Як співпрацювати над документами через Інтернет
Якщо ви хочете співпрацювати з іншими людьми, немає необхідності тулятися навколо одного комп'ютера або надсилати файли по електронній пошті. Ви можете редагувати одну і ту ж копію документа - ви можете навіть редагувати його разом у реальному часі.
Ми рекомендуємо Документи Google, тому що це більш зріле рішення для співпраці, і ми маємо найбільший досвід роботи з нею. Microsoft Office Online нещодавно отримав функції співавторства в режимі реального часу, тому його варто також подивитися.
Документи Google
Документи Google - це офісний пакет Google. Як і більшість служб Google, це безкоштовна програма, доступ до якої ви отримуєте у веб-переглядачі. Файли, створені в Документах Google, зберігаються на Диску Google і пов’язані з обліковим записом Google. Оскільки ці файли живуть в Інтернеті, а не на вашому комп’ютері, ви легко можете поділитися документом з іншими користувачами. Google контролює документ і може надати іншим користувачам доступ до нього.
Щоб використовувати Документи Google для співпраці, перейдіть на веб-сайт Диска Google і ввійдіть у свій обліковий запис Google. Натисніть кнопку "Створити" і виберіть тип документа, над яким потрібно працювати, щоб створити новий документ. Також можна відкрити існуючий документ, збережений на Диску Google, або завантажити з комп'ютера документ.
Відкривши документ, натисніть кнопку Обмін. Наведіть курсор на цю кнопку, щоб побачити, хто має доступ до цього документа.
Введіть адреси електронної пошти людей, з якими ви бажаєте співпрацювати з документом. Люди, яких ви додаєте, мають дозвіл на редагування за умовчанням, але ви також можете обмежити їх лише для коментування або перегляду документа. Дозвіл "Може переглядати" корисний, якщо ви просто хочете показати документ людям.
За умовчанням люди отримуватимуть електронний лист, коли ви надаєте спільний доступ до документа. Повідомлення містить посилання на документ, щоб вони могли редагувати його разом з вами. Якщо ви не працюєте над документом, це нормально - вони можуть редагувати його, і ви побачите їх зміни, коли ви повернетеся до документа пізніше.
Коли кілька людей працюють над документом, ви побачите кілька курсорів введення тексту. Ви побачите в реальному часі, що інші люди набирають у документі, так що ви можете співпрацювати над складним документом, не врізаючись один в одного і змушений вирішувати конфліктні зміни пізніше. Існує навіть функція чату, з якою можна спілкуватися зі своїми співавторами.
Щоб переглянути список спільних з вами документів, можна натиснути категорію "Спільний зі мною" на Диску Google.
Office Online
Microsoft Office Online раніше називався Office Web Apps. Це абсолютно безкоштовна веб-версія Microsoft Office, доступ до якої здійснюється у вашому браузері. Оскільки це веб-програма, вона не є повною версією Microsoft Office і є більш обмеженою. Ви можете співпрацювати з версіями Microsoft Office для настільних комп'ютерів, але вони не є настільки зрілими, як рішення Документів Google. Наприклад, лише одна людина може працювати над одним і тим же абзацом одночасно під час співпраці в Office 2013.
Office Online доступний на сайті Office.com. Для цього потрібний обліковий запис Microsoft, який зберігає ваші документи в службі зберігання файлів Microsoft OneDrive (раніше відома як SkyDrive)..
Щоб розпочати роботу, відвідайте веб-сайт Office Online і відкрийте свій вибір - або відвідайте сайт OneDrive і відкрийте існуючий документ. Відкривши документ, натисніть кнопку "Спільний доступ" у верхній частині сторінки. Можна також натиснути меню ФАЙЛ на стрічці, натиснути "Спільний доступ" і вибрати "Надати доступ людям".
Введіть адреси електронної пошти, з якими потрібно надати спільний доступ, і виберіть дозволи, які потрібно надати. Можна вибрати, чи можна редагувати документ користувачами, якими ви надаєте спільний доступ до документа, і чи потрібно їм мати обліковий запис Microsoft.
Люди, яким ви надаєте спільний доступ до документа, отримуватимуть запрошення електронною поштою з посиланням на документ. Вони можуть відкрити документ, натиснути кнопку "Редагувати" і вибрати "Редагувати в Word Online", щоб працювати над ним. Ви можете керувати списком людей, які мають дозвіл на перегляд або редагування документа на панелі "Спільний доступ".
Існує безліч інших способів роботи з однаковими документами в режимі реального часу через Інтернет, але вам, мабуть, краще дотримуватися цих функцій співпраці. Документи Google і Office Online допомагають зробити це простим і включати здатні офісні програми для роботи.
