Посібник для початківців щодо використання функції Notes у програмі Outlook
Що стосується кількості електронних листів, які ви отримуєте в певний день, важко тримати їх прямими, незалежно від того, як ви організуєте свою поштову скриньку. Сьогодні ми покажемо вам, як використовувати функцію Notes для кращої організації.
Однією з функцій Outlook, про яку не говорили багато і, можливо, недостатньо, є Notes. Використання приміток у програмі Outlook допоможе вам запам'ятати важливі ідеї та організувати роботу. Тут ми розглянемо використання Notes в Outlook 2010, але функція доступна в Office 2002 і вище.
Використання нотаток у Outlook 2010
Щоб отримати доступ до функції "Нотатки" в Outlook 2010, натисніть кнопку "Примітки" в області навігації.
Також можна натиснути кнопку зі стрілкою, щоб відобразити більше або менше елементів. Таким чином, Notes може виглядати як більша кнопка для більш легкого доступу, якщо ви використовуєте його багато.
Відкривається функція Notes і створюється нове клацання нотатки Нова примітка від стрічки.
Після того, як ви створили нотатку, закрийте її, і вона автоматично збережеться у вашому списку.
На вкладці "Домашня сторінка" у поточному перегляді можна змінити параметри перегляду приміток. Тут ми встановили його Список записок щоб ми могли легко побачити вміст примітки та іншу детальну інформацію.
Якщо ви показуєте їх у вигляді піктограм, наведіть курсор миші на нотатку та перегляньте її вміст.
Можна також сортувати нотатки в алфавітному порядку в області перегляду піктограм. Клацніть правою кнопкою миші на порожній області у вікні та виберіть у контекстному меню пункт Сортувати.
На екрані сортування виберіть Сортувати елементи за темою і якщо ви хочете, щоб це було Зростання або Зниження, та натисніть кнопку ОК.
Ось так! Потім ваші нотатки сортуються в алфавітному порядку. Ви також можете відсортувати їх за кольорами, контактами, піктограмами тощо.
Якщо у Windows 7 відкрито кілька нотаток, можна легко отримати до них доступ з панелі завдань разом із всім іншим відкритим у Outlook.
Додати нову кнопку до панелі швидкого доступу
Якщо ви помітили, що функцію "Нотатки" багато, ви можете додати її до панелі швидкого доступу. Щоб додати його, натисніть спадне меню і виберіть Більше команд.
Параметри Outlook відкриються… випадаючого меню команд і виберіть Усі команди.
Потім прокрутіть вниз і виділіть Нову нотатку і натисніть кнопку Додати.
Ви повинні побачити його в розділі "Налаштувати панель швидкого доступу", натисніть "ОК", щоб закрити параметри Outlook.
Тепер на панелі швидкого доступу з'явиться піктограма "Нова примітка".
Натисніть її, і ви зможете створити нову ноту, переглядаючи папку "Вхідні", не переходячи до розділу "Примітки".
Примітки електронної пошти
Інша акуратна функція з Notes в Outlook, ви можете надіслати їм теж. Клацніть правою кнопкою миші на ноті, яку потрібно надіслати, і виберіть Переслати.
Тепер відправте його, як і будь-який інший електронний лист.
Ви також можете пов'язувати Нотатки з контактами. Відкрийте нотатку та натисніть піктограму у верхньому лівому куті та виберіть Контакти.
Тепер введіть ім'я контакту, з яким ви хочете зв'язати примітку, або натисніть кнопку "Контакти", щоб переглянути список контактів.
Переміщайте або копіюйте примітки до календаря або інших папок
Іноді потрібно перемістити або скопіювати нотатки в інше місце в Outlook. Тут ми розглянемо копіювання нотатки до календаря. Виберіть спадний меню Перемістити на стрічці, потім виберіть перемістити або скопіювати його в інше місце.
Виберіть, куди потрібно перемістити або скопіювати його… у цьому випадку Календар, потім натисніть кнопку OK.
Календар відкриється, і ви можете пройти і запланувати його, як ви хочете. Примітки
Налаштуйте нотатки
Якщо ви не задоволені появою типового жовтого вигляду нотаток, їх можна налаштувати. Натисніть на вкладку Файл, щоб отримати доступ до Backstage View і натисніть на Опції.
Натисніть кнопку Примітки та журнал, а у розділі "Параметри" можна налаштувати колір, шрифт і розмір.
Ось приклад примітки після налаштування кольору, розміру та шрифту.
Висновок
Якщо ви живете в Outlook протягом робочого дня, і хочете швидкий і простий спосіб записати ваші думки, використання функції Notes може стати в нагоді. Це керівництво, безумовно, повинні допомогти вам розпочати розуміння та використання Notes в Outlook. Що про вас? Чи використовується функція "Нотатки"? Чи вважаєте Ви їх корисним інструментом для кращої організації роботи? Залиште коментар і повідомте нам.
