Початківці Як підтримувати, архівувати та створювати резервні копії даних у Outlook 2013

Сьогодні ми охоплюємо «нудний» матеріал Outlook. Обслуговування та безпека, як у, підтримці та забезпеченні файлу даних Outlook 2013 - повне всіх важливих даних - шляхом резервного копіювання та архівування.

Від цього часу, якщо ви використовуєте Outlook для складання та надсилання електронної пошти, і ви витратили час, щоб імпортувати контакти G-mail у вашу адресну книгу, або той факт, що ви навіть використовуєте Outlook адресна книга, означає, що у вас є багато даних, які потребують захисту.

Крім того, ви, мабуть, витратили багато часу і роботи на створення календарів, додавання завдань і списків завдань, і, можливо, навіть маєте купу нот, які потрібно зберегти.

Все це зводиться до того, що ви, принаймні, періодично створюєте резервну копію вашого файлу даних, тому що, як кожен із нас може підтвердити, це дуже неприємно і пригнічує втратити всі ваші дані і почати спочатку..

Панель керування пошти

Для початку давайте швидко розглянемо панель керування Mail у Windows.

Як показано на малюнку, ви маєте доступ до трьох ключових областей вашого налаштування Outlook. При цьому натискання кнопок "Облікові записи електронної пошти ..." або "Файли даних ..." відкриє одне й те саме вікно на відповідних вкладках.

На наступному скріншоті ми бачимо вкладку Електронна пошта, яка дозволить вам виконувати дії на своєму обліковому записі електронної пошти, наприклад, відремонтувати або змінити їх. Ви також можете побачити, де зберігаються дані для кожного облікового запису.

Якщо ви хочете впливати на ці файли даних безпосередньо, вам потрібно натиснути вкладку "Файли даних". Тут є якісь зручні речі.

Наприклад, ви можете натиснути кнопку "Відкрити розташування файлу", щоб побачити, де розташовані ваші файли даних. Це зручно, тому що ви хочете знати, де вони знаходяться у випадку, якщо вам коли-небудь знадобиться сканувати та виправити їх (обговорюється в наступному розділі).

У вікні "Параметри облікового запису" можна скористатися іншою цікавою функцією. Якщо ваші файли даних стають величезними і займають багато дискового простору (деякі люди збирають гігабайти на гігабайт старої електронної пошти), ви можете стиснути його.

Натисніть кнопку "Параметри" на вкладці "Файли даних", а потім клацніть "Compact Now", щоб зменшити розмір файлу даних Outlook.

Панель керування Mail є надійним способом збереження файлів і профілів даних, але це не єдиний спосіб, і програма Outlook також дозволить вам керувати поштовими скриньками. Ми покажемо вам ці елементи керування відразу після того, як ми покажемо, як відновити файли даних.

Запуск інструменту PST Maintenance Tool

Якщо ви досі не помітили, дані Outlook зберігаються у файлі .PST або .OST, і більшість часу у цьому немає нічого поганого.

На жаль, іноді ваші дані стають пошкодженими, що не означає те, що це погано або безнадійно після відновлення, вам просто потрібно запустити вбудований інструмент Inbox Repair. Інструмент для ремонту папки "Вхідні" або "ScanPST" сканує та відремонтує ваш файл особистих папок, перевіряє та виправляє помилки під час створення резервної копії пошкодженого файлу .PST або .OST на випадок виникнення помилки під час відновлення..

Інструмент ScanPST можна знайти у папці установки Outlook, зазвичай C: Файли програм Microsoft Office Office15. Коли ви знайдете його, двічі клацніть утиліту ScanPST, щоб запустити її.

Перше, що вам потрібно зробити, це перейти до місця розташування файлів .PST або .OST. На наступному скріншоті ви побачите, де вони знаходяться на нашому комп'ютері. Ми вибираємо один і натискаємо "Відкрити".

Якщо інструмент ScanPST виявить помилки, він повідомить вас про те, як багато хто запропонує ремонт. Натисніть кнопку з назвою, щоб ініціювати ремонт.

Після завершення роботи інструмент ScanPST дозволить вам дізнатися, що ваш файл Outlook успішно відновлено.

За потреби можна закрити інструмент або повторити процес з будь-якими іншими файлами даних.

