Скоротіть час відправлення та отримання електронної пошти

Фото Х - для будинку

Електронна пошта може полегшити спілкування, але вона також може зняти ваш час. Дізнайтеся, як обробляти вхідну електронну пошту та писати вихідну електронну пошту, щоб заощадити час.

Згідно з опитуванням 2005 року, інтерв'ю з співробітниками показали, що час, витрачений на електронну пошту, призвів до того, що підприємство з 10 000 працівниками втратило приблизно $ 152 млн. Зарплат на рік.

Електронна пошта має свої недоліки. Неясні електронні листи відволікають співробітників від важливих завдань, пов'язаних з роботою, каналів комунікації в хмарах і часто створюють додаткову роботу. Уникайте підводних листів електронної пошти, дотримуючись наведених нижче пропозицій.

Як вхідна електронна пошта може витрачати ваш час

Фото від Dvortygirl

Є багато типів повідомлень електронної пошти, які можуть витрачати ваш час. Ті, що:

Можна скоротити з декількох повідомлень і ущільнити до всеосяжного
Не стосуйтеся безпосередньо до вас
Звертайтеся до вас, але не прямим способом, який не дає вам зрозуміти, як або якщо ви повинні відповісти (а також витрачати час)
Не направляйте вас на деякі дії (що непродуктивні)
Відвертайте та / або заохочуйте вас витрачати час на Інтернет
Не підходять для електронної пошти та мають більше сенсу за допомогою динамічного каналу зв'язку, наприклад, ділової зустрічі або певного формату, який більше підходить для вмісту (наприклад, окремий документ, багатий інформацією)

Як ефективно обробляти вхідну електронну пошту

Щоб ефективно читати та обробляти електронні листи, потрібно зосередитися на двох речах - з'ясувати повідомлення електронної пошти (або її відсутність) і вирішити, які дії потрібно виконати у відповідь.

Крок 1: Визначте повідомлення (або відсутність)

Кожного разу, коли ви читаєте нову електронну пошту, займіть якомога менше часу, щоб зрозуміти:

Чи звертається до вас оратор прямо чи побічно
Чи сказав спікер то, чого вони очікують від вас
Чи це зроблено чітко
Чи відповідає вам загальне повідомлення
Чи здається загальне повідомлення відповідним, враховуючи контекст ваших відносин із відправником (або відсутність, якщо вони намагаються, наприклад, ініціювати ділові відносини)

Це допоможе вам з'ясувати, що таке повідомлення електронної пошти та як ви хочете відповісти. Тобто, якщо ви маєте намір реагувати в першу чергу.

Особливо важливо відзначити, що спікер робить одну або декілька речей, які можуть залучити вас до витрат дорогоцінного часу, наприклад:

Бути незрозумілими про те, що вони намагаються сказати
Використання мови в заплутаній або евфемістичній манері, щоб уникнути конкретного висловлювання (наприклад, "Я думаю, що нам потрібно мати серце до серця в певний момент" проти "Чи можете ви зателефонувати мені на цьому тижні, щоб ми могли поговорити по телефону про щось важливе? ”)
Пропагандистська або тематична тема
Включаючи інформацію, яка не є Вашою справою, неприйнятною, образливою або некогерентною
Копіюйте або приховуйте повідомлення на повідомлення, які не стосуються вас
Повторюючи одне й те саме повідомлення через різні електронні листи, або повторюючи те, що вже було висвітлено в попередніх повідомленнях, окрім електронної пошти
Писати про те, що ви вже обговорювали і вирішували - забудьте чи недбало

У таких ситуаціях будьте особливо обережні, щоб ефективно реагувати, що мінімізує час, витрачений на спілкування. Тому що легко дозволити вищезгаданим неоднозначним сценаріям електронної пошти зменшити час.

Крок 2: Визначте, які дії потрібно вжити

Після того, як ви дізнаєтеся про те, про що йдеться, визначте найпродуктивніший спосіб реагування. Нижче наведено кілька типових відповідей:

Переміщення розмови до кращого комунікаційного середовища, такого як телефонні та конференц-дзвінки
Відповідаючи на повторюване запитання, яке задають декілька користувачів, а не за допомогою електронної пошти, але за допомогою більш інформативного середовища, яке можна спільно використовувати, наприклад, Google Doc
Не реагує на повідомлення, які не дають зрозуміти, чого очікує оратор від вас (навіть якщо це трохи неввічливо)
Вирішення незрозумілих повідомлень з прямими та короткими конкретними запитаннями, такими як: "Коли ви хочете, щоб доповідь завершився?" Або "Як би ви хотіли, щоб я вніс свій внесок у цей проект?"
Збирання телефону та дзвінок людині в будь-який час зриву драматизму чи спілкування починаються - витягання його через електронну пошту займе більше часу і може посилити конфлікт

Крок 3: Поверніться до завдання

Найбільш важливо, що після того, як ви відповісте на повідомлення електронної пошти (яке може полягати в невідповіді та замість видалення повідомлення), вам потрібно повернутися до завдання. Переходьте до наступної електронної пошти, що чекає в папці "Вхідні", або перемикайте передачі та повертайтеся до фактичної роботи, а не відповідайте на запити інших людей.

