28 Поради щодо цифрового декларування та організації

Більшість з нас витрачають багато часу цифрові простори всередині наших комп'ютерів і мобільних телефонів, і так само, як наш реальний простір, цифровий простір вимагає прибирання, організації, і навіть якийсь оновлення час від часу зберігати його функцію в повному обсязі.

Отже, у цій статті я поділяю купою порад про те, як ви можете ефективно працювати розгортати та керувати своїм цифровим простором.

1. Не занотуйте роботу в один день

Не прийміть свій цифровий простір, це може бути так само заплутано, як сховище підвалів. Отже, перед похідним в справу прибирання, з висоти пташиного польоту що б то не було ви хочете відмовитися або організувати.

Незалежно від того, чи є це вхідною поштою або папкою "Завантаження", уникнути недооцінки обсягу робіт зробити і час, який вам знадобиться. Якщо у вас достатньо вільного часу, щоб завершити всю роботу за день - це здорово, інакше, візьміть його повільно замість того, щоб упакувати все в одну сесію, оскільки це принесе більше шкоди, ніж користі.

2. Позначити або надіслати електронні листи за допомогою фільтрів

Для кожної електронної пошти, що надійшла від когось, ви часто отримуєте електронні листи, наприклад, колег або комунальних компаній, створити відповідний фільтр до мітки або файл автоматично, наприклад “Робота” або “Рахунки”.

Це зберігає вашу електронну пошту організованою, і коли ви повинні переглядати набір відповідних електронних листів, скажіть, що ви хочете бачити всі рахунки, які ви отримали протягом місяця, ви можете просто шукати відповідний ярлик. Потрібні всі служби електронної пошти та програми налаштування фільтра (Gmail, Yahoo, iCloud, Microsoft Outlook).

3. Дозвольте браузеру запитати, де зберігати завантаження

У вашому веб-переглядачі ввімкніть опцію, яка дозволяє вибрати де зберегти завантажений файл (Chrome, Firefox, Opera, IE), якщо вона ще не активована. Щоразу, коли ви завантажуєте файл, замість того, щоб переходити безпосередньо до папки "Завантаження", створити відповідну підтеку і збережіть його там.

Якщо ви завантажуєте файли, пов'язані з проектом, додайте назву проекту до нової папки. Таким чином, коли вам потрібен файл (або група пов'язаних файлів), і ви не пам'ятаєте його назви, принаймні ви знаєте, де його можна знайти.

Видалення файлів з папки "Завантаження" це також легше. Коли ви закінчите з проектом або якщо вам просто не потрібен певний набір пов'язаних файлів, ви можете просто видалити її папку.

4. Не видаляйте файли, архівуйте їх

В ім'я decluttering, ви не потрібно видаляти кожен файл що зараз не потрібно. Якщо вони частково завантажені або тимчасові файли або такі, видалити їх. Якщо вони можуть бути використані пізніше, відповідно організуйте їх.

З багатьма опціями, такими як хмара, зовнішній жорсткий диск тощо, можна зберігати файли не турбуючись про втрату пам'яті.

5. Сортувати за датою під час організації

Сортувати всі файли за датою спочатку, перш ніж пройти через пучок. Швидше за все, ви знайдете файли, створені або завантажені в той же день належать до одного проекту / категорії, що полегшує їх організацію.

6. Використовуйте швидкий пошук мобільних додатків

Якщо у вашому телефоні занадто багато програм (а телефон все ще добре працює), вам може знадобитися a функція швидкого пошуку знайти та відкрити програми (шукати програми швидкого пошуку в Google Play).

Коли ти занадто багато програм, жодна організація не збирається робити пошук програми в морі додатків легше, ніж швидкий пошук. Не турбуйтеся про створення папок якщо в кожній папці зберігатиметься безліч програм. Якщо у вас ввімкнено Siri або Ok Google, ви також можете використовувати ці засоби для запуску програм.

7. Організуйте програми за кольором

У випадку, якщо у вас є невелика кількість програм на вашому телефоні, малий, я маю на увазі декілька додатків, які можуть заповнити один або два головні екрани, і ви хочете, щоб вони були більш організованими, щоб легше їх знаходити, сортуйте їх за кольором.

