Забудьте про трюки Ось найкращий спосіб організувати свою поштову скриньку Gmail

Трюки вхідних повідомлень електронної пошти продовжують з'являтися. Спочатку Google представив папку "Пріоритетні", а зараз використовує вкладки категорій. Dropbox придбав поштову скриньку, яка перетворює вашу папку "Вхідні" на більш складні. Microsoft Outlook.com має функцію Sweep, яка автоматично очищає вашу поштову скриньку.

Всі ці спроби керувати вашою поштовою скринькою електронної пошти. Ці трюки ніколи не настільки розумні, як ви самі, так що ви можете зробити свою електронну пошту набагато розумнішою, взявши більш активну роль.

Ми будемо використовувати Gmail тут, але принципи повинні бути однаковими для будь-якого клієнта електронної пошти.

Використовуйте класичну вхідну пошту

По-перше, ми позбавимося від будь-яких перешкод, які Gmail сьогодні використовує. Ці поштові скриньки ніколи не отримують абсолютно правильних категорій і пріоритетів. Вони змушують вас пройти всю електронну пошту, щоб переконатися, що ви не пропустіть нічого і закликаєте вас постійно отримувати спам безглузді електронні листи, підмітаючи їх під килим.

Щоб скористатися більш класичною папкою "Вхідні" в Gmail, натисніть значок шестерні та виберіть "Налаштування". Натисніть на вкладку Вхідні, виберіть поле Вхідні і виберіть Непрочитане. Усі вкладки та параметри пріоритету зникнуть.

Скасувати підписку на електронну пошту, про яку ви не дбаєте

З відключеними категоріями та пріоритетами вкладки всі ваші електронні листи будуть розсортовані на одну велику купу. Всі ці непотрібні повідомлення електронної пошти та інформаційні бюлетені соціальної мережі, які вас не турбують, будуть у папці "Вхідні" разом з вашими важливими електронними листами.

Це добре - а не просто широкі електронні листи, які ви не хочете бачити під килимком, ви повинні зупинити їх від прибуття повністю.

Розгляньте тип електронних листів, які ви не хочете бачити. Загальні типи непотрібних електронних листів включають сповіщення про Facebook та Google+, рекламні повідомлення електронної пошти та інформаційні бюлетені, до яких ви, можливо, випадково зареєструвалися. Щоразу, коли надсилається електронна пошта, яку ви не бажаєте бачити, відкрийте її та скористайтеся посиланням "Скасувати підписку" - зазвичай ви знайдете її в самому низу електронної пошти - щоб скасувати підписку на повідомлення електронної пошти та запобігти її приходу.

(Зауважте, що посилання "Скасувати підписку" не потрібно використовувати, якщо повідомлення електронної пошти насправді є спамом, оскільки спамер вважатиме, що хтось читає електронну пошту та надсилає ще більше спаму. Натисніть кнопку "Спам", якщо це спам-лист і натисніть Скасувати підписку, якщо вона є законною організацією.)

Звичайно, фактично відписавшись, це трохи більше роботи, але це робить вашу електронну пошту набагато більш керованою в довгостроковій перспективі. Щоразу, коли надходить електронна пошта, що вас цікавить, скористайтеся посиланням Скасувати підписку та негайно запобігайте приходу електронних листів у майбутньому.

Надіслати безглузді повідомлення електронної пошти, які ви не можете скасувати від кошика

Відповідно до законодавства США (зокрема, CAN-SPAM Act), фактично неправомірно, що компанія не надає посилання для скасування підписки у своїх електронних листах, щоб ви могли відмовитися від майбутніх електронних листів. Однак, деякі компанії або не отримали пам'ятку або не піклуються. Замість того, щоб вдаватися до юридичних дій, щоб вийти зі своїх списків електронної пошти, можна просто створити фільтр, який надсилає всі майбутні електронні листи з них до кошика, де ви не повинні їх бачити.

Під час роботи з такою електронною поштою у Gmail відкрийте її, натисніть посилання Додатково та виберіть "Фільтрувати такі повідомлення". Налаштуйте фільтр, щоб блокувати електронні листи - наприклад, якщо ви ніколи не піклуєтеся про отримання інших повідомлень від цього відправника, ви можете відфільтрувати їх на основі адреси електронної пошти. Скористайтеся фільтром, щоб відправити всі такі повідомлення до кошика.