Як відправка електронної пошти може витрачати час

Фото Адікос

Крім того, існує багато типів повідомлень електронної пошти Ви посилаєте це може витрачати ваш час. Ті, що:

Необов'язково нанизані на кілька повідомлень, кожен з яких потребує часу і подумав пристосувати, замість одного всеосяжного
Не стосуйтеся безпосередньо до одержувача, що є марною витратою зусиль з вашого боку
Не достатньо зрозумілі, а витягають довгі розмови електронною поштою та / або непорозуміння, або взагалі відсутні продуктивні дії (це означає, що вам доведеться витрачати час на ініціювання розмови пізніше)
Не направляйте одержувача на дії, які є непродуктивними
Відверніть і заохочуйте одержувача витрачати час на Інтернет - це означає, що він заохочує вас
Не підходять для формату електронної пошти, але краще передаються через розмову в режимі реального часу або за допомогою документів, які містять інструкції або інформацію, наприклад, довідник, статтю в блозі, сторінку з запитаннями про відповіді, звіт компанії або презентацію PowerPoint

Як ефективно надсилати електронну пошту

Щоб писати електронні листи, які не витрачають ваш час у довгостроковій перспективі (не кажучи вже про час одержувача), потрібно зосередитися на п'яти речах: надіслати чітке повідомлення, просити одержувача вжити дієвих кроків, використовуючи хорошу структуру, редагуючи перед тим, як натиснути кнопку відправити, і після цього ефективно.

Крок 1: Очистіть своє повідомлення

Перш ніж розробляти електронний лист, потрібно отримати чітке повідомлення. Визначити:

Що ви хочете поспілкуватися
Чому ви хочете повідомити про це
Які дії потрібно виконати одержувачу
Як найкраще переконати їх у таких діях

Нижче наведено кілька поширених причин надсилання електронної пошти:

Нагадати комусь про крайній термін
Надати комусь письмові інструкції з завдання
Задати короткий запитання, на який можна відповісти адекватно через письмове повідомлення
Відповісти на короткий запит, на який можна відповісти належним чином шляхом написання
Передати чутливу до часу інформацію
Щоб запропонувати доступні дати для планування зустрічі
Відстежувати після зустрічі і показувати вдячність

У всіх цих прикладах, за винятком останнього, ви хочете, щоб ваш одержувач вжив певних дій (навіть якщо це лише відповідь вам).

Іноді дія не виглядає як дія. Можливо, ви хочете:

Пропустіть наконечник для свого колеги
Дозвольте своїм друзям знати, що ви безпечно приземлилися у своєму місці подорожі
Дайте короткий огляд того, як ви робите на новому місці призначення, і як вам можна дістатися протягом наступних декількох тижнів

У кожній з цих ситуацій ви не повідомляєте одержувачу про певні дії. Однак, мається на увазі, що від них не очікується вживати жодних дій, якщо ви надішлете електронною поштою належне закриття, або принаймні, підписавши своє ім'я. Вони розуміють, що повідомлення може легко закінчитися електронною поштою; що їм не потрібно відповідати.

Крок 2: запитайте одержувача про необхідні дії

Щоб написати ефективні повідомлення електронної пошти, які заощаджують ваш час, потрібно зробити їх дієвими. І ви повинні переконатися, що ваш одержувач зрозуміє, які дії очікуються від них.

Якщо ви не прагнете до цього, але намагаєтеся викласти історію свого життя або пояснити, чому ви тримаєтеся за черговою моделлю iPhone, а не отримуєте останню, ви можете забути про економію часу, тому що письменник пише: багато думок і часу.

При виборі електронної пошти зосередьтеся на наступному:

Встановлення термінів
Визначення планів на випадок надзвичайних ситуацій
Пропонуючи потенційні варіанти для наступного дії (наприклад, час, коли ви доступні для особистого засідання, місця розташування, на яких ви можете зустрітися)
Надання думки на запитання
Створення запиту, що підходить для написання, і фактично зручніше, ніж при використанні іншого способу спілкування
Забезпечення набору напрямків для завдання, яке одержувач погодив виконати

Будьте активними та наполегливими, коли викладаєте дійсні кроки. Уникайте задавання відкритих запитань, якщо немає іншого варіанту. Тому що відкриті питання є протилежними дієвому змісту.

Ось кілька прикладів.

Замість того, щоб просити одержувача надати вам свій графік (і витрачати електронну пошту в процесі) - почніть, надіславши їм доступний час зустрічі.
Замість того, щоб запитувати у одержувача про те, що вони думають про певне бізнес-рішення, викладіть потенційне рішення та запитайте про зворотний зв'язок; таким чином їм не доведеться придумати щось самостійно і замість цього щось працюватиме

Ви зберігаєте електронну пошту, надаючи чітким інструкціям читачеві та підтримуючи вміст, а не відкритий.