Якщо ви не хочете витрачати час на сортування цих кольорів точно, просто відділіть іконки відповідно до теплих і прохолодних кольорів, і дайте кожному власний домашній екран.

8. Використовуйте символи та смайлики

Довгі надлишкові слова для назв папок або міток також можуть іноді додавати візуальний безлад. Використовуйте смайлики та символи, де вони застосовні скорочувати імена.

9. Відключіть непотрібні послуги

В всі облікові записи електронної пошти та соціальні облікові записи, шукайте будь-які налаштування, які показуватимуть усі служби або програми, підключені до цього облікового запису. Якщо ви знайшли службу чи програму, яку більше не використовуєте відключити його від свого облікового запису.

Це може зменшити небажані електронні листи, сповіщення та оголошення захистити реквізити свого облікового запису із програм сторонніх розробників, які більше не потрібні. Перегляньте наведені нижче посилання для пошуку налаштувань підключених додатків у Google, Yahoo, Facebook та Twitter.

10. Не використовуйте календарі для завдань і нотаток

Використання календарів для того, щоб залишатися організованим, є прекрасним, і майже всі календарі мають варіанти додавати події, завдання та нотатки до дня. Якщо щось потрібно робити в певний день це подія і повинні бути позначені в календарі.

Проте завдання, міняти кожен день і має бути щоденно. Відділення календарів від завдань і нотаток дає менш переконливий і переповнений огляд вашого часу.

11. Не завантажуйте файли в архів

Замість того, щоб завантажувати файли на комп'ютер з метою архівування, відкрийте своє хмарене сховище і збережіть його там. Якщо у вашому додатку обласного сховища є можливість зберігати файли безпосередньо через URL-адреси, скористайтеся цим чи спробуйте розширення веб-переглядача або служби третіх сторін це дозволить вам зробити те ж саме.

12. Оренда або потік замість покупки або завантаження

Не завантажуйте фільми, пісні, електронні книги та ін не впевнений, що вони є класика що ви будете часто повертатися. Це економить простір і зберігає вашу бібліотеку більш керованою.

13. Не підписуйтеся, отримуйте канали

Замість цього не підписуйтеся на електронні листи з веб-сайтів, вибрати отримання каналів. Є багато Послуги читача RSS, наприклад, Feedly, який буде тримати вас в курсі змісту веб-сайтів, які ви хочете регулярно інформувати.

14. Зберігайте в роботі файли, а не експортуйте

Якщо ви плануєте архівувати (зберігати) файл і що Файл має оброблюваний файл, наприклад, файл Word документа PDF, експортований з нього, або файл Photoshop зображення PNG, експортованого з нього, зберегти файл у процесі, а не кінцевий продукт (за винятком випадків, коли вам буде потрібний цей експорт досить часто).

Це гарантує, що кожен раз, коли вам потрібна остаточна версія, ви отримати найсучасніший експорт з файлів, що знаходяться в процесі роботи, а також заощаджуючи місце на жорсткому диску.

15. Призначте вікно зволікання

Давайте будемо чесними, ніяка проповідь не може зупинити деякі перевірки Facebook і Twitter під час роботи. Якщо ви збираєтеся відкладати на соціальних медіа відкрити ці облікові записи в окремому вікні веб-переглядача і збережіть “працює” вікна вільні від відволікань, полегшуючи очі, щоб заблокувати на вкладці, коли вам це потрібно.

Бонус: потрібно закрити тільки одне вікно і закриває всі ваші сторінки соціальних медіа.

16. Плануйте резервне копіювання та зберігання

Це добре мати зберігання поза пристроєм, але тільки на скільки місцях? Завдяки доступним багатьом хмарам та зовнішнім сховищам легко дезорганізовані таким чином теж: деякі файли в Dropbox, деякі в Диску Google, деякі в Amazon, деякі на дисках з ручками ....

Отже, заздалегідь сплануйте своє зберігання поза пристроєм. Це добре окремі робочі та особисті файли. Для роботи можна вибрати спосіб зберігання, який використовується в основному на вашому робочому місці.

Виберіть систему зберігання даних універсальний, що полегшує обмін або передачу файлів в інші системи. Іноді фізична пам'ять є обов'язковою, наприклад завантажувальний компакт-диск. У цих випадках роблять деякі організація реального світу.

