Мережеве керівництво для повідомлень блогерів, які помічені (частина 6)

Попередня частина серії була про електронну пошту та різні її аспекти. Скільки часу має бути електронна пошта. Що таке хороша тематична лінія. Нарешті, яка цінність мати електронну адресу, яка виглядає професійно.

Це всі допустимі елементи, але ми ще не торкнулися тіла повідомлення електронної пошти. І це саме те, що ми збираємося зробити сьогодні.

Спілкування за допомогою тексту є досить важкою справою. Слова, речення та пунктуація є єдиними інструментами, які можна використовувати. Ви не можете піднімати посмішку в середині речення, ви не можете використовувати рухи рук, щоб підкреслити точку, ви не можете використовувати будь-який інший тип мови тіла, щоб допомогти вам у передачі вашого повідомлення.

Тільки слова.

А оскільки є лише слова, це створює багато різних викликів. Наприклад, коли ви вперше звертаєтеся до когось, останнє, що ви хочете, це звучати відчайдушно, агресивно, вимогливо або неприємно.

У реальному світі спілкування, незалежно від того, що ви говорите, ви можете просто посміхнутися в кінці речення, і все буде добре. Але в інтернеті - важка удача.

Швидка примітка:Ця публікація є частиною серії під назвою - Мережеве керівництво для блогерів. Обов'язково перевірте наступного тижня більше! Якщо ви пропустили попередній (і) пост (и), ось посилання:

• Частина 1 - Мережа для блогерів: чому це важливо
• Частина 2 - Мережа для блогерів: налаштування цілей і правил
• Частина 3 - Мережа для блогерів: Вибирайте людей розумно, ви повинні
• Частина 4 - Мережа для блогерів: як підходити до людей
• Частина 5 - Мережа для блогерів: створення хорошого першого враження

Універсальні елементи повідомлення електронної пошти

Перш за все, завжди існують деякі універсальні елементи, кожна електронна пошта повинна мати, просто виглядати серйозно, і ... ну, реально. Деякі з цих порад можуть здатися очевидними, але вони все ще дуже важливі, і тому я їх тут включаю.

"Привіт"

Для початку, не забудьте просто сказати привіт. Це дійсно довгий шлях. Простий Привіт, або Здрастуйте, з ім'ям особи біля нього.

Зверніть увагу на одне, а не на “дорогий сер,” або a “До кого це може стосуватися” у цьому списку. Тільки “Привіт [Назва],” або “Вітаємо [Назва].” Якщо ви дійсно збираєтеся використовувати “для кого це може стосуватися” на початку вашої електронної пошти ви дійсно краще навіть не надсилати електронну пошту взагалі.

Вступ

Якщо ви звертаєтеся до когось вперше, представляючи себе, це часто гарна ідея. Не діліться історією свого життя тут, “Я Кароль, з newInternetOrder.com” достатньо.

Чому ви зв'язуєтеся

Тепер найважливіша частина - чому ви зв'язуєтеся. Зробіть це якомога коротшим і як до точки якомога.

Якщо ви звертаєтеся просто сказати привіт, то просто скажіть “Я просто пишу, щоб сказати привіт, мені дуже подобається ваш блог, ура.” Якщо ви хочете надіслати гостьовий пост людині, тоді скажіть це заздалегідь - “Мені б дуже хотілося опублікувати гість у вашому блозі. Ідея, яку я маю, це _________.“

По-перше, це може здатися занадто прямим, але насправді, зайнятими людьми, як люди, які цінують свій час і не б'ють навколо куща. Крім того, пам'ятайте, що у вашій електронній пошті є лише 5 речень. Ви дійсно маєте що там будь-яке місце бити навколо куща?

Підпис

Нарешті, ніколи не припиняйте свою електронну пошту “не забудьте перевірити мій блог на ______.” Є простіший та більш розумний спосіб отримати когось від відвідування вашого блогу. Перш за все, якщо вони хочуть заплатити вам візит, вони зможуть без додаткового переконання. Якщо вони цього не роблять, з іншого боку, жодне переконливість не може змінити цього.

Єдине, що потрібно зробити, це вказати адресу. Немає кращого місця для URL-адреси вашого блогу, ніж лінія підпису. Переконайтеся, що URL вашого блогу - це перша річ у вашому підписі відразу після свого імені.

Ось початок мого підпису, тільки щоб дати вам приклад. Примітка: URL-адреси перетворюються у живі посилання за умовчанням у кожному програмному забезпеченні електронної пошти.

Щоб узагальнити цю частину публікації в деяких пунктах, тут містяться універсальні елементи кожної електронної пошти:

1. Кажуть привіт.
2. Представтесь.
3. Причина, з якою ви зв'язуєтеся (це фактичне повідомлення).
4. Твій підпис.

Тепер є ще одна дійсно важлива річ, коли мова йде про зв'язок електронної пошти. Одне я коротко згадав на початку цієї посади. Тобто: обережно вибираючи свій голос.