Найголовніше, вам потрібно переконатися, що будь-які дії, які ви очікуєте від вашого читача, чітко повідомляються. Не припускайте, що вони знають, що ви хочете створити зустріч на цьому тижні тільки ви пропонуєте ваші доступні часи. Не припускайте, що вони знають, до якої завдання дотримується ваш набір інструкцій. Сформулюйте це явно і люб'язно дайте їм знати, що ви хочете зробити.

Крок 3: Створення гарної структури

Якщо ви чітко визначили своє повідомлення, і ви зробили його дієвим, настав час організувати його таким чином, щоб передати цю ясність і ваші дії..

Параграфи: Загальне правило, яке слід слідувати, - це збереження пунктів у п'яти реченнях. Це не тільки важко зосередитися на довгих пунктах, в той час як веб-читання, але незграбні абзаци дають одержувачу можливість втратити фокус і, можливо, пропустити найважливіші моменти. Це потім призводить до неакуратних або надлишкових відповідей, що затьмарює канал зв'язку.

Речення: Використовуйте активний голос під час написання пропозицій. Тримайте речення короткими і доречними. Уникайте потрапляння на дотичні або необов'язково пояснюючи свої міркування або почуття щодо речей. Замість цього дотримуйтеся фактів і того, які дії ви вимагаєте від одержувача.

Слова: Намагайтеся не використовувати великі слова або сленг, якщо ви не знаєте, що ваша аудиторія зрозуміє їх. Уникайте жартів і культурних посилань, які можуть бути неправильно зрозумілі, оскільки все, що можна легко витлумачити, є потенційним бар'єром для ефективного спілкування.

Уникайте додаткових слів і відповідних фраз. "Враховуючи поточну ситуацію, в якій це відбувається в даний час, я думаю, що це може бути мудрим, щоб ..." є кваліфікаційна заява, що не тільки витрачає слова і час, але відволікає від реального повідомлення. Замість цього, просто вкажіть свою рекомендацію, не маючи на це права.

Інший приклад: "Мені було цікаво, якщо я можу запитати вас ..." Виріжте цю фразу і просто задайте питання. Це також підвищить вашу довіру, тому що ви не будете підсвідомо шукати дозволу на активну комунікацію.

Пунктуація: Тримайте пунктуацію просто. Кваліфікаційні слова та фрази є ефективними лише тоді, коли вони використовуються для встановлення ввічливості після ініціювання спілкування з людиною, з якою ви хочете мати ділові або особисті стосунки. У таких випадках ви не обов'язково хочете бути готовими, але використовуйте деякі ввічливі фрази, щоб показати повагу до свого часу.

Мінімізуйте використання кому - це, звичайно, допоможе вам утримати речення. Уникайте ледачих розмов у тексті з надмірним використанням точкових точок та послідовних комів. Замість цього, пунктуйте свої пропозиції належним англійським і використовуйте скорочення, коли це має сенс, тому що вони роблять потік читання кращим.

Крім того, розгляньте пунктуацію списків з точками маркерів і використовуйте рядок тире для розбиття основних розділів (які можуть включати один або кілька абзаців).

Пункти маркерів та розділи розділів підвищують читабельність в Інтернеті, а також допомагають чіткіше організувати повідомлення.

Крок 4: Редагувати перед відправкою

Перш ніж надсилати повідомлення електронної пошти, віднесіть 1-2 хвилини, щоб прочитати його вголос. Це допоможе вам виявити помилки або помітити незручність частин, які зазвичай не говорять особисто. Зніміть ці додаткові слова і спростіть пунктуацію. Виписуйте списки і вирубайте пункти.

Коли ви можете відповісти на наступні запитання "так", тоді ви готові натиснути "Надіслати":

Чи є повідомлення ясним?
Чи очікування дієві і чітко викладені?
Чи зможе мій одержувач успішно отримати моє повідомлення? Успіх означає, що вони знають, чого очікується від них.
Якби ролі були скасовані, я б міг успішно отримати це повідомлення?

Крок 5. Ефективно дотримуйтесь

Крім того, будьте активними у виконанні своїх електронних листів. Якщо хтось не відповідає на прямий запит, не витрачайте час на запитання, що сталося. Замість цього, надішліть ввічливе, але пряме електронне повідомлення, щоб зареєструватися з ними. Застосовуйте наведені вище принципи. І не витрачайте занадто багато часу, намагаючись отримати відповідь; якщо одержувач не спілкується з вами, знайте, коли слід переходити до нього або підходити до них особисто.

Використовуйте електронну пошту, щоб заощадити час

Електронна пошта може заощадити вам багато часу, якщо ви знаєте, як ефективно її використовувати. І це стосується як надсилання, так і надсилання повідомлень.

Електронна пошта найкраще використовується для доставки дійсних повідомлень, які належним чином передаються в письмовій формі. Якщо ви скористаєтеся перевагами електронної пошти та уникнете багатьох втрат часу, то це служить потужним інструментом.