17. Збережіть паролі перед використанням

Тут багато програми керування паролями доступні в Інтернеті, або якщо ви старі школи отримати ноутбук записувати всі паролі. Отже, керування паролями не є проблемою якщо кожен раз, коли ви реєструєтесь для нового облікового запису, про який ви пам'ятаєте запишіть пароль та інформацію про обліковий запис у ваш головний сховище паролів.

Якщо ви забуваєте про це, спробуйте розвинути звичку спочатку збережіть свій пароль у сховищі а потім створити обліковий запис. Таким чином, у вашому сховищі будуть зберігатися інформація про всі ваші облікові записи та паролі.

Але, якщо з якихось причин ви не можете отримати доступ до сховища паролів, і ви не можете відкласти створення облікового запису поки ви не зробите, встановити нагадування щоб додати пароль і інформацію облікового запису до сховища.

18. Переконайтеся, що сайти для мобільних пристроїв однаково хороші як програми

Сьогодні багато веб-сайтів дуже оптимізовані для користувачів мобільних пристроїв, так що деякі з них є так само добре, як їх колега для мобільних програм. Отже, якщо ви знайдете послугу, яка проста у використанні і досить швидка в мобільному браузері, так само, як її еквівалент мобільного додатку видалити програму з телефону і почати користуватися сайтом.

19. Окремі ідентифікатори електронної пошти

Якщо у вас є веб-сайт або якщо ви є частиною корпорації, є ймовірність, що у вас є відповідне робоче електронне повідомлення. Але, якщо це не так, ви повинні створити його. A окрему електронну пошту для роботи та особистого користування досить акуратно.

Це допомагає краще керувати електронною поштою; менше спаму перешкоджатиме роботі електронних листів, оскільки ви роздаватимете свою особисту електронну пошту для підписок і подібних.

Якщо ви є ентузіастом соціальних медіа, ідентифікатор електронної пошти тільки для ваших соціальних рахунків Це також не погана ідея.

20. Використовуйте більше гаджетів, отримуйте більше місця

Якщо автономне зберігання пісень, відео, електронних книг і фотографій у телефоні важливо, і ви часто не вистачає пам'яті, чому б не спробувати використання окремих гаджетів з окремих причин?

Цей наконечник, ймовірно, не підходить для тих, хто не любить носити додатковий багаж. Однак, якщо це не так, це найкраще рішення для вас: a музичний програвач, a e-reader, a камери, a міні відеопрогравач, або a гібрид деяких з них.

Ви також можете зберігати свої файли зовнішні жорсткі диски які працюють з вашим мобільним телефоном (через порти, адаптери або WiFi), і зберігають і використовують файли звідти.

21. Немає файлів на екрані робочого столу

Я розумію, що простір для робочого столу для швидкого доступу до файлів ви працюєте, і я також дійсно не маю нічого проти екрану робочого столу, покритого файлами та додатками, до тих пір, поки він працює для вас. Але, якщо екран настільного комп'ютера є одним з ваших проблемних цифрових просторів, тоді моя порада не зберігати нічого на робочому столі.

Те ж, що й для мобільних додатків, не турбуйтеся про створення підпапок або розміщення піктограм певною системою. Існує велика помітна різниця, коли ви бачите файли на екрані робочого столу і всередині папки. На робочому столі це занадто візуально і відволікає, а в папці, це менш візуальний, більше тексту на основі, і, отже, трохи легше для обробки.

22. Спробуйте створити новий обліковий запис соціальних медіа

Я б порекомендував звичайну дриль розблокувати облікові записи, яких більше не потрібно переглядати оновлення та змінювати налаштування сповіщень, конфіденційності та оголошень у облікових записах соціальних медіа, щоб приборкати їх, але для деяких це легше сказати, ніж зробити.

Якщо ти соціальні медіа дуже важко мати справу ти можеш почати заново; це практичне рішення. Ви також можете створити новий акаунт, подружитися з друзями / послідовниками з старого облікового запису потроху, а потім, коли ви задоволені, видаліть свій старий обліковий запис.

