте прапорець у діалоговому вікні "Налаштування", коли ви повертаєтеся з відпустки або відрядження.

Доки правило буде активним, на будь-яку електронну пошту, яка буде отримана, відповідає вибраним умовам. Кожен відправник буде отримувати автоматичну відповідь щоразу, коли вони надсилатимуть вам електронний лист.

ПРИМІТКА: Ви повинні залишити Apple Mail відкритим на вашому Mac для запуску правила. Якщо ви закриєте Apple Mail, автоматичні відповіді не будуть розіслані, але вони знову будуть відкриті Apple Mail і отримаєте повідомлення електронної пошти у папці "Вхідні" для облікового запису, вибраного в правилі. Було б краще налаштувати відповідь на відпустку в налаштуваннях веб-пошти служби електронної пошти, якщо це можливо, так що вам не доведеться залишати комп'ютер на.