Автоматичне архівування даних

Давайте розгорнемо деякі важливі відомості про те, як краще архівувати та створювати резервні копії ваших даних. Перше, що ми хочемо обговорити - це ваші опції AutoArchive. Для початку натисніть вкладку "Файл" на стрічці, щоб побачити наступний екран.

Негайно зауважте, що можна вибрати, до якого облікового запису потрібно звертатися (якщо це можливо), натиснувши спадне меню, розташоване над кнопкою Додати обліковий запис.

Натисніть кнопку "Інструменти очищення", а потім виберіть "Очищення поштової скриньки". Нижче наведено варіанти вибору. Все тут присвячено обрізанню жиру з папки "Вхідні" та архівації старих повідомлень.

Натискання кнопки "Автоархівація" означає, що Outlook автоматично авторизує будь-які поштові папки, які були налаштовані як такі. Щоб налаштувати параметри автоархівування, потрібно клацнути правою кнопкою миші на папці пошти та вибрати вкладку "Автоархів".

Тут ми бачимо типове вікно Властивості папки пошти. Вкладка "Автоархівація" дозволить вам налаштувати автоархівування папки. Зверніть увагу, на цій скріншоті ми маємо папку, налаштовану на автоархівацію за власним розкладом і діями.

Можна також призначити папку для автоархівування відповідно до загальних налаштувань автоархіву за промовчанням Outlook. Якщо ви налаштуєте папку на налаштування за замовчуванням, а потім клацніть "Параметри архіву за замовчуванням ...", ви побачите наступне діалогове вікно (тому що вони "за замовчуванням"), будь-які зміни, які ви вкажете тут, застосовуватимуться до кожної папки, налаштованої на автозахід за умовчанням.

Не забувайте, що ви також можете знайти ці налаштування, відкривши пункт Параметри та натиснувши заголовок «Додатково».

Давайте перейдемо до ручного архівування даних.

Вручну архівувати свої дані

Просто, якщо ви не хочете використовувати автоархів або бажаєте самостійно полегшити процедуру архівування, поверніться до інструментів очищення, знайдених на екрані "Інформація про обліковий запис", і натисніть "Архів", щоб відкрити таке діалогове вікно..

Досить просто, ви просто хочете вибрати папку, яку ви хочете архівувати, вибрати дату для архівних елементів, а потім вибрати папку, в яку потрібно зберегти архів. Ось і все!

Резервне копіювання та відновлення файлу даних Outlook

Створення резервних копій файлів даних Outlook настільки ж просто, як копіювання файлів .OST або .PST на інший жорсткий диск, хмарний сервер, флеш-накопичувач або інший носій даних. Ви пам'ятаєте, як знайти файли даних?

Відкрийте панель керування Mail і натисніть кнопку "Файли даних". Натисніть кнопку "Відкрити розташування файлів ...", після чого можна створити резервні копії файлів даних.

З іншого боку, ви могли б постійно переміщувати файли даних у хмарні місця, такі як папку OneDrive або Dropbox, таким чином гарантуючи, що ваші дані Outlook завжди технічно резервне копіювання.

Щоб відновити резервну копію даних, повернімося на вкладку Файл і виберіть "Відкрити файл даних Outlook".

На наступному скріншоті, Провідник файлів автоматично відкривається до наших архівів, але ви можете, очевидно, переглядати, де ваші файли даних знаходяться.

Виберіть потрібний файл і натисніть "Відкрити", щоб отримати доступ до даних, збережених у файлі. Після відновлення ви зможете переглядати та переглядати елементи, як це було б зазвичай.

Якщо вам більше не потрібно отримувати доступ до резервного копії даних, можна просто клацнути правою кнопкою миші на верхній папці й вибрати параметр закриття.

Резервне копіювання та відновлення файлів даних багато в чому є ручною діяльністю, але якщо ви налаштовуєте папки на автоматичне редагування, і вони архівуються в папку хмари, то у вас є певна безпека.

Найкращий спосіб гарантувати, що ви не втратите будь-які дані, це регулярне резервне копіювання файлів даних оптом. Ви хочете додати щось? Будь ласка, повідомте нам про це на нашому дискусійному форумі. Як завжди, ми сподіваємося на ваші відгуки.