Автоматично архівувати електронні листи, які ви не хочете бачити

Деякі повідомлення електронної пошти є важливими, але ви можете не захотіти їх бачити. Наприклад, інтернет-магазини можуть надсилати вам підтвердження кожного разу, коли ви купуєте щось із них. Добре мати такі квитанції лише на випадок, якщо вони вам потрібні, але якщо ви часто купуєте продукти та ніколи не хочете бачити такі повідомлення, ви можете запобігти їх досягненню вхідних повідомлень..

Це стосується багатьох різних типів електронної пошти - наприклад, PayPal надсилає вам електронний лист "Ми переказуємо гроші на ваш банк" кожного разу, коли ви знімаєте гроші. Можливо, вам знадобиться цей лист для ваших записів, але ви не захочете бачити його в папці "Вхідні".

Якщо ви автоматично архівуєте такі повідомлення електронної пошти, коли вони входять, ви можете поставити цей процес на автопілот. Просто відкрийте таке електронне повідомлення, натисніть кнопку Додатково в Gmail і виберіть "Фільтрувати такі повідомлення". Налаштуйте фільтр, щоб охопити електронні листи, які ви хочете схопити - ймовірно, на основі теми, якщо вона завжди однакова. Повідомте Gmail автоматично архівувати електронні листи та позначати їх як прочитані, щоб вони не турбували вас.

Крім того, Gmail може автоматично застосовувати до них позначку, наприклад, "Автоматично архівувати" або більш конкретну мітку. Це дозволить вам швидко знайти електронні листи в майбутньому, якщо ви дійсно потребуєте їх.

Налаштування автоматичних міток

Якщо ви виконали цей процес, ви повинні були скоротити обсяг вхідних повідомлень. Тепер ми допоможемо вам сортувати електронні листи, які вас цікавлять.

Ця частина є необов'язковою, але вона може допомогти, якщо ви отримаєте багато електронних листів - особливо для різних цілей. Наприклад, ви, можливо, об'єднали кілька облікових записів Gmail в одну папку "Вхідні" та отримаєте всі ваші особисті та робочі електронні листи в одному місці.

Спробуйте створити фільтри, які автоматично сортують вхідні повідомлення на певні мітки. Наприклад, ви можете мати електронні листи з вашого банку, автоматично отримуючи етикетку "Банк". Ви могли б мати особисту електронну пошту, щоб отримати "Особисту" етикетку і робочі листи отримують етикетку "Робота". Надходження за придбані товари могли отримати етикетку "Надходження". Не потрібно робити цю частину вручну - просто налаштуйте Gmail, щоб він автоматично сортував вашу електронну пошту на категорії.

Кольоровий код всіх цих позначок, і ви можете мати ваш поштовий клієнт автоматично категоризувати ваші електронні листи і показати вам на перший погляд, де вони. Щоб кольоровий код мітки в Gmail, натисніть його колірне поле на лівій панелі та виберіть новий колір.

За допомогою такої системи міток ви можете навіть отримати додаток Gmail на Android та повідомлення електронної пошти на інших платформах, щоб сповістити вас лише про надходження нових повідомлень до важливих міток, запобігаючи перевантаженню сповіщень.

Якщо є певні електронні листи, які потрібно виділити - можливо, повідомлення електронної пошти від вашого начальника чи чоловіка - ви можете налаштувати фільтр для автоматичної зоряної передачі повідомлень від цього відправника, коли вони прибудуть. У налаштуваннях папки "Вхідні" Gmail можна вибрати тип вхідної пошти "Спочатку зірочкою", тому такі важливі електронні листи автоматично піднімаються до верхньої частини папки "Вхідні". Це відбуватиметься точно так, як ви налаштовуєте Gmail - вам не доведеться боротися з системою пріоритету вхідної пошти та намагатися навчити Gmail, що насправді важливо.

Це не процес встановлення і забування. Звичайно, після скасування підписки на електронну пошту або налаштування фільтра, клієнт електронної пошти продовжуватиме вживати всіх вхідних повідомлень електронної пошти, але завжди будуть нові типи повідомлень електронної пошти. Ви повинні вжити заходів, щоб скасувати підписку та відфільтрувати їх належним чином, запобігаючи повторній неорганізованій поштовій скриньці електронної пошти.

Електронна пошта електронної пошти намагається автоматизувати цей процес - вони намагаються автоматично приховати електронні листи, які ви не хочете бачити, підкреслити те, що є важливим, і класифікувати вашу електронну пошту для вас. Але, з дещо більшою роботою, ви можете встановити папку вхідних повідомлень електронної пошти, щоб вони працювали саме так, як ви хотіли б, усуваючи необхідність у всіх цих трюках.