Як створити випадаючий список в таблицях Google

Якщо ви працюєте з іншими користувачами у загальному файлі Google Sheets, іноді люди можуть вводити несподівані дані або те, що порушує формулу. Один із способів забезпечити, щоб усі вводили потрібні дані, щоб надати їм їх у розкривному списку перевірки.

Як створити випадаючий список

Спадний список - це чудовий спосіб, щоб переконатися, що дані, які люди вводять у вашу форму, програму або електронну таблицю, саме те, що ви очікуєте. Вона також надає користувачам набагато більш швидкий спосіб введення даних, оскільки вони вибираються з попередньо налаштованого списку, який ви надаєте.

Перше, що потрібно зробити, це відкрити файл Google Sheets і вибрати комірки, для яких потрібно використовувати розкривний список.

Далі відкрийте меню «Дані» і виберіть команду «Перевірка даних».

У спадному списку Критерії виберіть "Список із діапазону" або "Список елементів".

• Список із діапазону: Список значень, вибраних з інших комірок в одному чи іншому аркуші. Наприклад, якщо ви хочете використовувати значення в клітинках B1-B9 на аркуші 2, введіть Лист2! B1: B9 щоб дані, що містяться в них, з'явилися у розкривному списку, або безпосередньо вибравши будь-яку з комірок у Вашому аркуші.
• Список елементів: Список заздалегідь визначених елементів даних. Це може бути текст або цифра, і ви вводите кожне значення самостійно, розділяючи їх комами (і без пробілів). Цей параметр не дозволяє вставляти дані безпосередньо з інших комірок.

Тут ми використовуємо опцію "List of Items" і надаємо кілька числових варіантів.

Після того як ви ввели дані, які потрібно відобразити у розкривному списку, переконайтеся, що ввімкнено параметр "Показати випадаючий список у комірці", або ж значення не відображатимуться у вибраних комірках.

Можна також вибрати, що відбувається, коли хтось намагається ввести значення, яке не входить до списку. Параметр "Показувати попередження" дозволяє вводити недійсні дані, але позначає їх у аркуші (ми подивимося, як тільки трохи). Опція “Reject Input” (“Відхилити введення”) запобігає введенню будь-яких даних, які не входять до вашого списку.

І, нарешті, можна ввімкнути опцію "Показати текст довідки перевірки", щоб дати людям певні вказівки про те, що вони можуть вибрати в клітинах. Після вибору цього параметра введіть потрібні інструкції.

Після завершення натисніть кнопку "Зберегти".

Як використовувати Ваш новий розкривний список

Коли ви закінчите, будь-хто, хто використовує аркуш, може натиснути стрілку розкривного меню в цих клітинках і вибрати значення зі списку.

Якщо вибрано параметр "Показати текст довідки перевірки", цей текст з'являється, коли хтось вибирає одну з перевірених комірок.

Якщо хтось вводить значення, яке не відповідає щось у списку, і у вас увімкнуто опцію "Показувати попередження", у комірці буде позначено недійсними дані.

Наведіть курсор миші на неї, щоб показати, чому він позначений.

Якщо замість цього вибрано параметр "Відхилити вхід", люди отримають попередження, подібне до цього, коли вони спробують ввести все, що не входить до вашого списку.

Якщо вам потрібно видалити або змінити будь-який елемент зі спадного списку, поверніться до даних> Перевірка даних, щоб редагувати елементи зі створених списків. Видалення списку буде таким же легким, як натиснення кнопки "Видалити перевірку", розташованої внизу.