Незалежно від того, що ви хочете написати, на жаль, ви завжди можете піти не так, і звучати агресивно, вимогливо або негативно взагалі… все випадково. Все, що потрібно, - це використання тут одного неправильного слова та двох інших неправильних слів, плюс знак оклику в кінці одного речення, і ви зіпсовані.

Вибір голосу

Впевнений у собі, ввічливий, скромний і доброзичливий. Це такі риси особистості, які ви повинні представити. Неважливо, яка причина для надсилання електронної пошти.

Ніхто не відповість на електронний лист, який вимагає, або звучить так, як людина думає, що вони стоять вище в ієрархії людської раси. Це пояснюється тим, що простіше ігнорувати когось в Інтернеті або навіть видалити їх з папки "Вхідні".

Найпростіше правило полягає в тому, щоб пам'ятати, що люди знову не дбають про вас. Отже, спробуйте написати свою електронну пошту таким чином, щоб вони не піклувалися про вас трохи менше, а не більше.

Кожен з нас має інший голос під час спілкування з іншими, так що не існує жодного рішення для магічної кулі. І диявол в деталях, як завжди. Але все ж таки є деякі загальні правила, які варто слідувати:

• ПИТАННЯ В ВСІХ КАПКАХ - не треба. Навіть якщо це просто одне слово.
• Знак оклику! - Не треба. Я ще не зіткнувся з випадком, коли знак оклику повинен використовуватися у зв'язку з електронною поштою.
• Припускаючи, що хтось отримає щось не так - не треба. Наприклад, заява, що передбачає таке: “не запізнюйтеся.”
• Не використовуйте цю фразу “немає неповаги, але” тому що в 100% випадків, що випливає з цього, насправді є неповажне твердження.
• Не звучать як знати все. Навіть якщо ви є.
• Не говори, що ти важливий. Якщо ви важливі, ваш одержувач вже буде знати про це. Якщо ви не важливі, говорячи, що ви нічого не зміните.
• Не хеджуйте. Ви хеджування, коли ви боїтеся висловити свою справжню думку, так що ви намагаєтеся пом'якшити його. Приклад: “Я думаю, що існує ймовірність того, що ваш продукт може бути тим, що потрібно клієнтам,” замість “Ваш продукт великий.” Це підводить мене до ...
• Не хвалите людину, з якою ви занадто багато спілкуєтеся ... “Боже мій, ваш блог настільки великий, і ваш вміст дійсно змінює життя для мене.”
• І, найголовніше, ніколи не брехайте, ложиться. Якщо ви пишете комусь про те, що ви читали їхній блог протягом двох років, і ви все ще не можете розпізнати їхню назву, або, що ще гірше, помилкове їх ім'я, то ймовірність того, що ви брешете, мій друг.

Це лише деякі загальні правила для онлайн-світу, і крім того, що вони мають на увазі, є набагато більше речей, які потрібно бути обережними. Кожне речення має своє почуття і емоційне послання. Іноді це важко помітити, тому що ви, як автор, знаєте, які емоції керують вами під час написання повідомлення, але немає чіткості, якщо людина, яка її читає, отримає таке ж почуття.

Є два способи переконатися, що ваше повідомлення звучить, дійсно, що ви хотіли, щоб він звучав.

1. Ознайомити його з другом / колегою. Свіжий набір очей може розповісти вам, що неправильно (і правильно) з вашим повідомленням.
2. Використовуйте розумну частину програмного забезпечення, наприклад, ToneCheck.

ToneCheck це крута програма, яка підключається до вашого Gmail облікового запису (серед інших можливостей), і дивиться на кожне повідомлення, яке ви пишете. ToneCheck аналізує ваші листи і повідомляє вас про всі фрагменти, які передають будь-які негативні повідомлення.

Я визнаю, цей пост багато в чому підкреслює тон вашого повідомлення, але це дійсно так важливо. Якщо ви отримаєте неправильний тон вашого повідомлення, ви не можете написати щось, що врятує вас. Як ви говорите, щось завжди важливіше, ніж те, що ви говорите.

Не забувайте завжди аналізувати кожне повідомлення, яке ви пишете, або самостійно, або за допомогою додаткової допомоги від когось іншого, або з додатком ToneCheck.

причини, чому листи залишаються непоміченими

Коли ви щось надсилаєте та не отримуєте відповіді, є ймовірність, що або ваш рядок теми не викликав жодного інтересу, ваше повідомлення було занадто довгим, або його голос не був приємним.

Це три найпоширеніші причини невдачі. Як ти бачиш, вони всі на вас.

Наступна частина серії - остання. Вона має дорожню карту, так би мовити, на точні кроки, які ви можете зробити, звертаючись до когось. Починаючи з найпростішого початкового контакту і закінчуючи на “можеш мені допомогти” електронною поштою. Можливість відправити a “можеш мені допомогти” електронною поштою комусь є заключний крок онлайн-відносин з будь-яким блогером. Немає нічого більшого, ніж це (тобто, якщо ви не хочете одружитися з кимось).

Так як ми говоримо про прохання когось зробити щось ... чи можу я попросити вас зробити щось? Будьте чесними, ви ніколи не змогли зв'язатися з ким-небудь ефективно, тому що тон вашого повідомлення був просто неправильним?