Посібник із швидких кроків у Microsoft Outlook

Outlook включає функцію швидких кроків, яка дозволяє застосувати декілька дій до повідомлення одним клацанням миші. Outlook включає в себе кілька швидких кроків за замовчуванням, але ви також можете створити власні (і видалити типові, якщо вони вам не потрібні). Якщо ви регулярно виконуєте один і той же набір дій, створюючи швидкий крок і призначаючи йому гарячу клавішу, ви можете заощадити багато часу. Ось як вони працюють.

Шпалери за замовчуванням

Швидкі кроки можна знайти на вкладці «Домашня сторінка» Outlook. Під час першого запуску ви побачите там швидкі кроки за промовчанням. Можна натиснути будь-яку з них, щоб застосувати вхідні дії до вибраного повідомлення.

Швидкі кроки за умовчанням включають:

1. Рухатися ?: Відкриває вікно для вибору папки, до якої потрібно перемістити повідомлення.
2. Менеджеру: Створює переслану копію поточного вибраного повідомлення з адресою вашого менеджера.
3. Електронна адреса команди: Створює порожнє повідомлення, адресоване членам вашої команди. (Якщо електронною поштою керує ваш роботодавець, то в залежності від того, як адміністратори Exchange налаштували вашу поштову скриньку, Outlook може вже знати, хто є вашим менеджером і членами команди. швидкі кроки.)
4. Виконано: Позначає повідомлення як прочитане та завершене, а потім надсилає його до вказаної папки. Перший раз, коли ви використовуєте цей, вам слід вказати папку, але з цього часу Outlook запам'ятає ваш вибір і надішле його в цю папку кожного разу при використанні швидкого кроку.
5. Відтворити та видалити: Відкриває відповідь на поточне вибране повідомлення, а потім видаляє вибране повідомлення після надсилання відповіді.

Outlook відображає лише доступні швидкі кроки. Наприклад, якщо у вас немає вибраного повідомлення, то відображається лише "Швидкий крок команди електронної пошти команди", оскільки інші налаштування за замовчуванням працюють на наявне повідомлення.

Як створити швидкий крок

Щоб додати новий Швидкий крок, натисніть кнопку "Створити новий" у вікні "Швидкі кроки".

Це відкриває нове вікно, де ви можете назвати свій швидкий крок і вибрати дії, які ви хочете виконати.

Натиснувши спадне меню "Вибрати дію", ви отримаєте список можливих дій, кожен з яких може надавати додаткові параметри для вибору.

Ми додамо дві дії: одну для переміщення повідомлення в папку і одну для позначення її як прочитану.

Виберіть дію "Перемістити в папку" та виберіть папку, до якої потрібно перемістити повідомлення.

Далі натисніть кнопку "Додати дію", щоб додати другу дію.

У спадному меню виберіть "Позначити як прочитане".

За бажанням можна вибрати одну з вбудованих клавіш швидкого доступу та додати текст, який буде відображатися під час наведення курсору миші на пункт "Швидкий крок" за допомогою вказівника (короткий опис, який нагадує про дії, які виконує швидкий крок).

Натисніть кнопку "Готово", і новий Швидкий крок з'явиться у вікні швидких кроків у Outlook. Якщо наведіть курсор на швидкий крок, ви побачите клавішу швидкого доступу, яку ви вибрали, і будь-який введений текст підказки.

Тепер потрібно лише вибрати повідомлення та натиснути нову кнопку QuickStep (або натиснути комбінацію клавіш швидкого доступу), щоб застосувати її дії.

Як змінити або видалити QuickStep

Якщо потрібно змінити або видалити швидкий крок, натисніть стрілку внизу праворуч на групі швидких кроків на стрічці.

Відкриється вікно «Керування швидкими кроками».

Тут ви маєте можливість редагувати, дублювати (що створює точну копію вибраного швидкого кроку, якщо ви хочете подібного, але з невеликою зміною), або видалити швидкий крок.

Ви також можете змінити порядок відображення швидких кроків на стрічці або створити новий швидкий крок.

Нарешті, можна вибрати опцію "Скинути за промовчанням".

Вибравши опцію "Скинути за умовчанням", ви видалите всі швидкі кроки, які ви створили, і відтворюєте будь-які за замовчуванням швидкі кроки, які ви могли видалити. Він також видаляє будь-які внесені вами зміни у стандартні швидкі кроки. Оскільки цю дію не можна скасувати, буде показано попередження. Натисніть "Так", щоб перезавантажити.

Ви також можете обійти вікно «Керування швидкими кроками» для окремих дій швидкого кроку, клацнувши правою кнопкою миші на швидкому кроці на стрічці. Тут відкривається контекстне меню, в якому можна редагувати, дублювати або видаляти швидкий крок.

І це швидкі кроки. Ми не пройшли всі можливі дії, які ви можете додати до швидкого кроку, тому що є багато їх, і це досить інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, як тільки ви знаєте, як він працює. Якщо ви хочете зробити свій досвід Outlook більш ефективним і менш трудомістким, Quick Steps - чудове місце для початку.