Or, спочатку видаліть свій обліковий запис, почекайте, поки він не буде видалений з сервера соціальних медіа і зареєструйтеся з таким самим іменем користувача. Але чи це новий обліковий запис або старий, регулярне обслуговування кормів важливо.

23. Оптимізуйте контакти телефону

Не дозволяйте тому, щоб програма контактів вашого телефону була вашим архівом контактів. Зберігайте контакти на комп'ютері-йдіть вперед і зберігайте в ньому стільки, скільки ви хочете, і тримайте їх так довго, як хочете, і додайте всі деталі, які ви можете їм придумати.

Але в телефоні, зберігати лише відповідні, останні та необхідні контакти. Це автоматично спрощує контакти, які відображатимуться у ваших мобільних програмах і у вас не отримає непотрібних рекомендацій облікового запису.

24. Упорядкувати фотографії в хронологічному порядку

Мені не повністю проти зберігання фотографій на пристрої. Якщо ви часто переглядаєте старі фотографії, або якщо ви є тією людиною, яка зберігає фото-слайд-шоу на робочому столі, ви повинні тримати свої фотографії на пристрої та очищати файли для простору в іншому місці.

Хоча, незалежно від того, де зберігаються ваші фотографії, є тільки один правильний спосіб їх організувати, тільки один-хронологічний.

Фотографії пов'язані зі спогадами, які в свою чергу пов'язані з часом, тому переконайтеся, що ви створюєте папки для всіх фотографій з окремих подій, Потім помістіть усі папки подій в папку з іменем після місяця або року. Остаточний (більшість верхнього) папка завжди має бути роком.

25. Подумайте тричі перед тим, як встановлювати що-небудь

Я знаю, що якщо у вас занадто багато програм, ви завжди можете “видалити” їх і я рекомендую за допомогою програми видалення що очищає всі залишені файли з програмного забезпечення. Але в більшості випадків, файлів буде залишити після видалення. Це не багато, щоб турбуватися, але з плином часу (років, тобто) вони теж можуть скласти.

Якщо ви технічно підкований, то обмацуйте навколо залишилися файлів і очистити їх вручну (що краще, ніж багато додатків можуть робити ІМО), але якщо вам це неприємно уникнути непотрібних установок в першу чергу, особливо на мобільних телефонах.

26. Спершу спробуйте вбудовані програми

Хоча я сказав, що хороший видалення було б добре, в більшості випадків, я б сказав, перше використання додатків, які є вже доступні у вашій операційній системі.

Майже всі операційні системи постачаються з утилітами для очищення диска та пам'яті; використовувати їх очистити тимчасові файли і кеш. Крім того, всі ОС, включаючи мобільні, мають програми, які перелічують запущені служби у вашому пристрої, використовуйте їх для зупинити небажані фонові служби і звільнення оперативної пам'яті.

27. Зменшіть продуктивність додатків

Ось мій сотий відмова; Я не стверджую, що всі програми з продуктивності є непотрібними, насправді, так багато варіантів на ринку полегшують нам знайти те, що майже виключно для нас.

Але, якщо ви використовуєте забагато додатків продуктивності ви скоріше бути продуктивними у спробах бути продуктивними насправді є продуктивним.

Один календар і один список справ. Не виконувати як офлайн, так і в Інтернеті (якщо планування в автономному режимі є терапевтичним для вас), використовуйте будь-який з них і дотримуйтеся його релігійно.

28. Отримати допомогу

Якщо ви прочитали цей пост у цьому пості, ви маєте терпіння, щоб зробити успішний переворот.

Хтось, хто трохи мертвіший зі своїм автономним простором, буде швидше за все, вони будуть однаковими у своєму цифровому просторі. Насправді сьогодні як організовані, так і неорганізовані люди живуть щасливо, тому цифрове організаційне буйство ще не в кожному самопроголошеному графіку неорганізованої особи.

Але, коли певний поріг дезорганізації перетинається, він може викликати стрес, і ця дезорганізація буде відображати в кожному аспекті вашого життя, включаючи цифрові.

Отже, так само, як ви б подекуди просили допомоги в організації реального простору, робити цифрове ухвалення з кимось, теж. Я впевнений, що несподівана бум в Facebook з вашими друзями IRL буде освіжаючим.